Enquête civile : pourquoi rechercher la nouvelle adresse d’un débiteur ?

Comment recouvrer les sommes dues par un débiteur quand ce dernier est parti sans laisser sa nouvelle adresse ? La recherche des coordonnées d’un débiteur est primordiale. Sans adresse physique, pas de procédure. Sans procédure, pas de recouvrement. Et il existe différentes façons de retrouver un débiteur indélicat.

Pourquoi l’adresse du débiteur est-elle importante ?

Sans l’adresse de votre débiteur, vous ne pourrez entamer aucune action contre lui. Il ne peut recevoir aucun courrier, aucun mail et vous n’avez aucun moyen de pression sur lui. Pire, comment déposer une requête près le tribunal sans l’adresse de la personne incriminée ? La loi oblige à signifier l’assignation à comparaître à votre adversaire par voie d’huissier de justice. Mais comment ce dernier pourrait-il transmettre l’assignation sans la bonne adresse ? Les courriers reviennent à l’envoyeur, la procédure est bloquée et les fonds deviennent irrécouvrables. Pour autant, il existe différents moyens, dont disposent notamment les huissiers de justice depuis 2010, pour retrouver un débiteur exilé.

Les huissiers de justice ont accès aux parties communes des immeubles et peuvent donc glisser les différents courriers et autres documents dans la bonne boîte aux lettres. Mais, mieux encore, ils ont un accès direct au fichier bancaire et ont désormais le droit d’obliger les différents services de l’état (préfecture, CAF, services sociaux ou fiscaux…) et les autres entreprises privées à délivrer l’adresse du débiteur recherché. Une agence de recouvrement qui travaille en partenariat avec des huissiers sur tout le territoire peut donc activer son réseau pour retrouver un débiteur mystérieusement disparu. Ces dispositions légales dont jouissent les huissiers sont valables depuis 2010 et permettent de désengorger les services du procureur de la république et de gagner beaucoup de temps dans la recherche des débiteurs.

L’enquête civile, où quand l’agent de recouvrement fait place au détective privé

Mais dans certains cas, les débiteurs restent très difficiles à trouver. Si le secret professionnel n’est plus automatiquement recevable de la part des différents services de l’état et des banques, ce n’est pas pour autant que le débiteur en question y est fiché. Pour le trouver, il devient donc indispensable de procéder à une véritable enquête, croisant les sources, afin de retrouver le fuyard. En somme, l’agence de recouvrement se mue en agence de détective privé et joue des mêmes ficelles que les policiers pour parvenir à ses fins ; retrouver l’indélicat poseur de factures impayées.

Une fois retrouvé, la procédure de recouvrement de dettes peut suivre son cours. Le recouvrement judiciaire est effectué dans les bonnes conditions et le débiteur peut être poursuivi jusqu’à règlement des factures ou des loyers impayés. Bien entendu, l’agence de recouvrement en charge de l’enquête devra élaborer un plan sur mesure, adapté à chaque cas. Le nombre de débiteurs partis sans laisser de trace n’est pas aussi rare qu’on pourrait le penser. L’enquête civile est donc un outil assez utilisé.

Comment prévenir cette situation ?

S’il arrive que certaines entreprises se retrouvent dans la situation d’un débiteur sans adresse, c’est pour deux raisons principales ;

  • Soit le coup est anticipé et le client attend une grosse commande avant de disparaître des écrans ;
  • Soit son adresse n’est tout simplement pas notée dans le logiciel commercial et le débiteur saisit l’opportunité pour échapper à la créance.

Dans le premier cas, vous avez à faire à un escroc. Et il vous faudra réagir très vite pour retrouver la trace de votre fugitif. Son départ a forcément laissé des traces (carte de crédit, documents administratifs, témoignages et enquêtes auprès de l’entourage…) et tôt ou tard, il sera retrouvé. Le second cas est l’illustration d’une mauvaise gestion du poste client. Avant toute facilité de paiement au moindre client, toutes les coordonnées doivent être rentrées dans sa fiche. On parle de son adresse physique, mais également de ses numéros de téléphone, de ses coordonnées bancaires, etc.

Sans une gestion pointue et sans suivi en temps réel du poste client, il sera impossible de réagir vite. Or, le temps est l’ennemi du recouvrement de créance. L’efficacité se joue dans les premiers moments. Donc, pour se prémunir de ce genre de situation, c’est sur la gestion du poste client qu’il faut agir, en amont. Car une procédure judiciaire à l’encontre d’un débiteur sans adresse, c’est perdre du temps, de l’énergie et sans doute beaucoup d’argent.

L’importance de la traçabilité en recouvrement

S’il est une traçabilité qui se doit d’être scrupuleusement respectée, c’est bien celle permettant de faire vivre sereinement son entreprise. De la première commande aux injonctions pour retards de paiements, la fiche client doit être parfaitement renseignée. Plus que cela encore, ce sont toutes les opérations effectuées qui doivent être suivies à la trace. Notamment en cas de procédure de recouvrement.

Pourquoi une telle traçabilité ?

La traçabilité, c’est l’historique de tous les échanges, de toutes les interactions entre votre entreprise et votre client ;

  • Celle qui vous permet de proposer tout de suite le produit ou le service cohérent en fonction des demandes passées ;
  • Celle capable d’anticiper les prochains volumes et les prochaines échéances de commande de votre client ;
  • Celle suivant les règlements du client, du mode du paiement aux délais habituels ;

Conserver une trace de toutes ces interactions est primordial. Et plus encore dans le cadre d’une procédure de recouvrement. Car non seulement vous savez exactement où vous en êtes dans votre procédure, mais tous ces éléments, échanges mails, téléphoniques ou courriers, peuvent servir en cas de procédure judiciaire. Tous les éléments que vous rassembler, depuis la première commande, depuis la constitution de la  fiche, sont autant d’atouts qui vous permettront sans aucun doute de recouvrer les sommes dues par votre client dans un délai plus bref. 

Mais le tout n’est pas de collecter toutes ces données sans savoir qu’en faire. C’est pourquoi la mise en place d’un logiciel modulaire et adaptable à votre fonctionnement et à votre secteur d’activité est primordial ; pour optimiser au maximum la gestion du poste client. Un cabinet de recouvrement de créances ou une société d’affacturage peuvent facilement vous les installer et vous accompagner. Vous y gagnerez en réactivité le jour d’un incident de paiement. Et chacun sait que plus le temps file, plus les factures sont difficiles à faire payer.

Structure interne ou externalisée ?

Selon que vous soyez adepte ou non de l’affacturage, voire de l’assurance-crédit, vous pouvez choisir l’externalisation plus ou moins complète de la gestion de votre poste client. L’avantage, c’est que vous externalisez aussi les coûts relatifs à cette gestion, pour ne conserver que la stricte relation commerciale. Une façon d’industrialiser le processus de recouvrement tout en étant certain de trouver un modèle adapté à chaque cas, toujours particulier.

Une autre façon de fonctionner peut être le partenariat. La plateforme informatique est installée et vous en assurez la gestion au quotidien, avec le conseil et l’accompagnement d’un interlocuteur unique capable d’orienter les actions le cas échéant. Le Dashboard bien paramétré doit vous permettre une vision holistique de votre relation avec un client donné. Où en sont ses commandes ? Et ses paiements ? Quelle décision prendre pour accélérer les processus ? Quel impact sur les autres fonctions, sur le comportement général du client ? En suivant toutes les interactions en temps réel, vous pouvez non seulement mesure l’impact de vos actions, mais également leur pertinence réelle et ainsi les adapter. Mieux encore, vos propres compétences sont analysées. De cette façon, vous savez si votre personnel a besoin d’une formation spécifique. La traçabilité est aujourd’hui grandement facilitée par les plateformes informatiques complexes, pourtant très simples à manier au quotidien.

Recouvrer ses créances en ligne ?

Certaines plateformes permettent de suivre l’état des procédures de recouvrement en temps réel. Il vous suffit de transmettre vos dossiers impayés à votre agence de recouvrement. Elle se charge ensuite de vous installer l’interface nécessaire et de créer votre espace complètement privé. La nouveauté par rapport aux systèmes passés, c’est que vous n’êtes pas simplement spectateurs. Au sein même de votre espace, vous pouvez donner vos directives, éditer vos notes, créer vos reporting, en plus de suivre l’état de performance et de consulter les états des procédures de recouvrement. Tout est noté, analysé, interactif, facilement visible, intuitif, modulable… En bref, vous vous assurez de ne jamais perdre l’argent que vous doit votre client des yeux. Vous savez où vous en êtes à chaque instant. Ce qui peut aussi détendre vos relations avec votre banque. Ces dernières ont toujours  tendance à se crisper un peu lorsque la trésorerie perd en fluidité à cause d’impayés. D’ailleurs, rien ne vous interdit de laisser un accès direct, mais limité, à votre conseiller bancaire. De cette façon, il visualise lui-même et directement l’état d’avancement des différentes procédures. Si même votre banquier est rassurée, alors…

En quoi consiste la recherche d’actifs ?

La recherche d’actifs est un élément important d’une procédure de recouvrement. En effet, avant e vous lancer dans une procédure qui peut s’avérer longue et coûteuse, il est préférable de vous renseigner sur votre débiteur, sur ses capacités financières par exemple. Inutile de dépenser autant d’énergie si c’est pour parvenir à un titre exécutoire obtenu à l’encontre d’un débiteur insolvable. Ne pas dépenser d’argent pour une cause perdue, c’est déjà en gagner…

Quand utilise-t-on la recherche d’actifs ?

Procéder à une recherche d’actifs, c’est un peu faire le travail d’un détective privé dans le but d’obtenir des informations susceptibles d’éclairer notre lanterne quant aux décisions à prendre par la suite. En règle générale, on trouve trois principaux cas d’utilisation de la recherche d’actifs ;

  • Après l’obtention d’un jugement contre une personne, morale ou physique ;
  • Dans le cadre d’une transaction d’affaire, afin de se renseigner sur les capacités financières et l’historique des crédits l’autre partie ;
  • Dans le cadre d’une procédure de recouvrement afin d’étudier la solvabilité du débiteur.

Il s’agit d’une véritable enquête visant à dérouler l’historique financier de la personne ou de l’entreprise visée. Où en sont ses encours, quel est l’historique de ses crédits, qui sont ses créanciers ? En outre, la recherche d’actifs permet de faire le point sur le patrimoine de la partie visée par l’enquête. Possède-t-il des biens immobiliers, des biens mobiliers de valeurs, comment se comportent se comptes bancaires ? Autant de question auxquelles la recherche d’actifs se met en quête de répondre. Dans certains cas, l’enquête peut même révéler des antécédents judiciaires.

;Pourquoi faire une recherche d’actifs ?

Sun Tzu appuie toujours son discours sur l’importance de bien connaître son ennemi, de respirer comme lui, de penser comme lui pour pouvoir anticiper ses moindres faits et gestes. Certes, on pourra objecter qu’une procédure de recouvrement reste assez éloignée de l’art de la guerre. Toutefois, bien connaître son adversaire est une aide non négligeable à la décision. Si le client s’avère non solvable, inutile de dépenser de l’argent et de l’énergie. Au contraire, s’il jouit d’un beau patrimoine, des mesures conservatoires peuvent être prises rapidement, afin de garantir le paiement à terme. Pire, si l’enquête relève des antécédents judiciaire, il sera possible de jouer sur la récidive auprès du juge, permettant sans doute d’obtenir plus facilement un titre exécutoire. La recherche d’actifs est un outil vous donnant une longueur d’avance. Dans le cas de litiges prononcés, il se révèle hautement efficace, notamment si vous devez recourir à une procédure judiciaire. La recherche d’actifs peut vous permettre d’opter pour la solution de recouvrement idoine dans chaque cas. Vous économisez ainsi du temps, de l’énergie et de l’argent.

A quel moment de la procédure intervient généralement la recherche d’actifs ?

Dans l’absolu, elle peut intervenir dès le début, ou en amont d’une procédure judiciaire. Le but étant de connaître les actifs réels de la partie adverse. Demander une saisie conservatoire sur un bien qui ne lui appartiendrait pas serait une erreur stratégique. Il faut savoir exactement sur quoi cibler notre requête. De fait, la recherche d’actifs intervient donc souvent entre l’obtention du titre exécutoire et la mise en place des procédures d’exécution. Que saisir ? Comment ? Et pour quelles raisons ?

La recherche d’actifs ne se limite donc pas à une simple liste plus ou moins exhaustive du patrimoine et des comptes bancaires de la partie adverse. Il s’agit d’une enquête minutieuse, pointilleuse, une investigation tant humaine que financière, permettant de rassembler toutes les informations qui seront utiles aux procédures exécutoires. Dans les faits, les recherches d’actifs font partie de l’arsenal d’outils que maîtrisent les cabinets de recouvrement ou les sociétés d’affacturage. Au sein d’une entreprise, il est rare de consacrer un service entier à la recherche d’actifs. Mais même si certains détectives privés s’en sont également fait une spécialité, l’expertise en matière financière d’un agent de recouvrement et les filières de renseignement auxquelles il a accès, font de lui le meilleur conseil possible. D’autant qu’il sait intégrer la recherche d’actifs au sein de son protocole global, de sa stratégie de recouvrement.

Quel est le coût du recouvrement ?

Quand intervient la procédure de recouvrement, qu’elle soit amiable ou judiciaire, il est toujours important d’en mesurer le coût. Car, c’est un fait, un recouvrement de dette coûte de l’argent. Que l’entreprise décide de poursuivre, seule, les payeurs indélicats, ou qu’elle fasse appel à un cabinet de recouvrement. Même dans le premier cas, le temps consacré par le service comptabilité aux diverses relances, les appels téléphoniques et autres courriers, recommandés ou non ; tout peut être chiffré. La bonne question c’est : pour quel retour ? Car le coût réel d’un recouvrement ne peut se calculer qu’en fonction des sommes recouvrées.

Recouvrement amiable ou recouvrement judiciaire ?

Les frais inhérents à un recouvrement amiable ne sont pas très élevés. Le coût est généralement estimé entre 10 et 20 €. Mais le coût réel est bien supérieur ;

  • Les temps passé à relancer les mauvais payeurs ;
  • Le stress généré par la situation ;
  • La probable dégradation des relations commerciales ;
  • La perte de souplesse de la trésorerie…

Un recouvrement contentieux, quant à lui, s’avère bien plus onéreux. Selon la procédure choisie, il existera toujours des timbres fiscaux, les frais de greffe, les frais d’huissier, voire, les frais d’avocats. Et devant la montagne de frais et la longueur effective des procédures, de nombreuses entreprises abandonnent. Surtout pour des petites sommes. L’idéal est donc d’intervenir au plus vite, avant même que les recours amiables soient épuisés. Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire n’ont aucune commune mesure en matière de frais.

Un recouvrement contentieux, quant à lui, s’avère bien plus onéreux. Selon la procédure choisie, il existera toujours des timbres fiscaux, les frais de greffe, les frais d’huissier, voire, les frais d’avocats. Et devant la montagne de frais et la longueur effective des procédures, de nombreuses entreprises abandonnent. Surtout pour des petites sommes. L’idéal est donc d’intervenir au plus vite, avant même que les recours amiables soient épuisés. Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire n’ont aucune commune mesure en matière de frais.

Le choix d’une agence de recouvrement

Faire le choix d’un cabinet de recouvrement assure quelques avantages, à commencer par le taux de recouvrement, forcément bien plus élevé que celui du service comptable de l’entreprise. Ici, les agents sont des professionnels. Ils maîtrisent tous les outils et toutes les procédures légales permettant un recouvrement rapide. Autre avantage, et non des moindres, les coûts de gestion en interne des dossiers litigieux descend drastiquement. Le service comptable peut réellement faire ce pour quoi il est compétent, et dans une ambiance bien plus sereine. Enfin, les dirigeants de l’entreprise eux-mêmes respirent mieux, et peuvent consacrer leur temps effectif à d’autres questions concernant la vie ou le développement de l’entreprise. Sans compter qu’en délégant la question du recouvrement, la relation commerciale se trouve préservée.

Calculer le coût d’un recouvrement

Pour faire simple et court, un cabinet de recouvrement émarge généralement entre 7 et 15 % de taux de commission sur les sommes recouvrées. D’aucuns au sein des entreprises jugent sans doute le prix trop élevé. Mais dans la mesure où la commission s’applique sur le résultat seul, le risque est inexistant pour l’entreprise. Il est toujours préférable de récupérer 85 % de quelque chose que 100 % de rien du tout. Ça tombe sous le sens. D’autant que le calcul du coût d’un recouvrement intègre les sommes non recouvrées. Admettons qu’une entreprise ait un encours de 20 000 € à recouvrer. Seule, elle parviendra sans doute à récupérer 5 000 €. Ce qui lui laissera un coût de 15 000 €. Avec une agence de recouvrement, on peut logiquement espérer que le résultat sera bien meilleur, même si cette dernière facture des honoraires à 15 %.

Dans les faits, une agence de recouvrement va commencer par écouter et analyser tous les dossiers, avant d’estimer le pourcentage de la somme globale recouvrable. Pour reprendre notre exemple, puisqu’elle dispose du savoir-faire, des outils et des connaissances juridiques pointues nécessaires à la réussite de sa mission, elle peut estimer qu’elle parviendra à recouvrer 14 000 € sur la globalité. Le coût du recouvrement pour l’entreprise est donc de : 20 000 (encours à recouvrer) – 14 000 (somme brute recouvrée) + (15% x 14 000 (commission)) = 8 100 €. A comparer avec les 15 000 € évoqués plus haut. Bien entendu, les chiffres employés ici sont empiriques. Mais avant toute opération de recouvrement, ce calcul est indispensable ; une fois le recouvrement effectué, quel aura été le coût global, pertes comprises. L’entreprise doit donc évaluer sa capacité à recouvrer elle-même les sommes en déshérences et la comparer avec l’offre d’un cabinet de recouvrement. Certes les coûts ne sont pas les mêmes. Mais les résultats non plus. Et mieux encore, l’action du cabinet de recouvrement peut intervenir plus tôt dans la gestion du poste client, afin d’éviter les impayés trop nombreux. Faites l’expérience, et comparez deux exercices comptables. L’un sans l’aide de spécialistes du recouvrement. L’autre avec un partenariat engagé. Les résultats sont parlants, surtout dans un contexte de crise.

Dans quelles situations recourir au recouvrement judiciaire ?

Un recouvrement judiciaire ne peut s’improviser. Il doit faire partie d’une procédure plus large débutant par un recouvrement amiable. Dans les faits, c’est justement quand la procédure de recouvrement amiable s’est révélée infructueuse que le recouvrement judiciaire prend le relais. Mais attention. La procédure est longue, souvent coûteuse et parfois aléatoire.

Le déroulé d’une procédure de recouvrement

Lorsque vous devez faire face à un impayé, vous relancez votre client par vos propres moyens. Du moins dans un premier temps. Sans succès ou lassé des promesses non tenues de vos débiteurs, vous en venez à une procédure de recouvrement amiable. Et puis, si votre débiteur ne venait toujours pas à régler ses dettes envers votre entreprise, vous devriez en passer par la procédure judiciaire. En somme, la procédure de recouvrement judiciaire ne peut intervenir qu’une fois tous les recours en recouvrement amiable épuisés. Il ne s’agit pas d’une obligation toutefois. Mais l’obtention d’un titre exécutoire auprès d’un tribunal compétent semble beaucoup plus sûre avec un dossier solide, présentant déjà toutes les actions amiables mises en place, sans résultat.

En résumé, et puisque tous vos efforts amiables pour recouvrer les sommes qui vous sont dues n’ont donné aucun résultat, vous pouvez dès lors obtenir de la part d’un juge une condamnation de votre débiteur à vous régler. Ce titre exécutoire entraîne de nouvelles formes d’actions pouvant aller jusqu’à la saisie des biens mobiliers et immobiliers en juste règlement de la dette.

Les situations qui entraînent le recouvrement judiciaire

Il existe deux grands cas pour lesquels le recouvrement judiciaire est utilisé ;

  • Tous les débiteurs n’ayant montré aucun signe de leur volonté à régler durant la procédure de recouvrement amiable ;
  •  Les débiteurs contestant le montant de la facture ou le produit ou service inhérent, auquel cas, seul un tribunal peut trancher.

Dans les deux cas, vous devrez montrer au tribunal que tous les protocoles ont bien été respectés. Vous devrez apporter la preuve du bien fondé de votre demande et démontrer que vous avez au préalable effectué toutes les démarches de conciliation et/ou de négociation avec votre adversaire, sans que celles-ci ne puisent aboutir à un règlement de la dette. Si le tribunal juge en votre faveur, vous pourrez alors déployer un arsenal de mesures vous permettant de recouvre vos fonds. Attention toutefois. Un jugement du tribunal, tout titre exécutoire qu’il soit, ne donne pas le droit d’agir n’importe comment. Toutes les procédures sont strictement encadrées par la loi. Et si ces procédures sont longues (et donc coûteuses), c’est qu’il s’agit également d’éviter les atteintes aux biens des personnes.

Les différentes méthodes de recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire (ou recouvrement contentieux) permet de mettre en place plusieurs actions, avec un mode opératoire parfois différent. Dans les faits, tout dépend de la stratégie la plus adaptée en réponse à la personnalité du débiteur, aux biens qu’il possède et au montant de la somme à recouvrer. La loi prévoit trois types d’actions judiciaires ;

  • L’injonction de payer. La moins coûteuse, car elle n’oblige pas à la présence d’un avocat, ni même à celle du débiteur lors de l’audience au tribunal. Mais cette procédure est strictement réservée aux obligations contractuelles. Le juge décide de forcer le débiteur à régler la somme afin de respecter le contrat qu’il a lui-même signé.
  • Le référé provision. Cette procédure peut prendre un mois seulement. Dans le principe, le juge décide d’un montant que le débiteur indélicat doit verser. Si, dans le mois suivant, le débiteur ne contredit pas l’assignation, le titre exécutoire s’applique et le débiteur ne peut que s’exécuter. L’avantage, c’est qu’il est possible d’y intégrer des pénalités. L’inconvénient, c’est que la procédure est plus chère. L’intervention d’un avocat est indispensable. De même que celle d’un huissier pour rédiger l’assignation.
  • L’assignation au fonds. Ici, il s’agit ni plus ni moins que d’un débat contradictoire devant un tribunal. C’est en général lors de ces procès que l’on trouve le cas des débiteurs contestant la facture, le produit livré ou le service rendu par l’entreprise l’assignant. Le jugement rendu par le tribunal devient titre exécutoire. Mais il y a toujours possibilité d’un appel, de l’une ou de l’autre des parties, en cas d’insatisfaction. Cette procédure est la plus longue et la plus coûteuse. Les renvois sont fréquents et en cas d’appel, n’escomptez pas revoir vos fonds avant quelques années.

Si votre client est une entreprise, le tribunal peut ordonner un redressement judiciaire à l’entreprise débitrice. En règle générale, le spectre du RJ ne laisse pas de glace et le remboursement des sommes dues se fait rapidement. Attention à vous si votre client est déjà en redressement judiciaire avant que vous ne réclamiez votre du. Vous risquez de ne jamais en voir la couleur. Néanmoins, même dans ces conditions, il peut exister des mesures efficaces. Mais seule une agence de recouvrement (ou un huissier) saura trouver les arguments et la méthodologie idoines pour vous permettre d’obtenir gain de cause en toute légalité.

Quelles sont les techniques de recouvrement les plus efficaces ?

Dans l’absolu, il n’existe que deux grands types de recouvrement ; le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire. Et plus qu’une technique particulière garantissant le succès dans l’exercice, il est plus question de management de la procédure de recouvrement, du premier constat de retard à l’ultime étape éventuelle du recouvrement contentieux.

Comment faire pour garantir un recouvrement efficace ?

Pour garantir un recouvrement efficace, il n’est pas que question de techniques particulières, mais bien d’accompagnement du dossier litigieux du début à la fin des procédures. Dans la majeure partie des cas, la procédure amiable suffit à recouvrer les fonds… Si elle est parfaitement maîtrisée. Malheureusement, c’est souvent là les dossiers se perdent. Deux faits parlent d’eux-mêmes ;

  • Près d’un quart des défaillances d’entreprises est du à des défauts de paiements ;
  • Plus le temps passe et plus la créance sera difficile à recouvrer. Le risque est multiplié par 6 au bout d’un mois de retard de paiement.

La meilleure technique pour se garantir au moins un partiel recouvrement des fonds est donc d’agir le plus tôt possible. Beaucoup d’entreprises laissent échapper du temps au début des procédures, pensant pouvoir régler le problème elles-mêmes ou étant persuadées que le temps arrangerait les choses. C’est là que se situe la plus grande erreur. La sincère bonne foi d’un débiteur ne remplit pas la trésorerie.

Les étapes pour réussir un recouvrement

Un recouvrement de créances est un processus parfois long, mais qui peut vite trouver un terme positif pour peu qu’il soit parfaitement maîtrisé et débuté au plus tôt. Sans surprise donc, la première étape d’un recouvrement, c’est l’absence de recouvrement grâce à une bonne anticipation. Soignez vos CGV et faites-y apparaître directement quelques détails importants dans le cadre d’un éventuel litige ;

  • Appliquez un délai de contestation limité ;
  • Nommez le tribunal compétent en cas de défaut de paiement ;
  • Citez le droit applicable ;
  • Ajoutez une clause relative à l’application des pénalités de retard ;
  • Inscrivez une clause de droit de propriété sur le produit objet du contrat ;
  • Et toute autre chose permettant de faciliter le recouvrement éventuel.

Plus vous serez verrouillés au niveau de vos conditions générales de ventes, plus vous éviterez de perdre du temps et de l’énergie dans le recouvrement amiable puis éventuellement judiciaire.

Outre le fait de limiter au maximum les possibilités de contestation de la facture par votre client, il est impératif que vous connaissiez bien votre client. La convention d’ouverture de compte permet justement de renseigner tous les champs relatifs à l’identité du client et à son assise financière. Recoupez ces informations avec les informations légales disponibles. Nombreux sont encore ceux qui pensent qu’ne telle entrée en matière pourrait nuire à une relation commerciale durable. Au contraire, une fois ces questions administratives passées, tout est très clair entre les deux parties et la relation ne porte plus que sur le cœur de métier.

Maintenir le dialogue et faire collaborer toute l’entreprise

Il existe des moyens simples pour prévenir d’un litige éventuel ;

  • Appeler le client pour connaître son avis sur la prestation ou sur le produit après utilisation ;
  • Lui adresser un récapitulatif des factures avant l’échéance ;
  • Vérifier avec lui que tout s’est bien déroulé, qu’aucune contrariété ne saurait venir troubler le règlement en temps et en heure des factures…

Non seulement ces techniques permettent de s’assurer du bon règlement du client, mais de surcroît, elles permettent d’anticiper les erreurs éventuelles de comptabilité, d’obtenir un feedback sur le service commercial de l’entreprise et de pérenniser la relation client.

D’autre part, il est important que tous les services de l’entreprise collaborent à la récupération de la créance. Notamment le service commercial, sur le terrain, qui peut s’enquérir des raisons d’un retard ou même se trouver exceptionnellement à collecter les fonds.

De l’importance des bons outils et du bon conseil professionnel

Pour gérer tout cela, il est nécessaire de jouir d’une organisation sans faille. Les outils informatiques prennent donc une place prépondérante dans les démarches visant à recouvrer les fonds. Un logiciel prenant en charge, partiellement ou totalement, la gestion du poste client est un plus. Ses avantages sont nombreux ;

  • Il permet la consultation en temps réel d’un dossier, depuis son ouverture de compte à sa dernière facture en cours ;
  • Il est adaptable à chaque secteur d’activité, à chaque entreprise, et à chaque niveau d’autorisation. Ainsi, le service commercial peut savoir si le client qu’il va visiter est en règle dans ses paiements, s’il a bien été livré, etc ;
  • Il permet l’automatisation des tâches et peut donc adresser les premières lances dès les premiers jours de constatation du défaut de paiement ;
  • Intuitif, il facilite la lecture des dossiers en fonction des critères et paramètres adaptables à chaque fonctionnement interne…

Mais l’outil ne peut rien de plus sans les conseils avisés d’un agent de recouvrement dédié à l’entreprise, celui capable de mettre en place les protocoles efficaces pour une solution de recouvrement efficiente. Vous l’avez compris, la meilleure technique de recouvrement n’est pas forcément l’assignation en justice, mais l’anticipation, le dialogue et l’optimisation de la gestion du poste client.

Dans quelles situations faut-il privilégier le recouvrement amiable ?

Lancer une procédure de recouvrement est une chose que personne n’aime faire. Outre la procédure en elle-même, souvent longue, énergivore et administrativement fastidieuse, ce sont ses conséquences, directes et indirectes qui sont à déplorer ; augmentation du stress, dégradation de la relation commerciale, perte de ressources humaines appelées à traiter le dossier, frais engagés… En bref, si la procédure est indispensable pour recouvrer ses fonds, il faut toujours privilégier le règlement amiable du litige.

Pourquoi privilégiez la procédure amiable ?

La procédure de recouvrement amiable est une période durant la quelle les contacts entre le créancier et le débiteur existent toujours. Il est donc toujours possible de négocier, d’obtenir un étalement de la dette, même sur une longue période et surtout de ne pas nuire aux relations commerciales existantes. Au final, quel que soit le type de contrat qui lie le créancier à son débiteur, y compris un contrat de bail, la procédure amiable permet un règlement en douceur, plus compréhensif avec un débiteur peut-être seulement dans une mauvaise passe. Toutes les sociétés de recouvrement vous le diront, rien ne remplace un dialogue franc et sincère.

D’autre part, quand on connaît les complications, à tous les niveaux, qu’engendre une procédure de recouvrement judiciaire, il est préférable d’user de toutes les ressources disponibles lors d’un recouvrement amiable. Pour deux raisons principales ;

  • D’abord, dans le but d’éviter les frais et les durées de procédure lors d’un contentieux ;
  • Enfin, de façon à être certain qu’une procédure contentieux soit bien reçue auprès des tribunaux, l’emploi de tous les recours amiables n’ayant rien donné.

Le double objectif d’une procédure amiable

En effet, si une procédure amiable a pour but premier de recouvrer les fonds qui sont dus, elle s’inscrit aussi dans le cadre d’une procédure potentiellement plus longue, incluant un contentieux. Dans ce cadre, il est préférable d’avoir parfaitement rempli toutes les obligations préalables au risque de voir sa requête rejetée auprès du tribunal d’instance et de perdre absolument tout. La procédure amiable doit donc user d’un maximum de recours et se passer dans les règles de l’art. Auprès d’un tribunal, la bonne foi du demandeur est souvent aussi importante que le contrat en lui-même.

Malgré tout, on sait que le langage hermétique juridique employé dès la procédure amiable n’est pas forcément maîtrisé de tout le monde. Et c’est peu dire. L’idéal est donc de faire appel à un cabinet de recouvrement. En effet, si une dette est toujours due pendant les 10 années après l’émission de la facture (5 ans pour les loyers), plus tôt les actions sont menées, plus vous avez de chances de recouvrer vos fonds. Et qui mieux qu’n agent de recouvrement spécialisé peut vous aider dans pareille tâche, très spécifique au demeurant ? De surcroît, si la procédure amiable devait ne pas aboutir, vous êtes malgré tout certains que la procédure a suivi les règles. Vous engagez donc la procédure judiciaire sous les meilleurs auspices.

les outils de la procédure de recouvrement amiable

‘Procédure de recouvrement amiable’ ne signifie pas pour autant que vous allez payer le café à votre débiteur tous les matins pour vous assurer de sa sympathie et espérer ainsi qu’il vous règle au plus vite. Quoique, la sympathie et l’empathie ont certainement réglé bien plus de problèmes dans le monde que la menace. Mais encore faut-il que votre débiteur dispose des mêmes sentiments à votre égard… D’autant qu’il se permet de jouer avec votre argent, synonyme parfois de votre simple survie. De fait, une procédure amiable comprend donc des outils ayant pour but d’inciter fortement votre débiteur à vous régler ce qu’il vous doit dans les plus brefs délais.

Les relances téléphoniques, postales ou e-postales sont de ces outils permettant de rappeler son débiteur à notre bon souvenir. L’avantage du recouvrement amiable, c’est qu’il peut être effectué par un tiers, mandaté par le créancier. Il faut profiter de cette possibilité au plus tôt au risque de voir justement le risque grandir. Un huissier de justice ou une société de recouvrement sont tout à fait habilités à recouvrer des fonds en votre nom. Autre outil vraiment efficace, les logiciels de relances, ou, mieux encore, les logiciels prenant en charge toute la gestion du poste client. En automatisant certaines tâches, vous vous assurez de leur effectivité sans avoir à y penser. Ce type de logiciel adossé à l’accompagnement d’un agent de recouvrement dédié peut régler bien des problèmes, et éviter à de nombreuses situations de contentieux de s’envenimer. Dans les faits, donc, la procédure de recouvrement amiable est à privilégier dans tous les cas.

Quelles sont les étapes du recouvrement amiable ?

Avant de vous lancer dans des procédures judiciaires coûteuses, êtes-vous certains d’avoir mené à bien la procédure de recouvrement amiable ?  Attention. Amiable ne signifie pas « en toute amitié » (ou alors avec beaucoup d’ironie…), mais pourrait vouloir dire « avant que le tribunal ne s’en mêle ». De surcroît, un recouvrement amiable n’est pas obligatoirement effectué par le créancier lui-même. Une société de recouvrement, voire des huissiers peuvent déjà intervenir.

Comment définir le recouvrement amiable ?

Dès lors que vous constatez un défaut de paiement de la part de l’un de vos clients, vous faites le nécessaire pour le relancer. Vous l’appelez, lui adressez des mails, des courriers et vous cherchez avant tout à recouvrer les sommes dues par contrat. La facture est un contrat, signé des deux parties. A moins que vous n’ayez le loisir de posséder un service de recouvrement interne, c’est bien souvent votre service comptabilité qui devra s’acquitter de la tâche. Cette phase-là est généralement qualifiée de précontentieuse. Disons que les échanges restent encore cordiaux et que la relation client n’est pas encore détériorée. Dans l’idéal, cette phase doit être la plus courte possible ;

  • Soit parce que vous avez pu obtenir rapidement gain de cause après discussion et négociation sur des délais ;
  • Soit parce que vous avez décidé de transférer le litige à votre partenaire spécialisé ; une agence de recouvrement.

A compter de ce moment, vous déléguez votre recouvrement à un spécialiste qui saura mettre en place la procédure amiable de manière professionnelle, écrite, scénarisée, de façon à obtenir de meilleures rentabilités et de meilleurs délais sur les paiements. Certaines des actions que mettra en place l’agence peuvent ressembler à ce que vous avez déjà fait (courriers, mails, appels téléphoniques…), mais ici, l’ensemble est scénarisé. La pression monte au fur et à mesure que les messages se font plus pressants. Somme toute, le recouvrement amiable consiste à recouvre les sommes dues par vos clients quand ils sont en retard de paiement sur leurs factures. Vous pouvez le faire vous-même. Mais si l’on distingue le pré-contentieux et l’amiable, c’est bien qu’il existe une différence entre les deux ; pas forcément dans le type d’actions, mais dans le savoir-faire, dans le scénario et dans le déroulement chronologique.

Quelles actions mettre en place lors d’un recouvrement amiable ?

Quoiqu’il en soit, les actions mises en place pour un recouvrement amiable sont généralement les suivants ;

  • Appels téléphoniques ;
  • Mails, sms ;
  • Courriers ;
  • Visites au domicile ;
  • Courrier recommandé avec mise en demeure ou sommation de payer.

La procédure mise en place est étudiée en fonction e chaque client et de chaque créance. Le scénario comprend donc les différentes actions mentionnées ci-dessus. L’agence de recouvrement prend directement contact avec le débiteur et déroule le plan qui doit lui permettre de recouvrer les fonds pour votre compte. Il y a toujours une montée crescendo. Et les moyens sont souvent couplés (mails + sms + téléphone), de façon à exclure toute possibilité « d’oubli » de la part du débiteur. Ensuite, un huissier mandaté par l’agence de recouvrement peut passer au domicile du débiteur et lui rappeler ses dettes. En dernier recours de procédure amiable, le courrier recommandé avec accusé de réception de mise en demeure de payer clôture le chapitre recouvrement amiable. Si le courrier recommandé ne donne pas les suites espérées, il faudra alors demander un titre exécutoire. On entre désormais dans le recouvrement judiciaire. L’intervention de l’huissier de justice peut donc tout à fait trouver sa place dans un recouvrement amiable.

Les avantages de l’agence de recouvrement

Bien sûr, une procédure amiable peut se jouer entièrement en interne. Malheureusement, les non professionnels du recouvrement obtiennent trop souvent des résultats bien en deçà de leurs attentes. Outre la parfaite maîtrise de la procédure et des éléments juridiques d’un dossier, une agence de recouvrement possède des avantages ;

  • Elle offre un interlocuteur unique à l’entreprise, ayant une bonne connaissance du secteur d’activité et du type de clientèle ;
  • Elle assure un recouvrement amiable huissier de justice, partenaires de son agence ;
  • Elle s’engage sur la performance de ses actions ;
  • Elle se rémunère exclusivement au résultat ;
  • Elle dispose et met à disposition des outils de suivi des dossiers en temps réel…

Devant la hausse annuelle des impayés, déplorée par les entreprises, la solution la plus proactive consiste donc à éliminer au plus vite la phase de pré-contentieux pour déléguer ses opérations de recouvrement à une société de recouvrement. Un gain de quelques semaines sur un retard de paiement a un réel impact sur la trésorerie de l’entreprise. La phase de recouvrement amiable ne peut donc pas se faire n’importe comment…

Quels sont les risques liés à un impayé ?

Quant on évoque les risques liés aux impayés, on aurait tendance à penser en premier lieu au débiteur. Ce dernier s’expose en effet à une procédure stressante qui peut lui coûter très cher au final. Mais un impayé condamne surtout le créancier, qui voit de son côté sa trésorerie gravement atteinte.

L’impayé, la spirale infernale

Le fait est que nombre d’entreprises, afin de fidéliser leur clientèle et d’assurer un volume annuel de vente, permettent le règlement différé des factures. A 30, 60, voire 90 jours. Quand tout est en ordre, la solution est effectivement la plus simple à vivre, pour toutes les parties. Pour autant, aucune entreprise n’est à l’abri d’un ou de plusieurs impayés. Et la situation peut vite s’avérer catastrophique si le client en défaut de paiement est un client grand compte de l’entreprise. D’abord, c’est la trésorerie qui souffre, puis le paiement des fournisseurs qui devient plus difficile. En recours, l’emprunt bancaire peut devenir indispensable, générant de nouvelles dettes qui, en cas de nouvel impayé deviennent fatales à l’entreprise. Sans gestion stricte du poste client, l’accumulation des impayés peut entraîner une réaction en chaîne, jusqu’au dépôt de bilan.

Et même sans aller jusque là, la mise en place d’une procédure de recouvrement coûte à l’entreprise. Quant à la relation client, n’en parlons pas ; elle risque fort de se dégrader jusqu’à la rupture. En bref, une facture impayée, quel qu’en soit le montant, doit toujours susciter l’inquiétude. Parce qu’il faudra générer du chiffre supplémentaire pour couvrir l’impayé, parce qu’elle génère du stress, parce que ses conséquences sur la trésorerie et sur les finances de l’entreprise peuvent vite devenir lourdes, tout simplement.

Se prémunir des impayés

Avant d’accorder un délai de paiement, une facilité ou une vente à crédit, il existe différents moyens pour prévenir l’impayé. C’est en cela que la gestion du poste client doit être stricte. Aucune facilité de paiement sans dossier complet (coordonnées physiques, numériques et bancaires de l’entreprise, voire enquête auprès de ses autres fournisseurs). Le tout est de trouver l’équilibre entre assurance d’être payé et confiance indispensable à la bonne tenue dans le temps des relations commerciales.

Autre élément important ; la tenue impeccable du secteur administratif de l’entreprise. Si vous devez lancer une procédure pour impayé, il est préférable que tous vos documents soient recevables juridiquement parlant. Tous les contrats doivent être parfaitement rédigés, ne laissant aucune possibilité devant le juge au débiteur de se dédire de sa dette. Les factures pro-format permettant le versement d’acompte sont bien évidemment fortement conseillées. Ainsi que la bonne tenue, à jour, du logiciel de gestion commerciale. De la livraison à la comptabilité, voire à la procédure pour défaut de paiement, c’est toute la chaîne qui doit être contrôlée.

La gestion du poste client, un savoir-faire particulier

L’idéal est donc de choisir l’accompagnement en amont de la procédure. Justement dans le but de la prévenir. Et qui mieux qu’une agence de recouvrement peut justement accompagner une entreprise en proie aux débiteurs indélicats ? En règle générale, on fait appel à un cabinet de recouvrement lorsqu’il est déjà trop tard ; pour aller chercher des sommes que l’on ne parvient pas soi-même à recouvrer. C’est pourtant en amont de la facturation qu’il faudrait y faire appel. En véritable spécialiste des questions de recouvrement, un cabinet peut mettre en place les éléments qui feront la réussite de la gestion du poste client ;

  • Renseignement sur les clients (solvabilité, registres du commerce, bureau des hypothèques, agence de renseignements commerciaux…) ;
  • Maîtrise des risques clients (limite de l’en-cours en fonction de différents paramètres, modification des CGV, sanctions pour retards, pénalités, suspension d’exécution de commande, exigence d’un acompte…) ;
  • Rédaction des documents commerciaux (devis, bons de livraison, contrats, CGV, factures…) ;
  • Rédaction des clauses commerciales (limitation du délai de réclamation, clause compromissoire, clause attributive de compétence…) Bien entendu, ces clauses doivent être intégrées au CGV ou aux contrats et approuvées par le client ;
  • Demande de garantie financière (caution bancaire, lettre d’intention, garantie à première demande, gage, nantissement…) ;
  • Utilisation de l’assurance-crédit, le cas échéant ;
  • Utilisation d’une société d’affacturage (le cabinet de recouvrement lui-même peut jouer ce rôle)

Il est entendu que pour une entreprise de petite taille, la mise en place de toutes ces procédures peut s’avérer fastidieuse. Voilà pourquoi le travail en partenariat avec une agence de recouvrement est un plus indéniable. D’autant que l’entreprise a l’assurance d’un interlocuteur unique maîtrisant parfaitement le secteur d’activité. Même en cas d’impayé, c’est aussi la garantie de conserver une bonne relation client, en déléguant la gestion de l’impayé. Enfin, la trésorerie de l’entreprise ne souffre plus de retards ou de défauts de paiement trop récurrents. Ce qui lui permet de poursuivre son développement plus sereinement.

Retards de paiement et impayés : quelle différence ?

En termes juridiques, il n’existe aucune différence entre un impayé et un retard de paiement. Pour autant, le monde de l’entreprise ne s’écrit pas exclusivement qu’avec ces termes. Et l’on peut faire noter la nuance entre le retard et l’impayé sec. Néanmoins, et de façon à éviter qu’un bref retard de paiement ne se transforme en impayé définitif, il est préférable de mettre en place quelques outils et de réagir très vite aux premières alertes.

Facture impayée ; simple retard ou impayé définitif ?

Lorsque qu’une entreprise émet des factures, elle peut réclamer le paiement de différentes manières. Lors d’une vente au particulier, on opter en général pour le paiement comptant. Mais quand il s’agit d’un grand compte ou d’une entreprise, il est courant d’accorder des délais souvent plus simples à gérer pour les deux comptabilités. Si bien que l’on se retrouve avec des délais allant de 30 à 120 jours. Durant ce délai, il est primordial de relancer les clients, afin de leur rappeler que la facture est toujours due et que rien ne les oblige à attendre le dernier jour pour s’acquitter de leur dette.

Une fois le délai atteint, certaines factures ne sont toujours pas soldées. Techniquement, il peut s’agit d’un oubli et donc d’un simple retard qui sera régularisé très rapidement. D’où l’intérêt des relances pendant la période des 30 à 120 jours. De même, il arrive qu’une facture se soit égarée au milieu des autres. Pour un client grand compte, venant se fournir dans l’entreprise vendeuse toutes les semaines, un paiement à 120 jours peut parfois révéler des surprises. Le délai long est l’ennemi de la mémoire. Certes, les outils informatiques actuels doivent permettre d’éviter ce genre de désagréments. Mais ils arrivent quand même. Si la facture tarde encore à se faire régler et que les échanges se font dorénavant en langage juridique, on parle alors d’impayé, considéré comme bien plus grave. Pourtant, comme exprimé dans l’introduction, une facture impayée est un impayé. Point. On ne saura s’il ne s’agissait que d’un retard de paiement qu’en cas de règlement rapide après la date d’échéance prévue.

Comment remédier aux retards de paiement ?

Afin d’éviter les impayés, de quelques sortes qu’ils soient, il existe différentes précautions ou incitations, assez simples, à mettre en place. Pour commencer, veillez à ce que la fiche client soit parfaitement renseignée. Toutes les données client doivent être à jour, surtout en ce qui concerne les coordonnées. D’un autre côté, assurez-vous que les pénalités de retard sont bien inscrites au contrat, au devis et sur la facture. N’hésitez pas à les rappeler dans vos relances. Vous pouvez aussi proposer un escompte pour qui règlera avant la date limite prévue. Une mesure incitative, prévue au moment de l’établissement des marges, est toujours mieux accueillie. Et une remise sous forme d’escompte à un client coûte toujours moins cher que des frais bancaires sur une trésorerie qui peine à voir le jour.

Ensuite, adressez la facture le plus vite possible après la livraison ou le retrait des marchandises. On le rappelle, le temps est l’ennemi de la mémoire. Plus vite la facture est arrivée, plus l’action reste fraîche et plus vous avez de chances de vous faire payer vite. Par la suite, relancez le client de manière proactive. Son activité ne lui permet pas de penser à vous tout le temps. C’est donc à vous de vous rappeler à sa mémoire. Enfin, proposez toujours plusieurs moyens de paiement. Entre les espèces sonnantes et les règlements numériques instantanés, il existe pléthore de méthodes et de moyens pour se faire payer. Certains sont plus simples que d’autres et conviennent mieux à certains de vos clients. Tenez en compte.

L’externalisation, l’autre moyen de se faire payer

Il existe encore un autre moyen de recouvrer ses factures impayées ; l’externalisation du recouvrement, ou l’accompagnement par un cabinet de recouvrement sur la gestion du poste client. De cette façon, vous vous assurez que le protocole est parfaitement maîtrisé. L’agence de recouvrement peut intervenir uniquement sur le recouvrement des sommes dues, même si les résultats sont encore plus efficaces en lui confiant la gestion du poste client en amont de la facturation. Ici, le retard de paiement est considéré pour ce qu’il est ; un impayé temporaire. Mais vous n’avez pas y faire face directement. Et vous pouvez focaliser votre attention sur votre cœur de métier et votre relationnel avec votre clientèle.