En quoi consiste la gestion du poste clients ?

La bonne gestion de votre poste clients, c’est l’assurance de la bonne santé de votre trésorerie. S’il est un poste à soigner dans l’entreprise, c’est bien celui garantissant ses revenus. Toutefois, il s’agit d’une tâche administrative réclamant du temps et, malheureusement, de l’investissement. Malheureusement, parce que les impayés se font toujours plus fréquents. Afin d’être efficace, il doit être géré par de vrais spécialistes ; un personnel interne dédié ou une société d’affacturage par exemple. Et d’ailleurs, l’un n’exclut pas l’autre.

D’abord, minimiser les risques &

Avant d’en arriver aux solutions de recouvrement pour parvenir à se faire payer, il est toujours bon d’anticiper, d’analyser et de chercher à comprendre comment ne pas avoir à en arriver à cette extrémité. Prenez donc le temps nécessaire pour revoir vos conditions générales de vente. Car elles sont le cadre juridique de vos factures. De la même façon, interrogez-vous sur votre métier et sur le profil de votre clientèle. Ainsi, vous serez certains d’appliquer des clauses adaptées à votre environnement professionnel, limitant de fait les éventuelles contestations et accélérant les paiements. Faites toujours attention à ce que votre client prenne bien connaissance de vos conditions générales de vente, dans l’idéal, lors de l’ouverture de son compte chez vous. Profitez-en également pour renseigner tous les champs qui vous donneront une meilleure connaissance de votre client ; ses coordonnées, ses références bancaires, les signatures autorisées, son cachet commercial, son numéro de Siret, sa raison sociale…

Plus que les informations sur la solvabilité de votre nouveau client, c’est une véritable fiche d’identité complète que vous tenez à jour. Et elle est toujours plus facile à établir lors de l’ouverture du compte que lorsque la situation est déjà tendue. En cas de procédure, votre recouvrement de créance pourrait s’en trouver accéléré. De l’autre côté, vous devez également assurer le suivi de la facturation. Toutes les données statistiques à ce sujet sont importantes :

  • Délai moyen du paiement d’une facture en fonction de son montant
  • Taux de paiement à 30 jours, à 60 jours, à 90 jours
  • Suivi en temps réel
  • Comparatif en temps réel par rapport au budget prévisionnel
  • Evolution et anticipation de la trésorerie
  • Rapprochement devis/facture/règlement, en montant et en temps

Informatiser sa gestion poste client

Heureusement, pour récupérer ces données et les analyser, l’informatique est d’un grand secours. L’informatisation de la gestion du poste clients possède trois avantages majeurs :

  • Le gain de temps. L’information se retrouvant plus facilement, l’action suit également plus vite.
  • Le suivi efficace des affaires en cours. Depuis la création de la fiche d’identité du client jusqu’à sa dernière commande, toutes ses actions sont enregistrées dans le système. Vous pouvez donc tout suivre en temps réel.
  • L’anticipation de l’évolution de votre activité. Un Dashboard bien conçu, c’est-à-dire adapté à votre activité et à votre gestion, vous offre une vision holistique selon les données que vous souhaitez privilégier. De là, il vous est facilement possible de vous projeter sur les mois à venir.

De fait, la simple informatisation de votre poste clients vous permet de gérer plus sereinement votre trésorerie. En cas d’impayés, les logiciels peuvent également vous proposer des interfaces spécifiques liées au recouvrement des créances. Entièrement paramétrables en fonction des Kpi que vous voulez voir, ils sont d’une aide précieuse, de la gestion du stock jusqu’à la gestion des paiements de factures en passant par la préparation de commande. Mis en place par les agences de recouvrement, ils peuvent s’accompagner d’un simple coaching comme d’une prise en mains externalisée de votre poste clients.

Externaliser son poste clients

L’externalisation du poste clients peut se faire intégralement ou partiellement, selon vos besoins et les besoins de votre entreprise. Tout le suivi intégral de votre facturation peut être pris en charge par une agence de recouvrement ou d’affacturage. Une solution qui trouve de plus en plus d’adeptes. Et on le comprend. Les résultats des sociétés de recouvrement face aux impayés (environ 80 % de réussite) sont bien supérieurs à ceux des entreprises les plus aguerries à la relance pour impayés. En outre, la guerre contre les mauvais payeurs usent les ressources de l’entreprise et sont chronophages et énergivores. En période d’économie fluctuante, voire d’économie de crise, les problèmes de paiement se révèlent de plus en plus fréquents. Il devient donc tout à fait logique que les spécialistes du recouvrement séduisent de plus en plus d’entreprises.

Ils disposent à la fois des armes juridiques et d’une bonne connaissance des dossiers. Ce qui leur permet d’obtenir les résultats que l’on connaît. Dans les faits, l’externalisation du poste clients, totale ou partielle, ne présente que des avantages :

  • Votre structure administrative s’en trouvent allégée
  • Vos charges fixes deviennent variables
  • Vous gagnez du temps et de l’énergie
  • Tout est souple, adaptable et paramétrable, mais jamais figé
  • Vous pouvez même penser à alléger votre bilan en déconsolidant votre poste clients
  • Le niveau de créances peut être garanti jusqu’à 100 %, selon le niveau de prestation
  • Vous conservez une bonne relation commerciale, y compris avec vos clients débiteurs
  • Votre trésorerie retrouve de la sérénité et de la stabilité

Pourquoi confier la gestion de ses créances à un expert du recouvrement ?

Dans un contexte économique rendu difficile par les lois prônant l’austérité budgétaire, il est parfois difficile de recouvrer ses créances. De fait, de nombreuses entreprises peinent à se faire payer leurs factures. Certes, il existe différents leviers permettant à ces entreprises d’obtenir gain de cause. Des lois et procédures sensées faciliter la vie des créanciers. Mais la meilleure solution reste encore de faire appel de vrais spécialistes du recouvrement. On vous explique pourquoi.

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