Enquête civile : pourquoi rechercher la nouvelle adresse d’un débiteur ?

Comment recouvrer les sommes dues par un débiteur quand ce dernier est parti sans laisser sa nouvelle adresse ? La recherche des coordonnées d’un débiteur est primordiale. Sans adresse physique, pas de procédure. Sans procédure, pas de recouvrement. Et il existe différentes façons de retrouver un débiteur indélicat.

Pourquoi l’adresse du débiteur est-elle importante ?

Sans l’adresse de votre débiteur, vous ne pourrez entamer aucune action contre lui. Il ne peut recevoir aucun courrier, aucun mail et vous n’avez aucun moyen de pression sur lui. Pire, comment déposer une requête près le tribunal sans l’adresse de la personne incriminée ? La loi oblige à signifier l’assignation à comparaître à votre adversaire par voie d’huissier de justice. Mais comment ce dernier pourrait-il transmettre l’assignation sans la bonne adresse ? Les courriers reviennent à l’envoyeur, la procédure est bloquée et les fonds deviennent irrécouvrables. Pour autant, il existe différents moyens, dont disposent notamment les huissiers de justice depuis 2010, pour retrouver un débiteur exilé.

Les huissiers de justice ont accès aux parties communes des immeubles et peuvent donc glisser les différents courriers et autres documents dans la bonne boîte aux lettres. Mais, mieux encore, ils ont un accès direct au fichier bancaire et ont désormais le droit d’obliger les différents services de l’état (préfecture, CAF, services sociaux ou fiscaux…) et les autres entreprises privées à délivrer l’adresse du débiteur recherché. Une agence de recouvrement qui travaille en partenariat avec des huissiers sur tout le territoire peut donc activer son réseau pour retrouver un débiteur mystérieusement disparu. Ces dispositions légales dont jouissent les huissiers sont valables depuis 2010 et permettent de désengorger les services du procureur de la république et de gagner beaucoup de temps dans la recherche des débiteurs.

L’enquête civile, où quand l’agent de recouvrement fait place au détective privé

Mais dans certains cas, les débiteurs restent très difficiles à trouver. Si le secret professionnel n’est plus automatiquement recevable de la part des différents services de l’état et des banques, ce n’est pas pour autant que le débiteur en question y est fiché. Pour le trouver, il devient donc indispensable de procéder à une véritable enquête, croisant les sources, afin de retrouver le fuyard. En somme, l’agence de recouvrement se mue en agence de détective privé et joue des mêmes ficelles que les policiers pour parvenir à ses fins ; retrouver l’indélicat poseur de factures impayées.

Une fois retrouvé, la procédure de recouvrement de dettes peut suivre son cours. Le recouvrement judiciaire est effectué dans les bonnes conditions et le débiteur peut être poursuivi jusqu’à règlement des factures ou des loyers impayés. Bien entendu, l’agence de recouvrement en charge de l’enquête devra élaborer un plan sur mesure, adapté à chaque cas. Le nombre de débiteurs partis sans laisser de trace n’est pas aussi rare qu’on pourrait le penser. L’enquête civile est donc un outil assez utilisé.

Comment prévenir cette situation ?

S’il arrive que certaines entreprises se retrouvent dans la situation d’un débiteur sans adresse, c’est pour deux raisons principales ;

  • Soit le coup est anticipé et le client attend une grosse commande avant de disparaître des écrans ;
  • Soit son adresse n’est tout simplement pas notée dans le logiciel commercial et le débiteur saisit l’opportunité pour échapper à la créance.

Dans le premier cas, vous avez à faire à un escroc. Et il vous faudra réagir très vite pour retrouver la trace de votre fugitif. Son départ a forcément laissé des traces (carte de crédit, documents administratifs, témoignages et enquêtes auprès de l’entourage…) et tôt ou tard, il sera retrouvé. Le second cas est l’illustration d’une mauvaise gestion du poste client. Avant toute facilité de paiement au moindre client, toutes les coordonnées doivent être rentrées dans sa fiche. On parle de son adresse physique, mais également de ses numéros de téléphone, de ses coordonnées bancaires, etc.

Sans une gestion pointue et sans suivi en temps réel du poste client, il sera impossible de réagir vite. Or, le temps est l’ennemi du recouvrement de créance. L’efficacité se joue dans les premiers moments. Donc, pour se prémunir de ce genre de situation, c’est sur la gestion du poste client qu’il faut agir, en amont. Car une procédure judiciaire à l’encontre d’un débiteur sans adresse, c’est perdre du temps, de l’énergie et sans doute beaucoup d’argent.

L’importance de la traçabilité en recouvrement

S’il est une traçabilité qui se doit d’être scrupuleusement respectée, c’est bien celle permettant de faire vivre sereinement son entreprise. De la première commande aux injonctions pour retards de paiements, la fiche client doit être parfaitement renseignée. Plus que cela encore, ce sont toutes les opérations effectuées qui doivent être suivies à la trace. Notamment en cas de procédure de recouvrement.

Pourquoi une telle traçabilité ?

La traçabilité, c’est l’historique de tous les échanges, de toutes les interactions entre votre entreprise et votre client ;

  • Celle qui vous permet de proposer tout de suite le produit ou le service cohérent en fonction des demandes passées ;
  • Celle capable d’anticiper les prochains volumes et les prochaines échéances de commande de votre client ;
  • Celle suivant les règlements du client, du mode du paiement aux délais habituels ;

Conserver une trace de toutes ces interactions est primordial. Et plus encore dans le cadre d’une procédure de recouvrement. Car non seulement vous savez exactement où vous en êtes dans votre procédure, mais tous ces éléments, échanges mails, téléphoniques ou courriers, peuvent servir en cas de procédure judiciaire. Tous les éléments que vous rassembler, depuis la première commande, depuis la constitution de la  fiche, sont autant d’atouts qui vous permettront sans aucun doute de recouvrer les sommes dues par votre client dans un délai plus bref. 

Mais le tout n’est pas de collecter toutes ces données sans savoir qu’en faire. C’est pourquoi la mise en place d’un logiciel modulaire et adaptable à votre fonctionnement et à votre secteur d’activité est primordial ; pour optimiser au maximum la gestion du poste client. Un cabinet de recouvrement de créances ou une société d’affacturage peuvent facilement vous les installer et vous accompagner. Vous y gagnerez en réactivité le jour d’un incident de paiement. Et chacun sait que plus le temps file, plus les factures sont difficiles à faire payer.

Structure interne ou externalisée ?

Selon que vous soyez adepte ou non de l’affacturage, voire de l’assurance-crédit, vous pouvez choisir l’externalisation plus ou moins complète de la gestion de votre poste client. L’avantage, c’est que vous externalisez aussi les coûts relatifs à cette gestion, pour ne conserver que la stricte relation commerciale. Une façon d’industrialiser le processus de recouvrement tout en étant certain de trouver un modèle adapté à chaque cas, toujours particulier.

Une autre façon de fonctionner peut être le partenariat. La plateforme informatique est installée et vous en assurez la gestion au quotidien, avec le conseil et l’accompagnement d’un interlocuteur unique capable d’orienter les actions le cas échéant. Le Dashboard bien paramétré doit vous permettre une vision holistique de votre relation avec un client donné. Où en sont ses commandes ? Et ses paiements ? Quelle décision prendre pour accélérer les processus ? Quel impact sur les autres fonctions, sur le comportement général du client ? En suivant toutes les interactions en temps réel, vous pouvez non seulement mesure l’impact de vos actions, mais également leur pertinence réelle et ainsi les adapter. Mieux encore, vos propres compétences sont analysées. De cette façon, vous savez si votre personnel a besoin d’une formation spécifique. La traçabilité est aujourd’hui grandement facilitée par les plateformes informatiques complexes, pourtant très simples à manier au quotidien.

Recouvrer ses créances en ligne ?

Certaines plateformes permettent de suivre l’état des procédures de recouvrement en temps réel. Il vous suffit de transmettre vos dossiers impayés à votre agence de recouvrement. Elle se charge ensuite de vous installer l’interface nécessaire et de créer votre espace complètement privé. La nouveauté par rapport aux systèmes passés, c’est que vous n’êtes pas simplement spectateurs. Au sein même de votre espace, vous pouvez donner vos directives, éditer vos notes, créer vos reporting, en plus de suivre l’état de performance et de consulter les états des procédures de recouvrement. Tout est noté, analysé, interactif, facilement visible, intuitif, modulable… En bref, vous vous assurez de ne jamais perdre l’argent que vous doit votre client des yeux. Vous savez où vous en êtes à chaque instant. Ce qui peut aussi détendre vos relations avec votre banque. Ces dernières ont toujours  tendance à se crisper un peu lorsque la trésorerie perd en fluidité à cause d’impayés. D’ailleurs, rien ne vous interdit de laisser un accès direct, mais limité, à votre conseiller bancaire. De cette façon, il visualise lui-même et directement l’état d’avancement des différentes procédures. Si même votre banquier est rassurée, alors…

Pourquoi confier la gestion de ses créances à un expert du recouvrement ?

Dans un contexte économique rendu difficile par les lois prônant l’austérité budgétaire, il est parfois difficile de recouvrer ses créances. De fait, de nombreuses entreprises peinent à se faire payer leurs factures. Certes, il existe différents leviers permettant à ces entreprises d’obtenir gain de cause. Des lois et procédures sensées faciliter la vie des créanciers. Mais la meilleure solution reste encore de faire appel de vrais spécialistes du recouvrement. On vous explique pourquoi.

Continuer la lecture de « Pourquoi confier la gestion de ses créances à un expert du recouvrement ? »