Entreprises : comment réagir en cas d’impayés ?

Dans une entreprise, même lorsqu’elle tourne à plein régime, un seul petit grain de sable peut venir contrecarrer tous les plans financiers ; la facture impayée d’un client. Car pour pouvoir soi-même payer ses propres factures, il est impératif d’assurer des revenus fiables et constants. On ne compte malheureusement plus les entreprises en bonne santé financière qui se sont vues meurtries par de lourd impayés. Est-ce à dire qu’il faut choisir ses clients en fonction de leur surface financière ? Pas forcément. Il existe différents leviers que les entreprises peuvent actionner pour recouvrer leurs créances auprès de leurs clients.

Une véritable course contre le temps

On le sait, plus le temps passe et plus le risque d’impayé grandit. Il est donc important de réagir très vite en cas de dépassement de délai lors du paiement d’une facture. La lettre de relance est le premier pas vers le règlement de la facture. Sans réponse du débiteur, il faudra passer à l’étape suivante ; la mise en demeure en courrier recommandé avec accusé de réception. D’ailleurs, sans cette mise en demeure, les éventuelles pénalités de retard stipulées au contra ne peuvent être dues. La pression est donc une arme indispensable pour espérer recouvrer son du. Autre option, la sommation de payer, délivrée par huissier. A n’utiliser toutefois que pour les grosses factures en raison d’un coût supérieur de cette démarche par rapport au simple courrier recommandé. Ceci étant dit, l’impact du passage d’un huissier est bien plus important que la réception d’un courrier.

Si vous avez déjà du faire face à ce type de désagrément, vous savez également que la loi prévoit d’autres procédures, d’autres moyens, comme le droit de rétention ou le droit de compensation. Dans le premier cas, il vous est donc possible de suspendre les livraisons jusqu’à obtention du paiement des factures impayées. Dans le second cas, vus pouvez retenir ce que vous devez vous-même à votre débiteur jusqu’à hauteur de ce qu’il vous doit. Toutes ces procédures sont légales, mais demandent toutes du temps et de l’énergie. Si bien que la solution la plus efficace et la moins coûteuse au final reste le transfert des impayés à une société de recouvrement de créances.

Des arrangements amiables aux mesures conservatoires

L’adage le dit si bien ; il vaut souvent mieux un mauvais arrangement qu’un bon procès. D’une part un arrangement à l’amiable peut vous permettre de récupérer votre du plus vite. D’autre part, même si vous ne parvenez pas à recouvrer l’intégralité du montant impayé, vous aurez économisé les coûts de procédure. A l’arrivée, l’arrangement se révèle donc la meilleure des solutions. Encore faut-il que vous puissiez vous mettre d’accord avec votre débiteur sur les nouveaux délais du lissage de la dette. Trois conditions sont indispensables à la réussite d’une telle procédure amiable ;

  • Vous et votre débiteur devez clairement exprimer votre volonté commune d’en finir définitivement avec le conflit qui vous oppose ;
  • Vous, comme votre débiteur, devez être prêts à faire des concessions. De votre côté, vous pouvez renoncer aux pénalités de retard. Du sien, il peut renoncer à contester la marchandise livrée. Mais ceci ne sont que des exemples à adapter selon votre cas particulier ;
  • Le règlement de ce conflit ne peut porter que sur un problème précis et ne peut en aucun cas s’étendre au reste de votre relation commerciale.

Mais sachez qu’une fois que vous aurez signé ce document contractuel visant à mettre fin au litige, vous ne pourrez plus recourir à la justice.

Voilà pourquoi nombre d’entreprises préfèrent appliquer directement des mesures conservatoires, surtout lorsqu’elles constatent un risque avéré d’insolvabilité. Dans ce cas, vous avez la possibilité de saisir les biens, ou le compte bancaire, de votre débiteur à titre conservatoire, en échange du règlement des factures impayées. Toutefois, il vous faudra l’aval du juge de l’exécution ou du président du tribunal de commerce de la circonscription du débiteur. De plus, vous devrez impérativement obtenir un titre exécutoire en passant par une procédure judiciaire de recouvrement.

Les derniers recours possibles

En dernier recours, il vous reste la procédure judiciaire. Autrement dit, le procès. Mais le coût et la longueur de la procédure pourraient facilement vous refroidir. Entre les renvois, très courants, et les possibilités d’appel, une procédure peut facilement durer de 3 à 5 ans. Sans parler des coûts inhérents à chaque fois que votre avocat doit retravailler ses conclusions. De fait, il est primordial que le dossier soit très bien préparé en amont. Ne vous précipitez pas sur cette solution. Essayez au préalable les autres voies possibles. N’oubliez pas que vous disposez de 10 ans après la date de règlement initialement prévue pour intenter un procès à votre débiteur. Il est préférable de comprendre ce qui interdit le règlement de la part de votre débiteur, de vous adapter à son profil que de foncer tête baissée dans une procédure longue et coûteuse. Un peu à la manière de ce que fait une société spécialisée dans le recouvrement.

Vous pouvez vous renseigner sur les procédures de recouvrement accéléré. En cas de montant peu élevé, l’injonction de payer vous permet d’obtenir un titre exécutoire dans un délai respectable d’environ deux mois. La procédure en référé-provision peut vous faire gagner encore plus de temps, mais vous coûtera aussi plus cher puisqu’elle nécessite l’intervention d’un avocat ou d’un huissier pour la rédaction de l’acte d’assignation. Ultime recours, la mise en redressement judiciaire intentée auprès du tribunal de commerce. Voire, si le débiteur est déjà en redressement judiciaire, la tentative d’obtenir réparation auprès d’une éventuelle caution tiers.

Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?

Si le recouvrement se définit par l’ensemble de mesures prises par une entreprise pour obtenir le paiement de ses factures, il existe différents paliers dans le recouvrement, au rang desquels le recouvrement amiable. En quoi consiste réellement le recouvrement amiable et en quelles circonstances est-il le bienvenu ?

Le recouvrement amiable

Première étape du recouvrement, la procédure amiable a pour but d’inciter fortement le débiteur à solder sa dette. Cette étape intervient dès lors que le délai accordé pour le paiement est dépassé. Et le but de la démarche est le paiement volontaire du débiteur, et non contraint et forcé. Le recouvrement amiable peut-être l’œuvre de l’entreprise qui détient la créance, mais aussi celle d’un huissier de justice ou d’une agence de recouvrement, selon les mandats éventuels délivrés par l’entreprise. Dans ce premier temps, il s’agit donc de laisser le bénéfice du doute au débiteur et de le relancer courtoisement par le biais de mails, d’appels téléphoniques, voire de lettres, jusqu’aux courriers recommandés avec accusé de réception. Même si à ce degré de relation épistolaire, la situation est déjà sensiblement tendue, elle fait toujours partie d’un recouvrement amiable. Pour être précis, le recouvrement amiable regroupe les actions possibles avant la décision de justice. Au-delà de cette décision, le recouvrement devient judiciaire.

Quels outils mettre en place pour un recouvrement amiable ?

Comme évoqué plus haut, le recouvrement amiable ne permet pas les mesures conservatoires, mais une procédure de recouvrement amiable peut aussi bien servir à un propriétaire pour tenter de récupérer ses loyers impayés qu’à une entreprise cherchant à régulariser sa comptabilité en enregistrant le paiement d’une facture impayée. En plus des process déjà connus (lettres, relances, …), il peut-être intéressant d’opter pour un logiciel permettant de suivre sa facturation en temps réel. Pourquoi ? Tout simplement pour éviter de manquer les relances, justement. Tous les chiffres convergent vers le même constat ; plus le temps passe et plus le risque grandit. L’automatisation de certaines tâches est un vrai plus pour le poste client. De surcroît, l’aide d’une agence de recouvrement, voire l’externalisation complète de la gestion du poste peuvent garantir de meilleurs résultats encore.

Malheureusement, de nombreuses entreprises attendent trop longtemps avant de confier leurs dossiers ‘mauvais payeurs’ aux cabinets de recouvrement. Dans l’idéal, la société de recouvrement doit intervenir dès le recouvrement amiable. Elle assure ainsi le suivi complet du client de sa fiche d’identité au sein de l’entreprises jusqu’au règlement de sa dernière facture. Au rayon des avantages, on note aussi le recentrage de votre concentration sur votre cœur de métier et la conservation de relations commerciales courtoises. Chose pas toujours évidente à maintenir lorsqu’un litige éclate sur le paiement d’une facture.

Après le recouvrement amiable

Si le conflit ne trouve pas de résolution après la période de recouvrement amiable, il existe d’autres solutions, montant crescendo jusqu’à l’action en justice. Il est possible d’obtenir une mesure conservatoire de la part du juge de l’exécution au tribunal de grande instance, ou de manière plus urgente, de procédé à une action en justice. Elle peut être de plusieurs sortes ;

  • L’action en référé. Dans le but d’obtenir un titre exécutoire permettant le règlement du conflit. Mais, même si le débiteur ne peut pas contester la dette, le titre exécutoire n’est jamais garanti.
  • L’injonction de payer. La procédure est un peu plus ‘brutale’. En effet, l’injonction de payer est obtenue sans concertation avec le débiteur. Le dossier doit être solide et contenir toutes les preuves du contrat liant les deux parties, et donc, le paiement de la facture due.
  • Le référé-provision. Une médiation est organisée par le juge du tribunal. La décision du juge est ensuite transmise au seul plaignant (le créancier. En fonction de cette décision, le créancier en informe le débiteur par voie d’huissier, abandonne les procédures, ou encore prend la décision d’assigner son débiteur au fond.
  • L’assignation au fond. Cette fois, le débiteur n’est pas invité par le juge, mais bien par le créancier, plaignant et l’ayant assigné à comparaître. La décision du juge est ‘ferme et définitive’. Elle est d’ailleurs appelée ‘assignation à toutes fins’. Quelle que soit cette décision, elle met un terme définitif au conflit.

 

Notez qu’il existe désormais une procédure judiciaire rapide de recouvrement des fonds pour les petites sommes. Pour toutes les sommes inférieures à 4 000 €, la loi Macron de 2015 permet un règlement simple par internet, pour un montant de frais n’excédant pas 40 €. Le débiteur reçoit alors un titre exécutoire. Il l’accepte et règle sa créance ou le refuse et s’expose aux poursuites devant un tribunal.