Quels sont les risques liés à un impayé ?

Quant on évoque les risques liés aux impayés, on aurait tendance à penser en premier lieu au débiteur. Ce dernier s’expose en effet à une procédure stressante qui peut lui coûter très cher au final. Mais un impayé condamne surtout le créancier, qui voit de son côté sa trésorerie gravement atteinte.

L’impayé, la spirale infernale

Le fait est que nombre d’entreprises, afin de fidéliser leur clientèle et d’assurer un volume annuel de vente, permettent le règlement différé des factures. A 30, 60, voire 90 jours. Quand tout est en ordre, la solution est effectivement la plus simple à vivre, pour toutes les parties. Pour autant, aucune entreprise n’est à l’abri d’un ou de plusieurs impayés. Et la situation peut vite s’avérer catastrophique si le client en défaut de paiement est un client grand compte de l’entreprise. D’abord, c’est la trésorerie qui souffre, puis le paiement des fournisseurs qui devient plus difficile. En recours, l’emprunt bancaire peut devenir indispensable, générant de nouvelles dettes qui, en cas de nouvel impayé deviennent fatales à l’entreprise. Sans gestion stricte du poste client, l’accumulation des impayés peut entraîner une réaction en chaîne, jusqu’au dépôt de bilan.

Et même sans aller jusque là, la mise en place d’une procédure de recouvrement coûte à l’entreprise. Quant à la relation client, n’en parlons pas ; elle risque fort de se dégrader jusqu’à la rupture. En bref, une facture impayée, quel qu’en soit le montant, doit toujours susciter l’inquiétude. Parce qu’il faudra générer du chiffre supplémentaire pour couvrir l’impayé, parce qu’elle génère du stress, parce que ses conséquences sur la trésorerie et sur les finances de l’entreprise peuvent vite devenir lourdes, tout simplement.

Se prémunir des impayés

Avant d’accorder un délai de paiement, une facilité ou une vente à crédit, il existe différents moyens pour prévenir l’impayé. C’est en cela que la gestion du poste client doit être stricte. Aucune facilité de paiement sans dossier complet (coordonnées physiques, numériques et bancaires de l’entreprise, voire enquête auprès de ses autres fournisseurs). Le tout est de trouver l’équilibre entre assurance d’être payé et confiance indispensable à la bonne tenue dans le temps des relations commerciales.

Autre élément important ; la tenue impeccable du secteur administratif de l’entreprise. Si vous devez lancer une procédure pour impayé, il est préférable que tous vos documents soient recevables juridiquement parlant. Tous les contrats doivent être parfaitement rédigés, ne laissant aucune possibilité devant le juge au débiteur de se dédire de sa dette. Les factures pro-format permettant le versement d’acompte sont bien évidemment fortement conseillées. Ainsi que la bonne tenue, à jour, du logiciel de gestion commerciale. De la livraison à la comptabilité, voire à la procédure pour défaut de paiement, c’est toute la chaîne qui doit être contrôlée.

La gestion du poste client, un savoir-faire particulier

L’idéal est donc de choisir l’accompagnement en amont de la procédure. Justement dans le but de la prévenir. Et qui mieux qu’une agence de recouvrement peut justement accompagner une entreprise en proie aux débiteurs indélicats ? En règle générale, on fait appel à un cabinet de recouvrement lorsqu’il est déjà trop tard ; pour aller chercher des sommes que l’on ne parvient pas soi-même à recouvrer. C’est pourtant en amont de la facturation qu’il faudrait y faire appel. En véritable spécialiste des questions de recouvrement, un cabinet peut mettre en place les éléments qui feront la réussite de la gestion du poste client ;

  • Renseignement sur les clients (solvabilité, registres du commerce, bureau des hypothèques, agence de renseignements commerciaux…) ;
  • Maîtrise des risques clients (limite de l’en-cours en fonction de différents paramètres, modification des CGV, sanctions pour retards, pénalités, suspension d’exécution de commande, exigence d’un acompte…) ;
  • Rédaction des documents commerciaux (devis, bons de livraison, contrats, CGV, factures…) ;
  • Rédaction des clauses commerciales (limitation du délai de réclamation, clause compromissoire, clause attributive de compétence…) Bien entendu, ces clauses doivent être intégrées au CGV ou aux contrats et approuvées par le client ;
  • Demande de garantie financière (caution bancaire, lettre d’intention, garantie à première demande, gage, nantissement…) ;
  • Utilisation de l’assurance-crédit, le cas échéant ;
  • Utilisation d’une société d’affacturage (le cabinet de recouvrement lui-même peut jouer ce rôle)

Il est entendu que pour une entreprise de petite taille, la mise en place de toutes ces procédures peut s’avérer fastidieuse. Voilà pourquoi le travail en partenariat avec une agence de recouvrement est un plus indéniable. D’autant que l’entreprise a l’assurance d’un interlocuteur unique maîtrisant parfaitement le secteur d’activité. Même en cas d’impayé, c’est aussi la garantie de conserver une bonne relation client, en déléguant la gestion de l’impayé. Enfin, la trésorerie de l’entreprise ne souffre plus de retards ou de défauts de paiement trop récurrents. Ce qui lui permet de poursuivre son développement plus sereinement.

Retards de paiement et impayés : quelle différence ?

En termes juridiques, il n’existe aucune différence entre un impayé et un retard de paiement. Pour autant, le monde de l’entreprise ne s’écrit pas exclusivement qu’avec ces termes. Et l’on peut faire noter la nuance entre le retard et l’impayé sec. Néanmoins, et de façon à éviter qu’un bref retard de paiement ne se transforme en impayé définitif, il est préférable de mettre en place quelques outils et de réagir très vite aux premières alertes.

Facture impayée ; simple retard ou impayé définitif ?

Lorsque qu’une entreprise émet des factures, elle peut réclamer le paiement de différentes manières. Lors d’une vente au particulier, on opter en général pour le paiement comptant. Mais quand il s’agit d’un grand compte ou d’une entreprise, il est courant d’accorder des délais souvent plus simples à gérer pour les deux comptabilités. Si bien que l’on se retrouve avec des délais allant de 30 à 120 jours. Durant ce délai, il est primordial de relancer les clients, afin de leur rappeler que la facture est toujours due et que rien ne les oblige à attendre le dernier jour pour s’acquitter de leur dette.

Une fois le délai atteint, certaines factures ne sont toujours pas soldées. Techniquement, il peut s’agit d’un oubli et donc d’un simple retard qui sera régularisé très rapidement. D’où l’intérêt des relances pendant la période des 30 à 120 jours. De même, il arrive qu’une facture se soit égarée au milieu des autres. Pour un client grand compte, venant se fournir dans l’entreprise vendeuse toutes les semaines, un paiement à 120 jours peut parfois révéler des surprises. Le délai long est l’ennemi de la mémoire. Certes, les outils informatiques actuels doivent permettre d’éviter ce genre de désagréments. Mais ils arrivent quand même. Si la facture tarde encore à se faire régler et que les échanges se font dorénavant en langage juridique, on parle alors d’impayé, considéré comme bien plus grave. Pourtant, comme exprimé dans l’introduction, une facture impayée est un impayé. Point. On ne saura s’il ne s’agissait que d’un retard de paiement qu’en cas de règlement rapide après la date d’échéance prévue.

Comment remédier aux retards de paiement ?

Afin d’éviter les impayés, de quelques sortes qu’ils soient, il existe différentes précautions ou incitations, assez simples, à mettre en place. Pour commencer, veillez à ce que la fiche client soit parfaitement renseignée. Toutes les données client doivent être à jour, surtout en ce qui concerne les coordonnées. D’un autre côté, assurez-vous que les pénalités de retard sont bien inscrites au contrat, au devis et sur la facture. N’hésitez pas à les rappeler dans vos relances. Vous pouvez aussi proposer un escompte pour qui règlera avant la date limite prévue. Une mesure incitative, prévue au moment de l’établissement des marges, est toujours mieux accueillie. Et une remise sous forme d’escompte à un client coûte toujours moins cher que des frais bancaires sur une trésorerie qui peine à voir le jour.

Ensuite, adressez la facture le plus vite possible après la livraison ou le retrait des marchandises. On le rappelle, le temps est l’ennemi de la mémoire. Plus vite la facture est arrivée, plus l’action reste fraîche et plus vous avez de chances de vous faire payer vite. Par la suite, relancez le client de manière proactive. Son activité ne lui permet pas de penser à vous tout le temps. C’est donc à vous de vous rappeler à sa mémoire. Enfin, proposez toujours plusieurs moyens de paiement. Entre les espèces sonnantes et les règlements numériques instantanés, il existe pléthore de méthodes et de moyens pour se faire payer. Certains sont plus simples que d’autres et conviennent mieux à certains de vos clients. Tenez en compte.

L’externalisation, l’autre moyen de se faire payer

Il existe encore un autre moyen de recouvrer ses factures impayées ; l’externalisation du recouvrement, ou l’accompagnement par un cabinet de recouvrement sur la gestion du poste client. De cette façon, vous vous assurez que le protocole est parfaitement maîtrisé. L’agence de recouvrement peut intervenir uniquement sur le recouvrement des sommes dues, même si les résultats sont encore plus efficaces en lui confiant la gestion du poste client en amont de la facturation. Ici, le retard de paiement est considéré pour ce qu’il est ; un impayé temporaire. Mais vous n’avez pas y faire face directement. Et vous pouvez focaliser votre attention sur votre cœur de métier et votre relationnel avec votre clientèle.

Quelle procédure pour le recouvrement des loyers impayés ?

Le loyer est une dette comme une autre. Comme lors d’un contrat, son existence est due à une contrepartie ; ici, la mise à disposition d’un bien, mobilier ou immobilier, à titre privé ou professionnel, sur une durée fixée entre le bailleur et le preneur. De fait, tout manquement au règlement du loyer devient un impayé. Mais quelle est la procédure à suivre en cas de loyers impayés ?

La procédure à suivre dépend du type de bail

Quel qu’il soit, un bail contient toujours 3 informations identiques ;

  • Le montant des échéances à devoir ;
  • La périodicité du règlement (mensuel, trimestriel, annuel) ;
  • La date exacte des paiements.

Dès lors que l’un de ces trois points n’est pas respecté (montant inexact, périodicité non respectée, date de règlement dépassée), l’échéance due devient l’équivalent d’une facture impayée. Le propriétaire bailleur a donc tout le loisir de lancer une procédure de recouvrement locatif.

Quel que soit le type de bail, la procédure débute toujours par une lettre recommandée avec accusé de réception mettant le preneur en demeure de payer. Dès réception, le preneur se doit de contacter le bailleur afin de déterminer les termes du règlement de ce qui est pour l’instant considéré comme un retard de paiement. Petit détail à l’attention des locataires ; dès qu’ils reçoivent la lettre recommandée, les intérêts sur la dette commencent à courir. Si rien n’est réglé après ce premier avertissement, la procédure se poursuit, avec quelques aménagements suivant les types de baux.

Le bail d’habitation

Dans le cadre d’un bail d’habitation, la loi est claire ; un huissier peut délivrer un commandement de payer, avec un délai d’exécution de 2 mois. Si, dans ce délai, la somme due n’est toujours pas recouvrée, le propriétaire peut alors résilier le bail. Mais la chose ne se fait pas unilatéralement. Il faudra faire valider cette résiliation devant un tribunal d’instance.

Le bail commercial

Les choses sont relativement semblables. Seule différence notable, le locataire n’a qu’un mois pour régler les sommes dues avant que le propriétaire ne saisisse le tribunal de grande instance dans le but de faire résilier le bail.

Les autres types de baux

Moins encadrés par la loi, les autres types de baux laissent le soin aux deux parties de rédiger les clauses résolutoires. Mais dans tous les cas, si le loyer n’est pas réglé, le propriétaire devra toujours saisir le tribunal compétent pour faire valoir ses droits, à savoir la résiliation du bail et l’expulsion du locataire. Notez que les baux professionnels entrent dans cette catégorie. D’autre part, même si le bailleur venait à manquer à ses devoirs envers sont locataire (et c’est valable pour tous les types de baux), ce dernier ne peut se permettre de stopper le paiement de ses loyers sans en avoir demandé l’autorisation à un juge au préalable. Sans quoi, il pourra être poursuivi de la même façon qu’un locataire indélicat.

La chronologie de la procédure de recouvrement locatif

Dans la mesure où un bailleur dispose d’un délai de 5 ans pour obtenir le recouvrement des loyers impayés, la meilleure solution reste encore de trouver un juste compromis avec le locataire. Il se peut que des difficultés passagères ne lui permettent pas de régler l’intégralité des loyers. Une baisse momentanée et un étalage du restant du selon un échéancier élaboré en commun s’avère souvent la meilleure des solutions à court comme à moyen terme. En d’autres termes, privilégiez toujours la solution amiable. D’autant que parfois, une simple petite aide sur la gestion des comptes du locataire résout le problème.

Malgré tout, il est des cas dans lesquels le dialogue et l’échange semblent impossibles. Dans ces cas, le propriétaire peut demander une saisie à titre conservatoire sur les biens mobiliers ou immobiliers du locataire. Mais seul un huissier mandaté par le propriétaire pourra procéder à cette saisie conservatoire. Cela signifie que les biens visés ne pourront être ni vendus, ni échangés, ni déplacés sous peine de sanctions pénales. La saisie conservatoire peut également avoir lieu sur le compte bancaire du locataire, qui ne pourra jouir de la somme d’argent bloquée. Par la suite, il faudra demander au juge du tribunal d’instance (pour les sommes de moins de 10 000 €) de transformer cette saisie conservatoire en saisie vente.

Si tout cela ne résout rien, alors c’est la procédure telle que décrite plus haut qui doit être lancée. Un commandement de payer adressé par voie d’huissier assorti d’un délai de 2 mois pour régler les sommes dues ou faire appel au juge du tribunal d’instance dans le but d’étaler la dette. Si rien n’est fait dans ces deux mois, le bail est résilié et le locataire est expulsable après nouvelle requête auprès du juge du tribunal d’instance. Notez que le locataire doit être expressément averti par voie d’huissier de sa comparution pour expulsion d’un logement qu’il occupe dorénavant de façon illégale. Si l’expulsion devait être prononcée, le locataire bénéficie encore de plus de 2 mois pour se retourner.

La procédure est longue et peut s’avérer plus coûteuse que quelques mois de loyers de retard. Il est donc primordial de privilégier le dialogue permanent avec le locataire, et de mettre en place une solution de recouvrement locatif amiable. Un agent de recouvrement, spécialisé sur la question, peut intervenir sur le recouvrement amiable.

Comment préserver la relation avec ses clients en cas de recouvrement ?

Un cas de recouvrement de créances génère souvent un cas de conscience ; comment faire pour maintenir une relation commerciale sous les meilleurs auspices tout en réclamant fermement une somme due ? Comment parvenir à faire en sorte que la relation commerciale ne soit pas affectée de l’état des relations purement financières entre l’entreprise et son client ? L’idéal serait sans doute de ne pas avoir à gérer ce type de problème…

Comment gérer le conflit inhérent au recouvrement ?

Malheureusement, lorsque l’on en est là de nos réflexions, c’est qu’il est souvent déjà trop tard. Par peur de dégrader une relation commerciale stable et profitable à l’entreprise, on hésite parfois à réclamer avec trop de véhémence une somme d’argent qui nous est due. Il est vrai qu’à moins de disposer en interne d’un service de recouvrement spécifique, personne dans l’entreprise n’est formé au recouvrement, qu’il soit amiable ou judiciaire. Dès lors, la faute de communication peut vite arriver, sous le coup du stress latent. Vanter les mérites de nos produits ou services et réclamer le paiement d’une facture à la même personne, morale ou physique, n’est pas chose aisée.

Pour ces raisons, il est toujours préférable de confier le recouvrement de créances à un cabinet de recouvrement. L’externalisation dispose de plusieurs avantages ;

  • Augmentation du taux de recouvrement ;
  • Raccourcissement des délais de paiement ;
  • Partenariat avec un interlocuteur unique maitrisant parfaitement le dossier et le secteur d’activité ;
  • Rémunération du cabinet de recouvrement au résultat ;

Mais surtout :

  • Économie dans le budget de fonctionnement de l’entreprise ;
  • Évacuation du stress inhérent à l’encours de pertes ;
  • Et maintient de la relation commerciale…

En externalisant le recouvrement, l’entreprise coupe la relation conflictuelle avec son client en retard de paiement pour ne conserver que la meilleure. C’est, de loin, la meilleure solution pour continuer de travailler sereinement.

L’idéal ? Éviter le recouvrement

Si l’objectif 0 recouvrement n’est pas franchement atteignable, surtout en période de crise, le but reste malgré tout de tendre vers le moins. Pour ce faire, il est impératif de pouvoir suivre le dossier client de la première commande jusqu’au paiement de sa facture. C’est donc l’intégralité du poste client qui nécessite souvent une reprise en mains. Il est primordial que le lien entre la gestion commerciale et la comptabilité soit permanent. Il en va de la bonne santé de la gestion poste client, et donc au final, de la trésorerie de l’entreprise.

Bien évidemment, il semble impossible de tout maîtriser. Un client peut déposer le bilan et laisser un impayé conséquent. Quelques retards de paiement peuvent parfois se présenter. Mais pas forcément de quoi lancer une procédure de recouvrement amiable à chaque fois. Certains faits interviennent en dehors de notre champ de compétence et de notre environnement maîtrisable. C’est ainsi et il faut être capable de l’accepter. Les exceptions existeront toujours. Mais elles sont peu nombreuses. Une bonne gestion du poste client interdit tous les impayés communs et classiques. Avec un suivi millimétré de la prise de commande à la relance de facturation en passant par la gestion commerciale complète et  livraison, il y a peu de risque de trouver un risque d’impayé si tous les paramètres sont réellement suivis et maîtrisés, à commencer par les enquêtes de solvabilité du client. Toutes les précautions prises en amont évitent les conflits éventuels en aval.

Externaliser le poste client ?

Sans l’externaliser complètement, il existe des solutions intermédiaires, permettant à l’entreprise de gérer sa clientèle de manière autonome, grâce à l’aide d’un logiciel complet comme SalesToCash par exemple. Un interlocuteur dédié peut intervenir au besoin. Dans l’esprit, il s’agit d’un accompagnement à distance, via l’interface des différents modules du logiciel. Entièrement paramétrables en fonction des spécificités des secteurs d’activité rencontrés, ce type de logiciels fait ses preuves au quotidien. Il permet une visualisation holistique de l’encours et de l’historique d’un client dans l’entreprise. Un Dashboard efficient permettant une réactivité plus grande, et donc, un raccourcissement conséquent des délais de paiement.

Le but de l’opération est double ; assurer la fluidité de la trésorerie, outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise ; et pérenniser et préserver la relation client. La fidélisation d’une clientèle passe aussi par la fidélité du paiement…