Quelles sont les techniques de recouvrement les plus efficaces ?

Dans l’absolu, il n’existe que deux grands types de recouvrement ; le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire. Et plus qu’une technique particulière garantissant le succès dans l’exercice, il est plus question de management de la procédure de recouvrement, du premier constat de retard à l’ultime étape éventuelle du recouvrement contentieux.

Comment faire pour garantir un recouvrement efficace ?

Pour garantir un recouvrement efficace, il n’est pas que question de techniques particulières, mais bien d’accompagnement du dossier litigieux du début à la fin des procédures. Dans la majeure partie des cas, la procédure amiable suffit à recouvrer les fonds… Si elle est parfaitement maîtrisée. Malheureusement, c’est souvent là les dossiers se perdent. Deux faits parlent d’eux-mêmes ;

  • Près d’un quart des défaillances d’entreprises est du à des défauts de paiements ;
  • Plus le temps passe et plus la créance sera difficile à recouvrer. Le risque est multiplié par 6 au bout d’un mois de retard de paiement.

La meilleure technique pour se garantir au moins un partiel recouvrement des fonds est donc d’agir le plus tôt possible. Beaucoup d’entreprises laissent échapper du temps au début des procédures, pensant pouvoir régler le problème elles-mêmes ou étant persuadées que le temps arrangerait les choses. C’est là que se situe la plus grande erreur. La sincère bonne foi d’un débiteur ne remplit pas la trésorerie.

Les étapes pour réussir un recouvrement

Un recouvrement de créances est un processus parfois long, mais qui peut vite trouver un terme positif pour peu qu’il soit parfaitement maîtrisé et débuté au plus tôt. Sans surprise donc, la première étape d’un recouvrement, c’est l’absence de recouvrement grâce à une bonne anticipation. Soignez vos CGV et faites-y apparaître directement quelques détails importants dans le cadre d’un éventuel litige ;

  • Appliquez un délai de contestation limité ;
  • Nommez le tribunal compétent en cas de défaut de paiement ;
  • Citez le droit applicable ;
  • Ajoutez une clause relative à l’application des pénalités de retard ;
  • Inscrivez une clause de droit de propriété sur le produit objet du contrat ;
  • Et toute autre chose permettant de faciliter le recouvrement éventuel.

Plus vous serez verrouillés au niveau de vos conditions générales de ventes, plus vous éviterez de perdre du temps et de l’énergie dans le recouvrement amiable puis éventuellement judiciaire.

Outre le fait de limiter au maximum les possibilités de contestation de la facture par votre client, il est impératif que vous connaissiez bien votre client. La convention d’ouverture de compte permet justement de renseigner tous les champs relatifs à l’identité du client et à son assise financière. Recoupez ces informations avec les informations légales disponibles. Nombreux sont encore ceux qui pensent qu’ne telle entrée en matière pourrait nuire à une relation commerciale durable. Au contraire, une fois ces questions administratives passées, tout est très clair entre les deux parties et la relation ne porte plus que sur le cœur de métier.

Maintenir le dialogue et faire collaborer toute l’entreprise

Il existe des moyens simples pour prévenir d’un litige éventuel ;

  • Appeler le client pour connaître son avis sur la prestation ou sur le produit après utilisation ;
  • Lui adresser un récapitulatif des factures avant l’échéance ;
  • Vérifier avec lui que tout s’est bien déroulé, qu’aucune contrariété ne saurait venir troubler le règlement en temps et en heure des factures…

Non seulement ces techniques permettent de s’assurer du bon règlement du client, mais de surcroît, elles permettent d’anticiper les erreurs éventuelles de comptabilité, d’obtenir un feedback sur le service commercial de l’entreprise et de pérenniser la relation client.

D’autre part, il est important que tous les services de l’entreprise collaborent à la récupération de la créance. Notamment le service commercial, sur le terrain, qui peut s’enquérir des raisons d’un retard ou même se trouver exceptionnellement à collecter les fonds.

De l’importance des bons outils et du bon conseil professionnel

Pour gérer tout cela, il est nécessaire de jouir d’une organisation sans faille. Les outils informatiques prennent donc une place prépondérante dans les démarches visant à recouvrer les fonds. Un logiciel prenant en charge, partiellement ou totalement, la gestion du poste client est un plus. Ses avantages sont nombreux ;

  • Il permet la consultation en temps réel d’un dossier, depuis son ouverture de compte à sa dernière facture en cours ;
  • Il est adaptable à chaque secteur d’activité, à chaque entreprise, et à chaque niveau d’autorisation. Ainsi, le service commercial peut savoir si le client qu’il va visiter est en règle dans ses paiements, s’il a bien été livré, etc ;
  • Il permet l’automatisation des tâches et peut donc adresser les premières lances dès les premiers jours de constatation du défaut de paiement ;
  • Intuitif, il facilite la lecture des dossiers en fonction des critères et paramètres adaptables à chaque fonctionnement interne…

Mais l’outil ne peut rien de plus sans les conseils avisés d’un agent de recouvrement dédié à l’entreprise, celui capable de mettre en place les protocoles efficaces pour une solution de recouvrement efficiente. Vous l’avez compris, la meilleure technique de recouvrement n’est pas forcément l’assignation en justice, mais l’anticipation, le dialogue et l’optimisation de la gestion du poste client.

Dans quelles situations faut-il privilégier le recouvrement amiable ?

Lancer une procédure de recouvrement est une chose que personne n’aime faire. Outre la procédure en elle-même, souvent longue, énergivore et administrativement fastidieuse, ce sont ses conséquences, directes et indirectes qui sont à déplorer ; augmentation du stress, dégradation de la relation commerciale, perte de ressources humaines appelées à traiter le dossier, frais engagés… En bref, si la procédure est indispensable pour recouvrer ses fonds, il faut toujours privilégier le règlement amiable du litige.

Pourquoi privilégiez la procédure amiable ?

La procédure de recouvrement amiable est une période durant la quelle les contacts entre le créancier et le débiteur existent toujours. Il est donc toujours possible de négocier, d’obtenir un étalement de la dette, même sur une longue période et surtout de ne pas nuire aux relations commerciales existantes. Au final, quel que soit le type de contrat qui lie le créancier à son débiteur, y compris un contrat de bail, la procédure amiable permet un règlement en douceur, plus compréhensif avec un débiteur peut-être seulement dans une mauvaise passe. Toutes les sociétés de recouvrement vous le diront, rien ne remplace un dialogue franc et sincère.

D’autre part, quand on connaît les complications, à tous les niveaux, qu’engendre une procédure de recouvrement judiciaire, il est préférable d’user de toutes les ressources disponibles lors d’un recouvrement amiable. Pour deux raisons principales ;

  • D’abord, dans le but d’éviter les frais et les durées de procédure lors d’un contentieux ;
  • Enfin, de façon à être certain qu’une procédure contentieux soit bien reçue auprès des tribunaux, l’emploi de tous les recours amiables n’ayant rien donné.

Le double objectif d’une procédure amiable

En effet, si une procédure amiable a pour but premier de recouvrer les fonds qui sont dus, elle s’inscrit aussi dans le cadre d’une procédure potentiellement plus longue, incluant un contentieux. Dans ce cadre, il est préférable d’avoir parfaitement rempli toutes les obligations préalables au risque de voir sa requête rejetée auprès du tribunal d’instance et de perdre absolument tout. La procédure amiable doit donc user d’un maximum de recours et se passer dans les règles de l’art. Auprès d’un tribunal, la bonne foi du demandeur est souvent aussi importante que le contrat en lui-même.

Malgré tout, on sait que le langage hermétique juridique employé dès la procédure amiable n’est pas forcément maîtrisé de tout le monde. Et c’est peu dire. L’idéal est donc de faire appel à un cabinet de recouvrement. En effet, si une dette est toujours due pendant les 10 années après l’émission de la facture (5 ans pour les loyers), plus tôt les actions sont menées, plus vous avez de chances de recouvrer vos fonds. Et qui mieux qu’n agent de recouvrement spécialisé peut vous aider dans pareille tâche, très spécifique au demeurant ? De surcroît, si la procédure amiable devait ne pas aboutir, vous êtes malgré tout certains que la procédure a suivi les règles. Vous engagez donc la procédure judiciaire sous les meilleurs auspices.

les outils de la procédure de recouvrement amiable

‘Procédure de recouvrement amiable’ ne signifie pas pour autant que vous allez payer le café à votre débiteur tous les matins pour vous assurer de sa sympathie et espérer ainsi qu’il vous règle au plus vite. Quoique, la sympathie et l’empathie ont certainement réglé bien plus de problèmes dans le monde que la menace. Mais encore faut-il que votre débiteur dispose des mêmes sentiments à votre égard… D’autant qu’il se permet de jouer avec votre argent, synonyme parfois de votre simple survie. De fait, une procédure amiable comprend donc des outils ayant pour but d’inciter fortement votre débiteur à vous régler ce qu’il vous doit dans les plus brefs délais.

Les relances téléphoniques, postales ou e-postales sont de ces outils permettant de rappeler son débiteur à notre bon souvenir. L’avantage du recouvrement amiable, c’est qu’il peut être effectué par un tiers, mandaté par le créancier. Il faut profiter de cette possibilité au plus tôt au risque de voir justement le risque grandir. Un huissier de justice ou une société de recouvrement sont tout à fait habilités à recouvrer des fonds en votre nom. Autre outil vraiment efficace, les logiciels de relances, ou, mieux encore, les logiciels prenant en charge toute la gestion du poste client. En automatisant certaines tâches, vous vous assurez de leur effectivité sans avoir à y penser. Ce type de logiciel adossé à l’accompagnement d’un agent de recouvrement dédié peut régler bien des problèmes, et éviter à de nombreuses situations de contentieux de s’envenimer. Dans les faits, donc, la procédure de recouvrement amiable est à privilégier dans tous les cas.

Quelles sont les étapes du recouvrement amiable ?

Avant de vous lancer dans des procédures judiciaires coûteuses, êtes-vous certains d’avoir mené à bien la procédure de recouvrement amiable ?  Attention. Amiable ne signifie pas « en toute amitié » (ou alors avec beaucoup d’ironie…), mais pourrait vouloir dire « avant que le tribunal ne s’en mêle ». De surcroît, un recouvrement amiable n’est pas obligatoirement effectué par le créancier lui-même. Une société de recouvrement, voire des huissiers peuvent déjà intervenir.

Comment définir le recouvrement amiable ?

Dès lors que vous constatez un défaut de paiement de la part de l’un de vos clients, vous faites le nécessaire pour le relancer. Vous l’appelez, lui adressez des mails, des courriers et vous cherchez avant tout à recouvrer les sommes dues par contrat. La facture est un contrat, signé des deux parties. A moins que vous n’ayez le loisir de posséder un service de recouvrement interne, c’est bien souvent votre service comptabilité qui devra s’acquitter de la tâche. Cette phase-là est généralement qualifiée de précontentieuse. Disons que les échanges restent encore cordiaux et que la relation client n’est pas encore détériorée. Dans l’idéal, cette phase doit être la plus courte possible ;

  • Soit parce que vous avez pu obtenir rapidement gain de cause après discussion et négociation sur des délais ;
  • Soit parce que vous avez décidé de transférer le litige à votre partenaire spécialisé ; une agence de recouvrement.

A compter de ce moment, vous déléguez votre recouvrement à un spécialiste qui saura mettre en place la procédure amiable de manière professionnelle, écrite, scénarisée, de façon à obtenir de meilleures rentabilités et de meilleurs délais sur les paiements. Certaines des actions que mettra en place l’agence peuvent ressembler à ce que vous avez déjà fait (courriers, mails, appels téléphoniques…), mais ici, l’ensemble est scénarisé. La pression monte au fur et à mesure que les messages se font plus pressants. Somme toute, le recouvrement amiable consiste à recouvre les sommes dues par vos clients quand ils sont en retard de paiement sur leurs factures. Vous pouvez le faire vous-même. Mais si l’on distingue le pré-contentieux et l’amiable, c’est bien qu’il existe une différence entre les deux ; pas forcément dans le type d’actions, mais dans le savoir-faire, dans le scénario et dans le déroulement chronologique.

Quelles actions mettre en place lors d’un recouvrement amiable ?

Quoiqu’il en soit, les actions mises en place pour un recouvrement amiable sont généralement les suivants ;

  • Appels téléphoniques ;
  • Mails, sms ;
  • Courriers ;
  • Visites au domicile ;
  • Courrier recommandé avec mise en demeure ou sommation de payer.

La procédure mise en place est étudiée en fonction e chaque client et de chaque créance. Le scénario comprend donc les différentes actions mentionnées ci-dessus. L’agence de recouvrement prend directement contact avec le débiteur et déroule le plan qui doit lui permettre de recouvrer les fonds pour votre compte. Il y a toujours une montée crescendo. Et les moyens sont souvent couplés (mails + sms + téléphone), de façon à exclure toute possibilité « d’oubli » de la part du débiteur. Ensuite, un huissier mandaté par l’agence de recouvrement peut passer au domicile du débiteur et lui rappeler ses dettes. En dernier recours de procédure amiable, le courrier recommandé avec accusé de réception de mise en demeure de payer clôture le chapitre recouvrement amiable. Si le courrier recommandé ne donne pas les suites espérées, il faudra alors demander un titre exécutoire. On entre désormais dans le recouvrement judiciaire. L’intervention de l’huissier de justice peut donc tout à fait trouver sa place dans un recouvrement amiable.

Les avantages de l’agence de recouvrement

Bien sûr, une procédure amiable peut se jouer entièrement en interne. Malheureusement, les non professionnels du recouvrement obtiennent trop souvent des résultats bien en deçà de leurs attentes. Outre la parfaite maîtrise de la procédure et des éléments juridiques d’un dossier, une agence de recouvrement possède des avantages ;

  • Elle offre un interlocuteur unique à l’entreprise, ayant une bonne connaissance du secteur d’activité et du type de clientèle ;
  • Elle assure un recouvrement amiable huissier de justice, partenaires de son agence ;
  • Elle s’engage sur la performance de ses actions ;
  • Elle se rémunère exclusivement au résultat ;
  • Elle dispose et met à disposition des outils de suivi des dossiers en temps réel…

Devant la hausse annuelle des impayés, déplorée par les entreprises, la solution la plus proactive consiste donc à éliminer au plus vite la phase de pré-contentieux pour déléguer ses opérations de recouvrement à une société de recouvrement. Un gain de quelques semaines sur un retard de paiement a un réel impact sur la trésorerie de l’entreprise. La phase de recouvrement amiable ne peut donc pas se faire n’importe comment…