La gestion des impayés dans les DOM-TOM

La gestion des impayés, c’est la tâche par excellence qu’aucune entreprise n’aime à exécuter. Véritable casse-tête, elle peut même être source de désaccords profonds entre différents services. Elle demande l’investissement de ressources humaines, financières, administratives et se révèle énergivore, chronophage et même stressante. En bref, personne ne veut s’en occuper. Sans doute parce qu’au sein d’un entreprise, personne ne sait s’en occuper. Et la situation est encore plus complexe lorsqu’il s’agit d’une entreprise active sur tout le territoire national, outre-mer compris.

Gérer les impayés en région ?

Lorsque l’on doit gérer les impayés d’un groupe propriétaire de plusieurs agences ou bureaux en région, une autre question se pose ;

  • Doit-on gérer les impayés de façon centralisée, avec un protocole exactement identique pour toutes les régions et un service contentieux unique ?
  • Ou bien faut-il préférer une gestion régionalisée des litiges, en laissant chaque bureau libre des ses mouvements quant à la gestion de ses impayés ?

Tout est question de stratégie. Et de cohérence avec les modèles commerciaux et marketing déjà en place. Une seule chose est sûre ; quelle que soit la décision, elle doit être prise et appliquée. Car qui hésite ne fait rien. Et pendant ce temps là, les impayés s’accumulent.

Une autre solution, sans doute plus efficace, serait de mixer la volonté centralisatrice de l’entreprise avec les paramètres régionaux, les spécificités locales. Autrement dit, la mise en place d’un protocole national à application locale paramétrée. Seuls les grands cabinets de recouvrement nationaux sont en mesure d’apporter une telle solution de recouvrement / + localisation. De cette façon, si un protocole standardisée peut animer le fond des la gestion des impayés pour tout le territoire, c’est bien localement que les actions seront mises en application en fonction de critères locaux et de la relation commerciale locale. Pour faire simple, même si le protocole est le même à la base, il tiendra compte des spécificités régionales pour s’appliquer. On ne procèdera donc pas de la même manière dans le Rhône-Alpes qu’à la Guadeloupe ou à la Martinique.

De l’intérêt de faire appel à une société de recouvrement

Le problème avec ce type de management, c’est qu’il est très difficile à appliquer en interne. Comment une seule cellule contentieux pourrait parvenir à différencier son approche humaine et administrative selon chaque région ? Et comment songer à créer plusieurs cellules de contentieux, synonymes de surcoûts pour l’entreprise ? La solution est toute simple ; il suffit d’externaliser la gestion des impayés. Confier ce potentiel de trésorerie à des spécialistes du recouvrement de créances, capables d’intervenir aussi bien à Paris qu’à La Réunion. En externalisant, vous vous coupez de tout ce que le recouvrement compte de plus complexe, de plus fastidieux, voire de plus anxiogène pour certains salariés de l‘entreprise.

Le jeu de l’équilibre précaire à trouver entre une gestion trop lâche des impayés et des relances trop strictes confinant souvent à la maladresse, générateur de stress en prime, peut donc se transférer aux spécialistes du recouvrement. En effet, si vous êtes trop souples sur vos conditions de paiement, les impayés vont s’accumuler. Mais si vous êtes trop stricts, ce sont vos relations commerciales qui vont en pâtir. Voilà pourquoi, plus encore que la gestion des impayés, c’est la gestion totale du poste client qu’il est souvent bon d’externaliser. Et les avantages sont nombreux ;

  • Economie de ressources en interne, humaines, administratives et financières ;
  • Normalisation de la gestion du poste client ;
  • Adaptation en fonction des spécificités régionales ;
  • Rémunération de la société de recouvrement au résultat ;
  • Accompagnement personnalisé au quotidien ;
  • Dashboard intuitif et adapté au marché et à l’entreprise ;
  • Conservation d’une excellente relation commerciale…

Anticiper les impayés

L’idéal, c’est d’éviter la facture impayée. Eviter qu’un client ne prenne trop ses aises dans les délais de règlement d’une facture. Tout simplement parce que les délais de facturation ont un impact sur la trésorerie de l’entreprise. Une facture impayée entraîne forcément un manque à gagner qui peut avoir pour conséquence l’obligation d’un emprunt à court terme auprès de votre partenaire bancaire. Et qui dit crédit, dit frais bancaires. Autrement dit, un impayé entraîne bien plus de frais que ceux qui se voient de prime abord. Pour minimiser le coût d’une facture et de son paiement, il est souvent préférable de s’octroyer les services d’un factor. Ce dernier gère alors l’intégralité de la facturation, de l’émission de la facture (voire de la commande) jusqu’à son paiement. Dans ces conditions, la société d’affacturage vous garantit des revenus sûrs, des délais courts et cohérents et la satisfaction d’une trésorerie toujours à la hauteur.

Améliorer sa trésorerie grâce à la réactivation des pertes

La trésorerie de l’entreprise pâtit toujours des impayés s’accumulant au fil du temps. Un manque à gagner cruel puisque le service ou le produit a bien été livré dans le respect du contrat signé, alors que la contrepartie financière se fait toujours attendre. Plus encore que l’impact strictement financier sur la trésorerie, c’est parfois la justification même du travail effectué qui peut être remise en question. Tant d’efforts pour un résultat si mince, à quoi bon ? Mais avant que le découragement n’emporte votre volonté, sachez que vous avez 10 ans après l’émission d’une facture pour recouvrer les fonds impayés…

Qu’est ce que la réactivation des pertes ?

Relancer un client lorsqu’une facture reste impayée est toujours délicat. Comment trouver les formes pour ne pas froisser son client tout en lui mettant suffisamment de pression pour qu’il paye ses factures en retard ? Une entreprise qui demande du tact, du savoir-faire et une détermination sans faille. Car après tout, ces factures émises sont la source de notre survie et de celle de l’entreprise. La difficulté réside donc dans le fait de savoir se faire payer. Et peu d’entreprises peuvent se vanter de cette expertise. Si bien que, année après année, le montant des impayés grimpe et alimente la case pertes et profits sur le bilan comptable.

Passé un certain délai, il n’est pas rare que l’on abandonne les poursuites, les imaginant longues, coûteuses et énergivores pour un retour loin d’être garanti. Pourtant, la loi donne un délai de 10 ans après l’émission d’une facture pour en obtenir le paiement. C’est-à-dire qu’une facture passée en perte en 2014 peut encore se recouvrer. Relancer ses anciennes factures impayées, c’est ce que l’on appelle la réactivation des pertes. Mais bien entendu, il faut une certaine dose de savoir-faire pour se lancer une telle opération de renflouement de la trésorerie.

Comment réactiver ses pertes ?

La réactivation des pertes est souvent le résultat d’un événement propre à l’entreprise ; un changement de direction entrainant une nouvelle stratégie sur la gestion du poste client, une reprise d’entreprise, ou une prise de conscience, agissant comme une véritable révélation. Dans ce dernier cas, il y a fort à parier qu’une discussion sérieuse avec une société de recouvrement de créance soit à l’origine de la fameuse prise de conscience. C’est que ce type de manœuvre requière bien souvent l’intervention de spécialistes du recouvrement de dette. Dans les faits, vous avez toujours la possibilité de reprendre l’intégralité des impayés depuis 10 ans et de relancer vous-même vos clients ou anciens clients.

Mais dans la pratique, vous allez faire face à de nombreux obstacles ;

  • Monopolisation de votre service facturation ou de votre pôle gestion du poste client, d’où un surcroît de travail et un stress inhérent ;
  • Manque de savoir-faire en interne, notamment d’un point de vue juridique. Comment faire ? Peut-on encore procéder à un recouvrement amiable ? Ou bien faut-il directement s’attaquer au recouvrement judiciaire ?
  • Investissement de liquidités pour un retour non garanti ;
  • Probable détérioration des relations clients ;
  • Impossibilité de retrouver certains clients débiteurs ;

Faire intervenir un cabinet de recouvrement de créance

L’idéal donc, c’est de laisser les spécialistes du recouvrement de dette s’occuper de vos débiteurs. Vous y gagnerez du temps, de l’énergie, et cela vous évitera de bloquer une partie de vos services administratifs pour un résultat aléatoire. Ce non investissement en ressources, humaines et informatiques, est déjà un gain pour vous. D’autant plus qu’un cabinet de recouvrement ne facture sa prestation qu’aux résultats. Ainsi, si elle se révélait incapable de recouvre vos fonds, vous ne perdez rien. Mieux même, si malgré leur expertise, les agents de recouvrement ne parviennent à aucun résultat, il y a de fortes chances que vous n’y seriez pas parvenus non plus. Vous n’avez donc aucun regret, et l’opération ne vous a rien coûté. Rassurez-vous, ce cas là est extrêmement rare.

Lorsque vous faites appel à une société de recouvrement dans le cadre d’une réactivation des créances passées en pertes, vous confier toute la gestion de vos impayés a des agents qui maîtrisent parfaitement les techniques permettant d’obtenir gain de cause. Toutefois, ne vous attendez pas à un retour à 100 %. Certains de vos anciens clients ont disparu, sont devenus insolvables et leur caution même se sont sans doute évaporées. Pour éviter de vous retrouver dans une situation telle que celle-ci, il est donc préférable d’anticiper dès le premier contact avec un nouveau client. Prenez toutes les informations indispensables aux relances éventuelles que vous devrez effectuer plus tard. Profitez de la présence d’un cabinet de recouvrement à vos côtés pour évoquer avec lui la possibilité d’externaliser la gestion de votre poste client.

Garantir la sécurité financière de votre entreprise grâce au recouvrement

Le contexte économique parfois tendu de ces dernières années a pour conséquence secondaire une activité qui tend à se développer ; la réactivation des créances passées en perte. En effet, en étant désormais capable de puiser dans ces ressources financières que l’on pensait perdues, la trésorerie de l’entreprise trouve un second souffle. Mais l’idéal n’est il pas justement d’éviter d’en arriver à ces extrémités ?

Une solution de recouvrement pour votre entreprise

Dans l’ordre logique des choses, les choses se déroulent comme suit ; vous fabriquez, vous vendez, vous livrez, vous facturez et vous êtes payés. Rien de plus simple finalement… Quand la chaîne est bien respectée. Car le problème courant rencontré aujourd’hui par les entreprises, grandes comme petites, se situe au dernier maillon de la chaîne ; le paiement. Courir après les retardataires n’est ni amusant ni constructif. Et devoir renoncer au règlement d’un débiteur est bien pire encore. Tant d’efforts et d’investissements pour un résultat négatif sur l’opération. Pour éviter cela au maximum, les retards comme les impayés, la mise en place d’un logiciel spécifiquement développé par un spécialiste du recouvrement de créance devient indispensable.

Le but est simple ; optimiser les délais de paiement, afin d’assurer le flux constant de votre trésorerie. Mais pas seulement. C’est tout le recouvrement des impayés qui est en jeu. Et pour garantir de très bons résultats, deux conditions préalables sont à remplir :

  • Agir très vite 
  • Parfaitement connaître son débiteur.

Les outils informatiques permettent une gestion plus poussée de la facturation et de tout le poste client, mais également des analyses plus fines et plus rapides, vous facilitant la prise de décision dans un délai court. Adopter une solution recouvrement complète, c’est minimiser les risques d’impayés et donc garantir la sécurité financière de l’entreprise. Beaucoup d’entreprises ont tendance à négliger légèrement le recouvrement, au contraire d’autres services. Pourtant, c’est bien à ce niveau que se joue la pérennité de l’activité et des emplois.

Le choix de l’externalisation du poste client

Le second choix qui s’offre à vous est d’externaliser tout ou partie de votre poste client. De cette façon, un opérateur externe (société d’affacturage ou cabinet de recouvrement) prend le risque en charge et vous assure un revenu constant à la mesure du rythme tenue par votre activité. La solution est souvent présentée comme coûteuse et les entreprises pensent aux cabinets de recouvrement souvent quand il est trop tard. Le choix de l’externalisation, c’est le choix de la maîtrise totale des rentrées d’argent selon un volume et un calendrier choisi. Et ce, dès la prise de contact avec le client. Les ressources mises en œuvre assurent une qualité inégalée dans le suivi des opérations, de la première facturation jusqu’à l’exécution du titre exécutoire, le cas échéant.

Avec une trésorerie fluide et une activité régulière, votre activité se porte bien. Votre banquier est heureux et vous pouvez envisager des ajustements, des améliorations, ou des investissements avec sérénité. De fait, la gestion saine du recouvrement vous permet de vous focaliser sur votre cœur de métier et de troquer le jargon administratif que vous aviez fini par adopter à contrecœur pour la créativité de vos débuts, celle qui vous avait justement permis de créer votre entreprise. Libéré des tâches ingrates et stressantes et assuré de rentrées d’argent constantes, vous pouvez à nouveau inventer et développer votre structure.

Affacturage et sérénité

Non. Ce n’est pas le titre de la prochaine bible économique, pas plus que celui de la nouvelle série de l’été. Et pourtant, les solutions d’affacturage apportent un bien être que votre trésorerie ressent forcément. Le principe est simple. Pour chaque facture éditée, vous la présentez, non pas à votre client, mais à votre partenaire gérant votre facturation. Ce dernier vous règle la facture et se charge de récupérer les fonds auprès du client. L’impact d’un tel système sur la trésorerie est forcément positif. De surcroît, vous n’aurez pas à gérer les impayés. L’affacturage et l’externalisation totale ou partielle de votre poste client vous permettent d’alléger votre bilan. Un avantage supplémentaire qui joue obligatoirement sur votre degré de bien-être financier.

Qu’est-ce que la réactivation des pertes ?

A force de temps qui passe, il arrive malheureusement que de nombreux impayés finissent par trouver leur classement dans les pertes et profits. Pour autant, il ne faut pas considérer que cet argent est définitivement perdu. Réactiver les pertes, c’est considérer ces anciennes dettes comme un véritable gisement de trésorerie, une manne qu’on n’attend plus mais capable d’un impact positif sur le résultat de l’entreprise.

Comment faire pour réactiver ses pertes ?

Dans l’absolu, il existe trois solutions :

  • Décider de reprendre soi-même un à un tous les dossiers en contentieux 
  • Confier la gestion de ces recouvrements à un spécialiste du recouvrement de créance
  • Anticiper en assurant un suivi longitudinal et en temps réel de sa facturation.

Voire, confier directement l’intégralité de la gestion du poste client à un service externe, qui se chargera de minimiser les pertes au maximum.

Dans le principe, une facture vous est due pendant les 10 années qui suivent la date de paiement initialement inscrite au contrat. Donc, même si vous avez passé de nombreux impayés en pertes, rien ne vous interdit de les reprendre dans les années qui suivent. Ce peut être le cas après un changement de direction, une réorganisation des services administratifs ou une reprise d’entreprise par exemple. La première étape est de reprendre contact avec le client et de collecter le maximum d’information (Siret, compte bancaire, raisons sociale, etc). Dans un second temps, et après avoir refait le point sur la situation exacte du litige, il s’agit d’adapter la stratégie entre un recouvrement amiable encore éventuellement possible, ou un recouvrement judiciaire imminent. Dans de nombreux cas, les choses se compliquent à cause de l’insolvabilité du débiteur. La concentration est alors fixée sur les éventuelles cautions du débiteur.

Confier la réactivation des pertes à une agence de recouvrement

Comme on peut le constater, une réactivation des pertes demande des ressources humaines et informatiques spécialisées. En interne, la tâche est complexe, car noyée au milieu des autres tâches administratives toutes aussi importantes. De fait, la solution la plus avantageuse pour une entreprise reste la prise en charge de ses créances par un spécialiste de l’affacturage ou du recouvrement, les deux étant forcément intimement liées. Dans le cadre d’une réactivation des créances passées en perte, une agence de recouvrement ne facture qu’à la réussite. Un argument de poids. L’entreprise n’engage aucun frais et peut légitimement espérer voir sa trésorerie reprendre des couleurs dans des délais intéressants.

Mais plutôt que d’intervenir quand la situation est déjà désespérée, pourquoi ne pas confier directement la gestion du recouvrement, voire la gestion du poste clients, à une agence spécialisée dans le recouvrement ? De cette façon, les problèmes étant anticipés, les scénarii écrits et les compétences juridiques validées, les impayés diminuent drastiquement. La trésorerie de l’entreprise retrouve un flux constant et les nerfs des dirigeants et des comptables reprennent un grand bol de sérénité. Il peut exister diverses manières de travailler en relation avec un cabinet de recouvrement et/ou d’affacturage ;

  • Vous ne faites appel à eux que lorsque les montants impayées impactes gravement votre trésorerie 
  • Vous intégrez le cabinet de recouvrement à votre stratégie de gestion de la facturation, lui confiant uniquement, par exemple, les procédures judiciaires 
  • Vous travaillez de concert avec la société de recouvrement, partageant l’information et les stratégies à l’aide d’un outil informatique dédié 
  • Vous externalisez votre gestion des recouvrements, voire votre gestion de la facturation en intégralité.

Sur quelle base choisir un logiciel de recouvrement ?

Toutes les agences de recouvrement peuvent vous proposer un logiciel spécifique de recouvrement des créances. A l’heure du choix, veillez au respect de quelques critères primordiaux qui assureront l’efficacité du système et de votre cellule recouvrement :

  • Ce nouveau logiciel est au centre de votre gestion et doit obligatoirement trouver des interfaces communes avec chacun des autres logiciels de l’entreprise 
  • Il doit comprendre un agenda simple, souple et ergonomique. C’est le point central de la relance des impayés. C’est grâce à son efficacité que certaines tâches peuvent être automatisées 
  • Le logiciel doit également centraliser les contacts et les informations liées à ces contacts, comme l’historique de chacun 
  • Un scoring doit être paramétrable, de façon à ce qu’il soit le reflet de l’historique de sa relation commerciale avec l’entreprise 
  • Le logiciel doit faire apparaître la gestion des encours, vérifier si les dernières commandes peuvent être livrées à un client déjà en léger retard de paiement sur des dernières factures par exemple 
  • Le logiciel doit permettre l’analyse fine de la gestion des litiges et retards de paiement 
  • Le Dashboard doit faciliter la prise de décision rapide en affichant toutes les informations pertinentes fréquemment mises à jour 
  • Les interfaces du logiciel doivent faciliter la collaboration entre les différents services de l’entreprise, afin d’optimiser la réactivité de chacun.

Et la première des conditions, c’est que le logiciel de recouvrement dans lequel vous allez investir soit réellement adapté, dédié même, à votre entreprise prenant en compte vos spécificités ainsi que celles de votre secteur d’activité.

Entreprises : choisir une solution nationale ou régionale pour ses impayés ?

La gestion des impayés reste un casse-tête pour la majorité des entreprises. Elle demande un investissement administratif, humain et financier important ainsi qu’une organisation spécifique entièrement dirigée vers le recouvrement. Pour une entreprise travaillant à l’échelle nationale, il est parfois compliqué de se positionner sur un règlement des litiges grâce à une centralisation nationale des impayés, ou à l’aide de solutions régionales, laissant chaque agence libre de son poste client. Et tant que l’hésitation l’emporte, le recouvrement ne se fait pas ou se fait mal.

Quelle solution pour gérer ses impayés ?

Les impayés sont de nature diverses. Il s’agit donc de savoir distinguer ce qui relève de la mauvaise foi patente du débiteur de difficultés passagères assumées par ce dernier. Car les solutions à mettre en œuvre seront différentes. De la même façon, les procédures de recouvrement sont d’ordre et de type variés :

  • Le recouvrement amiable
  • Le recouvrement judiciaire
  • Le recouvrement locatif
  • La gestion du surendettement et sa dématérialisation.

Encore une fois, selon la catégorie et la situation précise du litige, les réponses à adopter seront différentes. Ces deux exemples servent simplement à démontrer qu’un retard de paiement ou un impayé est toujours à prendre en compte individuellement. De par sa nature, il doit être traité avec des moyens adaptés de façon à optimiser la résolution du litige dans les meilleurs délais. Si, à ces paramètres, vous devez ajouter la question de la gestion nationale centralisée ou la connexion de réseaux indépendants gérant leur recouvrement régionalement, on comprend aisément que la gestion du recouvrement est un poste complexe, réclamant un champ de compétence très vaste.

faire appel à une société de recouvrement de créances

La force d’une agence de recouvrement, c’est sa maîtrise totale des outils et du cadre juridique accompagnant le recouvrement des créances. La complémentarité des savoirs et des savoir-faire leur permet un taux de résolution bien supérieur à ce qu’une cellule comptable interne peut parvenir à réaliser. De fait, il est plus avantageux de faire appel à un agent de recouvrement externe, qui servira d’interlocuteur, d’interface entre l’entreprise et le cabinet de recouvrement, que d’investir dans une cellule dédiée au sein de l’entreprise.

Mieux, l’adjonction d’un logiciel adapté et entièrement modulable et paramétrable, vous permet d’automatiser certaines tâches en vous assurant qu’elles soient bien réalisées dans les temps et avec les formes juridiques requises. Un gain en temps, en analyse et en prospective plus qu’intéressant. L’outil informatique permet de plus le suivi en temps réel de toutes les actions ainsi que de leurs impacts sur la trésorerie. Depuis la gestion du poste clients, en amont de la chaîne, jusqu’à la réception du dernier paiement après obtention d’un titre exécutoire, ces plateformes informatiques modulables facilitent grandement l’anticipation et donc la prise de décision.

gestion nationale ou gestion régionale ?

Dans le premier cas, centraliser toutes les données vous permet de mieux visualiser les données. L’aperçu holistique de la situation donne déjà le sens des directives à suivre. De surcroît, en travaillant en partenariat avec une société de recouvrement, cette dernière peut prendre en charge la mise en application des procédures judiciaires. Les titres exécutoires comme les assignations ou les injonctions sont ensuite délivrés par les huissiers de justice compétents territorialement. La force de la centralisation réside donc dans la puissance de calcul en amont et dans l’efficacité du réseau sur le terrai en aval.

Dans le second cas, il devient plus difficile d’analyser les données. Même si chaque agence régionale dispose des mêmes outils informatiques et des mêmes logiciels. Chaque agence peut avoir une logique différente sur le terrain, adaptée à sa clientèle, elle aussi différente d’une région à l’autre. Et ces éléments sont à prendre en compte. Mais le recouvrement désordonné ne donne généralement que de faibles résultats. Dans ce cadre, il devient donc intéressant de fonctionner à différents échelons de l’entreprise. Chaque agence peut être l’acteur de son recouvrement, sur les conseils avisés d’une société de recouvrement agissant à l’échelon national, pour la totalité de l’entreprise. Ainsi, les spécificités du terrain ne sont pas reniées, mais la centralisation des données permet une efficacité plus grande dans la recherche des impayés.

Centraliser les données pour faciliter l’analyse et la mise en place d’une stratégie nationale coordonnée, respectant les spécificités locales et régionales, en laissant chaque agence autonome dans l’action. Voilà, semble-t-il, le compromis idéal. Un compromis permis par les logiciels informatiques disponibles, typiquement fournis par une agence de recouvrement de créances. C’est la définition même de la solution sur-mesure.

En quoi consiste le recouvrement judiciaire ?

En cas d’impayé, les relances se font selon un processus bien établi. D’abord, on commence par le recouvrement amiable, histoire de ne pas trop brusquer le débiteur, qui rencontre peut-être des difficultés de trésorerie. On noue le dialogue et on essaie de mettre en place une solution de règlement qui satisfasse les deux parties. Mais en cas d’absence de réaction suite au recouvrement amiable, il n’y a plus d’autres possibilités que de passer au recouvrement judiciaire.

Le cadre d’une procédure contentieuse

Un recouvrement judiciaire ne peut pas se lancer au bon vouloir du créancier. Il existe un cadre juridique et légal très strict, qui demande le plus total respect. En effet, il faut savoir qu’un recouvrement judiciaire n’est pas sans conséquence. Il peut conduire à la saisie des biens, mobiliers et immobiliers, ainsi qu’à la saisie du compte bancaire. La loi est là pour encadre ses procédures, évitant de cette façon les procédures abusives. Voilà pourquoi une procédure judiciaire prend forcément plus de temps, parce qu’elle nécessite des contrôles approfondis des dossiers. Pour qu’une procédure judiciaire arrive à son terme positif, il est indispensable qu’elle soit traitée par un juriste spécialisé dans le recouvrement.

Les différentes procédures de recouvrement judiciaire

Le but n’est pas de faire une liste exhaustive des procédures judiciaires existantes. Mais plutôt de comprendre comment celles-ci s’articulent. Dans un premier temps, le but de la démarche est d’obtenir un titre exécutoire de la part d’un tribunal. Grâce à ce titre exécutoire obtenu à l’encontre du débiteur, le créancier peut recourir aux voies civiles d’exécution. L’huissier de justice signifie le titre exécutoire au débiteur. S’en suit enfin la procédure de recouvrement contentieux, pouvant aller jusqu’à la saisie des biens à hauteur de règlement de la facture et des pénalités éventuelles de retard. Parmi les procédures de recouvrement judiciaire, voici les trois les plus utilisées ;

L’injonction de payer

Quel que soit le montant du, c’est en général la procédure la plus appliquée. Sans doute parce qu’elle est aussi celle permettant d’obtenir un titre exécutoire le plus rapidement à un coût moindre. Pour obtenir cette injonction, le créancier doit présenter une requête auprès greffe du tribunal compétent (tribunal de commerce, tribunal d’instance…) de la juridiction du débiteur. Et le dossier doit être complet, ne laissant aucune place au doute. Joignez-y toutes les données et tous les échanges éventuels entre vous et votre débiteur (Nom, raison sociale, contrat passé entre vous, factures, bons de livraison, relances, mises en demeure, etc).

Le juge étudie le dossier et statue. Soit il vous refuse l’injonction de payer, et vous n’aurez d’autre choix que d’assigner votre débiteur en justice. Un dossier peu étayé, ou sur lequel subsiste un doute peut entraîner ce type de décision. D’où l’intérêt de faire appel à un professionnel du recouvrement pour gérer ce type de dossier. Dans l’autre cas, si le juge vous octroie l’injonction de payer, vous devrez ensuite faire parvenir ce titre exécutoire au débiteur par voie d’huissier. L’huissier dispose d’un délai de 6 mois pour remettre l’injonction au débiteur. Une fois celle-ci reçue, le débiteur a un mois se retourner. Soit il conteste l’injonction, et vous vous retrouverez au tribunal, soit il prend les mesures pour régler le litige. Si, passé le délai d’un mois, il ne donnait aucun signe de vie, la saisie conservatoire est envisageable.

L’assignation en paiement

Comme son nom l’indique, c’est l’étape suivante, devant le tribunal. Vous n’avez pas obtenu d’injonction de payer et vous assignez votre débiteur ou ce dernier conteste l’injonction en question. Dans les deux cas, la conclusion est la même ; la procédure longue et coûteuse des tribunaux se met en route. Là, vous devrez faire appel à un avocat et les renvois et possibles appels peuvent vous faire perdre un temps très précieux. Le but reste le même ; obtenir un titre exécutoire qui forcera le débiteur à régler sa dette. En cas d’obtention du fameux titre exécutoire, les conséquences peuvent être plus lourdes pour le débiteur. Il peut être assigné en redressement judiciaire ou se voir forcé à subir un recouvrement forcé par le biais d’un huissier de justice.

Le référé-provision

Autre procédure, une peu plus directe et rapide, le référé-provision prévoit la saisine du juge des référés dans le but d’obtenir de celui-ci le titre exécutoire permettant l’obligation de paiement du débiteur, principal et intérêts de retard éventuels compris. Dans le principe, le créancier fait parvenir au débiteur, par voie d’huissier, une assignation à comparaître auprès du tribunal compétent. Avant de vous lancer dans cette procédure, soyez certains que le dossier est complet et que la créance ne peut en aucun cas être contestée. Dans le cas contraire, le juge ne pourrait délivre r de titre exécutoire et il vous faudrait passer par la case assignation en paiement. En règle générale, le délai de ce type de procédure est d’une quinzaine de jours à un mois. Elle est très rapide et donc appréciée des créanciers. Autre avantage, l’ordonnance délivrée par le juge est exécutoire et de plein-droit. Elle peut être signifiée immédiatement par le créancier au débiteur et les saisies éventuelles peuvent débuter très vite. Autrement dit, en cas de litige incontestable sur le montant d’une facture, le référé-provision s’avère très efficace.

Entreprises : comment réagir en cas d’impayés ?

Dans une entreprise, même lorsqu’elle tourne à plein régime, un seul petit grain de sable peut venir contrecarrer tous les plans financiers ; la facture impayée d’un client. Car pour pouvoir soi-même payer ses propres factures, il est impératif d’assurer des revenus fiables et constants. On ne compte malheureusement plus les entreprises en bonne santé financière qui se sont vues meurtries par de lourd impayés. Est-ce à dire qu’il faut choisir ses clients en fonction de leur surface financière ? Pas forcément. Il existe différents leviers que les entreprises peuvent actionner pour recouvrer leurs créances auprès de leurs clients.

Une véritable course contre le temps

On le sait, plus le temps passe et plus le risque d’impayé grandit. Il est donc important de réagir très vite en cas de dépassement de délai lors du paiement d’une facture. La lettre de relance est le premier pas vers le règlement de la facture. Sans réponse du débiteur, il faudra passer à l’étape suivante ; la mise en demeure en courrier recommandé avec accusé de réception. D’ailleurs, sans cette mise en demeure, les éventuelles pénalités de retard stipulées au contra ne peuvent être dues. La pression est donc une arme indispensable pour espérer recouvrer son du. Autre option, la sommation de payer, délivrée par huissier. A n’utiliser toutefois que pour les grosses factures en raison d’un coût supérieur de cette démarche par rapport au simple courrier recommandé. Ceci étant dit, l’impact du passage d’un huissier est bien plus important que la réception d’un courrier.

Si vous avez déjà du faire face à ce type de désagrément, vous savez également que la loi prévoit d’autres procédures, d’autres moyens, comme le droit de rétention ou le droit de compensation. Dans le premier cas, il vous est donc possible de suspendre les livraisons jusqu’à obtention du paiement des factures impayées. Dans le second cas, vus pouvez retenir ce que vous devez vous-même à votre débiteur jusqu’à hauteur de ce qu’il vous doit. Toutes ces procédures sont légales, mais demandent toutes du temps et de l’énergie. Si bien que la solution la plus efficace et la moins coûteuse au final reste le transfert des impayés à une société de recouvrement de créances.

Des arrangements amiables aux mesures conservatoires

L’adage le dit si bien ; il vaut souvent mieux un mauvais arrangement qu’un bon procès. D’une part un arrangement à l’amiable peut vous permettre de récupérer votre du plus vite. D’autre part, même si vous ne parvenez pas à recouvrer l’intégralité du montant impayé, vous aurez économisé les coûts de procédure. A l’arrivée, l’arrangement se révèle donc la meilleure des solutions. Encore faut-il que vous puissiez vous mettre d’accord avec votre débiteur sur les nouveaux délais du lissage de la dette. Trois conditions sont indispensables à la réussite d’une telle procédure amiable ;

  • Vous et votre débiteur devez clairement exprimer votre volonté commune d’en finir définitivement avec le conflit qui vous oppose ;
  • Vous, comme votre débiteur, devez être prêts à faire des concessions. De votre côté, vous pouvez renoncer aux pénalités de retard. Du sien, il peut renoncer à contester la marchandise livrée. Mais ceci ne sont que des exemples à adapter selon votre cas particulier ;
  • Le règlement de ce conflit ne peut porter que sur un problème précis et ne peut en aucun cas s’étendre au reste de votre relation commerciale.

Mais sachez qu’une fois que vous aurez signé ce document contractuel visant à mettre fin au litige, vous ne pourrez plus recourir à la justice.

Voilà pourquoi nombre d’entreprises préfèrent appliquer directement des mesures conservatoires, surtout lorsqu’elles constatent un risque avéré d’insolvabilité. Dans ce cas, vous avez la possibilité de saisir les biens, ou le compte bancaire, de votre débiteur à titre conservatoire, en échange du règlement des factures impayées. Toutefois, il vous faudra l’aval du juge de l’exécution ou du président du tribunal de commerce de la circonscription du débiteur. De plus, vous devrez impérativement obtenir un titre exécutoire en passant par une procédure judiciaire de recouvrement.

Les derniers recours possibles

En dernier recours, il vous reste la procédure judiciaire. Autrement dit, le procès. Mais le coût et la longueur de la procédure pourraient facilement vous refroidir. Entre les renvois, très courants, et les possibilités d’appel, une procédure peut facilement durer de 3 à 5 ans. Sans parler des coûts inhérents à chaque fois que votre avocat doit retravailler ses conclusions. De fait, il est primordial que le dossier soit très bien préparé en amont. Ne vous précipitez pas sur cette solution. Essayez au préalable les autres voies possibles. N’oubliez pas que vous disposez de 10 ans après la date de règlement initialement prévue pour intenter un procès à votre débiteur. Il est préférable de comprendre ce qui interdit le règlement de la part de votre débiteur, de vous adapter à son profil que de foncer tête baissée dans une procédure longue et coûteuse. Un peu à la manière de ce que fait une société spécialisée dans le recouvrement.

Vous pouvez vous renseigner sur les procédures de recouvrement accéléré. En cas de montant peu élevé, l’injonction de payer vous permet d’obtenir un titre exécutoire dans un délai respectable d’environ deux mois. La procédure en référé-provision peut vous faire gagner encore plus de temps, mais vous coûtera aussi plus cher puisqu’elle nécessite l’intervention d’un avocat ou d’un huissier pour la rédaction de l’acte d’assignation. Ultime recours, la mise en redressement judiciaire intentée auprès du tribunal de commerce. Voire, si le débiteur est déjà en redressement judiciaire, la tentative d’obtenir réparation auprès d’une éventuelle caution tiers.

Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?

Si le recouvrement se définit par l’ensemble de mesures prises par une entreprise pour obtenir le paiement de ses factures, il existe différents paliers dans le recouvrement, au rang desquels le recouvrement amiable. En quoi consiste réellement le recouvrement amiable et en quelles circonstances est-il le bienvenu ?

Le recouvrement amiable

Première étape du recouvrement, la procédure amiable a pour but d’inciter fortement le débiteur à solder sa dette. Cette étape intervient dès lors que le délai accordé pour le paiement est dépassé. Et le but de la démarche est le paiement volontaire du débiteur, et non contraint et forcé. Le recouvrement amiable peut-être l’œuvre de l’entreprise qui détient la créance, mais aussi celle d’un huissier de justice ou d’une agence de recouvrement, selon les mandats éventuels délivrés par l’entreprise. Dans ce premier temps, il s’agit donc de laisser le bénéfice du doute au débiteur et de le relancer courtoisement par le biais de mails, d’appels téléphoniques, voire de lettres, jusqu’aux courriers recommandés avec accusé de réception. Même si à ce degré de relation épistolaire, la situation est déjà sensiblement tendue, elle fait toujours partie d’un recouvrement amiable. Pour être précis, le recouvrement amiable regroupe les actions possibles avant la décision de justice. Au-delà de cette décision, le recouvrement devient judiciaire.

Quels outils mettre en place pour un recouvrement amiable ?

Comme évoqué plus haut, le recouvrement amiable ne permet pas les mesures conservatoires, mais une procédure de recouvrement amiable peut aussi bien servir à un propriétaire pour tenter de récupérer ses loyers impayés qu’à une entreprise cherchant à régulariser sa comptabilité en enregistrant le paiement d’une facture impayée. En plus des process déjà connus (lettres, relances, …), il peut-être intéressant d’opter pour un logiciel permettant de suivre sa facturation en temps réel. Pourquoi ? Tout simplement pour éviter de manquer les relances, justement. Tous les chiffres convergent vers le même constat ; plus le temps passe et plus le risque grandit. L’automatisation de certaines tâches est un vrai plus pour le poste client. De surcroît, l’aide d’une agence de recouvrement, voire l’externalisation complète de la gestion du poste peuvent garantir de meilleurs résultats encore.

Malheureusement, de nombreuses entreprises attendent trop longtemps avant de confier leurs dossiers ‘mauvais payeurs’ aux cabinets de recouvrement. Dans l’idéal, la société de recouvrement doit intervenir dès le recouvrement amiable. Elle assure ainsi le suivi complet du client de sa fiche d’identité au sein de l’entreprises jusqu’au règlement de sa dernière facture. Au rayon des avantages, on note aussi le recentrage de votre concentration sur votre cœur de métier et la conservation de relations commerciales courtoises. Chose pas toujours évidente à maintenir lorsqu’un litige éclate sur le paiement d’une facture.

Après le recouvrement amiable

Si le conflit ne trouve pas de résolution après la période de recouvrement amiable, il existe d’autres solutions, montant crescendo jusqu’à l’action en justice. Il est possible d’obtenir une mesure conservatoire de la part du juge de l’exécution au tribunal de grande instance, ou de manière plus urgente, de procédé à une action en justice. Elle peut être de plusieurs sortes ;

  • L’action en référé. Dans le but d’obtenir un titre exécutoire permettant le règlement du conflit. Mais, même si le débiteur ne peut pas contester la dette, le titre exécutoire n’est jamais garanti.
  • L’injonction de payer. La procédure est un peu plus ‘brutale’. En effet, l’injonction de payer est obtenue sans concertation avec le débiteur. Le dossier doit être solide et contenir toutes les preuves du contrat liant les deux parties, et donc, le paiement de la facture due.
  • Le référé-provision. Une médiation est organisée par le juge du tribunal. La décision du juge est ensuite transmise au seul plaignant (le créancier. En fonction de cette décision, le créancier en informe le débiteur par voie d’huissier, abandonne les procédures, ou encore prend la décision d’assigner son débiteur au fond.
  • L’assignation au fond. Cette fois, le débiteur n’est pas invité par le juge, mais bien par le créancier, plaignant et l’ayant assigné à comparaître. La décision du juge est ‘ferme et définitive’. Elle est d’ailleurs appelée ‘assignation à toutes fins’. Quelle que soit cette décision, elle met un terme définitif au conflit.

 

Notez qu’il existe désormais une procédure judiciaire rapide de recouvrement des fonds pour les petites sommes. Pour toutes les sommes inférieures à 4 000 €, la loi Macron de 2015 permet un règlement simple par internet, pour un montant de frais n’excédant pas 40 €. Le débiteur reçoit alors un titre exécutoire. Il l’accepte et règle sa créance ou le refuse et s’expose aux poursuites devant un tribunal.

En quoi consiste la gestion du poste clients ?

La bonne gestion de votre poste clients, c’est l’assurance de la bonne santé de votre trésorerie. S’il est un poste à soigner dans l’entreprise, c’est bien celui garantissant ses revenus. Toutefois, il s’agit d’une tâche administrative réclamant du temps et, malheureusement, de l’investissement. Malheureusement, parce que les impayés se font toujours plus fréquents. Afin d’être efficace, il doit être géré par de vrais spécialistes ; un personnel interne dédié ou une société d’affacturage par exemple. Et d’ailleurs, l’un n’exclut pas l’autre.

D’abord, minimiser les risques &

Avant d’en arriver aux solutions de recouvrement pour parvenir à se faire payer, il est toujours bon d’anticiper, d’analyser et de chercher à comprendre comment ne pas avoir à en arriver à cette extrémité. Prenez donc le temps nécessaire pour revoir vos conditions générales de vente. Car elles sont le cadre juridique de vos factures. De la même façon, interrogez-vous sur votre métier et sur le profil de votre clientèle. Ainsi, vous serez certains d’appliquer des clauses adaptées à votre environnement professionnel, limitant de fait les éventuelles contestations et accélérant les paiements. Faites toujours attention à ce que votre client prenne bien connaissance de vos conditions générales de vente, dans l’idéal, lors de l’ouverture de son compte chez vous. Profitez-en également pour renseigner tous les champs qui vous donneront une meilleure connaissance de votre client ; ses coordonnées, ses références bancaires, les signatures autorisées, son cachet commercial, son numéro de Siret, sa raison sociale…

Plus que les informations sur la solvabilité de votre nouveau client, c’est une véritable fiche d’identité complète que vous tenez à jour. Et elle est toujours plus facile à établir lors de l’ouverture du compte que lorsque la situation est déjà tendue. En cas de procédure, votre recouvrement de créance pourrait s’en trouver accéléré. De l’autre côté, vous devez également assurer le suivi de la facturation. Toutes les données statistiques à ce sujet sont importantes :

  • Délai moyen du paiement d’une facture en fonction de son montant
  • Taux de paiement à 30 jours, à 60 jours, à 90 jours
  • Suivi en temps réel
  • Comparatif en temps réel par rapport au budget prévisionnel
  • Evolution et anticipation de la trésorerie
  • Rapprochement devis/facture/règlement, en montant et en temps

Informatiser sa gestion poste client

Heureusement, pour récupérer ces données et les analyser, l’informatique est d’un grand secours. L’informatisation de la gestion du poste clients possède trois avantages majeurs :

  • Le gain de temps. L’information se retrouvant plus facilement, l’action suit également plus vite.
  • Le suivi efficace des affaires en cours. Depuis la création de la fiche d’identité du client jusqu’à sa dernière commande, toutes ses actions sont enregistrées dans le système. Vous pouvez donc tout suivre en temps réel.
  • L’anticipation de l’évolution de votre activité. Un Dashboard bien conçu, c’est-à-dire adapté à votre activité et à votre gestion, vous offre une vision holistique selon les données que vous souhaitez privilégier. De là, il vous est facilement possible de vous projeter sur les mois à venir.

De fait, la simple informatisation de votre poste clients vous permet de gérer plus sereinement votre trésorerie. En cas d’impayés, les logiciels peuvent également vous proposer des interfaces spécifiques liées au recouvrement des créances. Entièrement paramétrables en fonction des Kpi que vous voulez voir, ils sont d’une aide précieuse, de la gestion du stock jusqu’à la gestion des paiements de factures en passant par la préparation de commande. Mis en place par les agences de recouvrement, ils peuvent s’accompagner d’un simple coaching comme d’une prise en mains externalisée de votre poste clients.

Externaliser son poste clients

L’externalisation du poste clients peut se faire intégralement ou partiellement, selon vos besoins et les besoins de votre entreprise. Tout le suivi intégral de votre facturation peut être pris en charge par une agence de recouvrement ou d’affacturage. Une solution qui trouve de plus en plus d’adeptes. Et on le comprend. Les résultats des sociétés de recouvrement face aux impayés (environ 80 % de réussite) sont bien supérieurs à ceux des entreprises les plus aguerries à la relance pour impayés. En outre, la guerre contre les mauvais payeurs usent les ressources de l’entreprise et sont chronophages et énergivores. En période d’économie fluctuante, voire d’économie de crise, les problèmes de paiement se révèlent de plus en plus fréquents. Il devient donc tout à fait logique que les spécialistes du recouvrement séduisent de plus en plus d’entreprises.

Ils disposent à la fois des armes juridiques et d’une bonne connaissance des dossiers. Ce qui leur permet d’obtenir les résultats que l’on connaît. Dans les faits, l’externalisation du poste clients, totale ou partielle, ne présente que des avantages :

  • Votre structure administrative s’en trouvent allégée
  • Vos charges fixes deviennent variables
  • Vous gagnez du temps et de l’énergie
  • Tout est souple, adaptable et paramétrable, mais jamais figé
  • Vous pouvez même penser à alléger votre bilan en déconsolidant votre poste clients
  • Le niveau de créances peut être garanti jusqu’à 100 %, selon le niveau de prestation
  • Vous conservez une bonne relation commerciale, y compris avec vos clients débiteurs
  • Votre trésorerie retrouve de la sérénité et de la stabilité

Pourquoi confier la gestion de ses créances à un expert du recouvrement ?

Dans un contexte économique rendu difficile par les lois prônant l’austérité budgétaire, il est parfois difficile de recouvrer ses créances. De fait, de nombreuses entreprises peinent à se faire payer leurs factures. Certes, il existe différents leviers permettant à ces entreprises d’obtenir gain de cause. Des lois et procédures sensées faciliter la vie des créanciers. Mais la meilleure solution reste encore de faire appel de vrais spécialistes du recouvrement. On vous explique pourquoi.

Continuer la lecture de « Pourquoi confier la gestion de ses créances à un expert du recouvrement ? »