Retards de paiement et impayés : quelle différence ?

En termes juridiques, il n’existe aucune différence entre un impayé et un retard de paiement. Pour autant, le monde de l’entreprise ne s’écrit pas exclusivement qu’avec ces termes. Et l’on peut faire noter la nuance entre le retard et l’impayé sec. Néanmoins, et de façon à éviter qu’un bref retard de paiement ne se transforme en impayé définitif, il est préférable de mettre en place quelques outils et de réagir très vite aux premières alertes.

Facture impayée ; simple retard ou impayé définitif ?

Lorsque qu’une entreprise émet des factures, elle peut réclamer le paiement de différentes manières. Lors d’une vente au particulier, on opter en général pour le paiement comptant. Mais quand il s’agit d’un grand compte ou d’une entreprise, il est courant d’accorder des délais souvent plus simples à gérer pour les deux comptabilités. Si bien que l’on se retrouve avec des délais allant de 30 à 120 jours. Durant ce délai, il est primordial de relancer les clients, afin de leur rappeler que la facture est toujours due et que rien ne les oblige à attendre le dernier jour pour s’acquitter de leur dette.

Une fois le délai atteint, certaines factures ne sont toujours pas soldées. Techniquement, il peut s’agit d’un oubli et donc d’un simple retard qui sera régularisé très rapidement. D’où l’intérêt des relances pendant la période des 30 à 120 jours. De même, il arrive qu’une facture se soit égarée au milieu des autres. Pour un client grand compte, venant se fournir dans l’entreprise vendeuse toutes les semaines, un paiement à 120 jours peut parfois révéler des surprises. Le délai long est l’ennemi de la mémoire. Certes, les outils informatiques actuels doivent permettre d’éviter ce genre de désagréments. Mais ils arrivent quand même. Si la facture tarde encore à se faire régler et que les échanges se font dorénavant en langage juridique, on parle alors d’impayé, considéré comme bien plus grave. Pourtant, comme exprimé dans l’introduction, une facture impayée est un impayé. Point. On ne saura s’il ne s’agissait que d’un retard de paiement qu’en cas de règlement rapide après la date d’échéance prévue.

Comment remédier aux retards de paiement ?

Afin d’éviter les impayés, de quelques sortes qu’ils soient, il existe différentes précautions ou incitations, assez simples, à mettre en place. Pour commencer, veillez à ce que la fiche client soit parfaitement renseignée. Toutes les données client doivent être à jour, surtout en ce qui concerne les coordonnées. D’un autre côté, assurez-vous que les pénalités de retard sont bien inscrites au contrat, au devis et sur la facture. N’hésitez pas à les rappeler dans vos relances. Vous pouvez aussi proposer un escompte pour qui règlera avant la date limite prévue. Une mesure incitative, prévue au moment de l’établissement des marges, est toujours mieux accueillie. Et une remise sous forme d’escompte à un client coûte toujours moins cher que des frais bancaires sur une trésorerie qui peine à voir le jour.

Ensuite, adressez la facture le plus vite possible après la livraison ou le retrait des marchandises. On le rappelle, le temps est l’ennemi de la mémoire. Plus vite la facture est arrivée, plus l’action reste fraîche et plus vous avez de chances de vous faire payer vite. Par la suite, relancez le client de manière proactive. Son activité ne lui permet pas de penser à vous tout le temps. C’est donc à vous de vous rappeler à sa mémoire. Enfin, proposez toujours plusieurs moyens de paiement. Entre les espèces sonnantes et les règlements numériques instantanés, il existe pléthore de méthodes et de moyens pour se faire payer. Certains sont plus simples que d’autres et conviennent mieux à certains de vos clients. Tenez en compte.

L’externalisation, l’autre moyen de se faire payer

Il existe encore un autre moyen de recouvrer ses factures impayées ; l’externalisation du recouvrement, ou l’accompagnement par un cabinet de recouvrement sur la gestion du poste client. De cette façon, vous vous assurez que le protocole est parfaitement maîtrisé. L’agence de recouvrement peut intervenir uniquement sur le recouvrement des sommes dues, même si les résultats sont encore plus efficaces en lui confiant la gestion du poste client en amont de la facturation. Ici, le retard de paiement est considéré pour ce qu’il est ; un impayé temporaire. Mais vous n’avez pas y faire face directement. Et vous pouvez focaliser votre attention sur votre cœur de métier et votre relationnel avec votre clientèle.

Quelle procédure pour le recouvrement des loyers impayés ?

Le loyer est une dette comme une autre. Comme lors d’un contrat, son existence est due à une contrepartie ; ici, la mise à disposition d’un bien, mobilier ou immobilier, à titre privé ou professionnel, sur une durée fixée entre le bailleur et le preneur. De fait, tout manquement au règlement du loyer devient un impayé. Mais quelle est la procédure à suivre en cas de loyers impayés ?

La procédure à suivre dépend du type de bail

Quel qu’il soit, un bail contient toujours 3 informations identiques ;

  • Le montant des échéances à devoir ;
  • La périodicité du règlement (mensuel, trimestriel, annuel) ;
  • La date exacte des paiements.

Dès lors que l’un de ces trois points n’est pas respecté (montant inexact, périodicité non respectée, date de règlement dépassée), l’échéance due devient l’équivalent d’une facture impayée. Le propriétaire bailleur a donc tout le loisir de lancer une procédure de recouvrement locatif.

Quel que soit le type de bail, la procédure débute toujours par une lettre recommandée avec accusé de réception mettant le preneur en demeure de payer. Dès réception, le preneur se doit de contacter le bailleur afin de déterminer les termes du règlement de ce qui est pour l’instant considéré comme un retard de paiement. Petit détail à l’attention des locataires ; dès qu’ils reçoivent la lettre recommandée, les intérêts sur la dette commencent à courir. Si rien n’est réglé après ce premier avertissement, la procédure se poursuit, avec quelques aménagements suivant les types de baux.

Le bail d’habitation

Dans le cadre d’un bail d’habitation, la loi est claire ; un huissier peut délivrer un commandement de payer, avec un délai d’exécution de 2 mois. Si, dans ce délai, la somme due n’est toujours pas recouvrée, le propriétaire peut alors résilier le bail. Mais la chose ne se fait pas unilatéralement. Il faudra faire valider cette résiliation devant un tribunal d’instance.

Le bail commercial

Les choses sont relativement semblables. Seule différence notable, le locataire n’a qu’un mois pour régler les sommes dues avant que le propriétaire ne saisisse le tribunal de grande instance dans le but de faire résilier le bail.

Les autres types de baux

Moins encadrés par la loi, les autres types de baux laissent le soin aux deux parties de rédiger les clauses résolutoires. Mais dans tous les cas, si le loyer n’est pas réglé, le propriétaire devra toujours saisir le tribunal compétent pour faire valoir ses droits, à savoir la résiliation du bail et l’expulsion du locataire. Notez que les baux professionnels entrent dans cette catégorie. D’autre part, même si le bailleur venait à manquer à ses devoirs envers sont locataire (et c’est valable pour tous les types de baux), ce dernier ne peut se permettre de stopper le paiement de ses loyers sans en avoir demandé l’autorisation à un juge au préalable. Sans quoi, il pourra être poursuivi de la même façon qu’un locataire indélicat.

La chronologie de la procédure de recouvrement locatif

Dans la mesure où un bailleur dispose d’un délai de 5 ans pour obtenir le recouvrement des loyers impayés, la meilleure solution reste encore de trouver un juste compromis avec le locataire. Il se peut que des difficultés passagères ne lui permettent pas de régler l’intégralité des loyers. Une baisse momentanée et un étalage du restant du selon un échéancier élaboré en commun s’avère souvent la meilleure des solutions à court comme à moyen terme. En d’autres termes, privilégiez toujours la solution amiable. D’autant que parfois, une simple petite aide sur la gestion des comptes du locataire résout le problème.

Malgré tout, il est des cas dans lesquels le dialogue et l’échange semblent impossibles. Dans ces cas, le propriétaire peut demander une saisie à titre conservatoire sur les biens mobiliers ou immobiliers du locataire. Mais seul un huissier mandaté par le propriétaire pourra procéder à cette saisie conservatoire. Cela signifie que les biens visés ne pourront être ni vendus, ni échangés, ni déplacés sous peine de sanctions pénales. La saisie conservatoire peut également avoir lieu sur le compte bancaire du locataire, qui ne pourra jouir de la somme d’argent bloquée. Par la suite, il faudra demander au juge du tribunal d’instance (pour les sommes de moins de 10 000 €) de transformer cette saisie conservatoire en saisie vente.

Si tout cela ne résout rien, alors c’est la procédure telle que décrite plus haut qui doit être lancée. Un commandement de payer adressé par voie d’huissier assorti d’un délai de 2 mois pour régler les sommes dues ou faire appel au juge du tribunal d’instance dans le but d’étaler la dette. Si rien n’est fait dans ces deux mois, le bail est résilié et le locataire est expulsable après nouvelle requête auprès du juge du tribunal d’instance. Notez que le locataire doit être expressément averti par voie d’huissier de sa comparution pour expulsion d’un logement qu’il occupe dorénavant de façon illégale. Si l’expulsion devait être prononcée, le locataire bénéficie encore de plus de 2 mois pour se retourner.

La procédure est longue et peut s’avérer plus coûteuse que quelques mois de loyers de retard. Il est donc primordial de privilégier le dialogue permanent avec le locataire, et de mettre en place une solution de recouvrement locatif amiable. Un agent de recouvrement, spécialisé sur la question, peut intervenir sur le recouvrement amiable.

La gestion des impayés dans les DOM-TOM

La gestion des impayés, c’est la tâche par excellence qu’aucune entreprise n’aime à exécuter. Véritable casse-tête, elle peut même être source de désaccords profonds entre différents services. Elle demande l’investissement de ressources humaines, financières, administratives et se révèle énergivore, chronophage et même stressante. En bref, personne ne veut s’en occuper. Sans doute parce qu’au sein d’un entreprise, personne ne sait s’en occuper. Et la situation est encore plus complexe lorsqu’il s’agit d’une entreprise active sur tout le territoire national, outre-mer compris.

Gérer les impayés en région ?

Lorsque l’on doit gérer les impayés d’un groupe propriétaire de plusieurs agences ou bureaux en région, une autre question se pose ;

  • Doit-on gérer les impayés de façon centralisée, avec un protocole exactement identique pour toutes les régions et un service contentieux unique ?
  • Ou bien faut-il préférer une gestion régionalisée des litiges, en laissant chaque bureau libre des ses mouvements quant à la gestion de ses impayés ?

Tout est question de stratégie. Et de cohérence avec les modèles commerciaux et marketing déjà en place. Une seule chose est sûre ; quelle que soit la décision, elle doit être prise et appliquée. Car qui hésite ne fait rien. Et pendant ce temps là, les impayés s’accumulent.

Une autre solution, sans doute plus efficace, serait de mixer la volonté centralisatrice de l’entreprise avec les paramètres régionaux, les spécificités locales. Autrement dit, la mise en place d’un protocole national à application locale paramétrée. Seuls les grands cabinets de recouvrement nationaux sont en mesure d’apporter une telle solution de recouvrement / + localisation. De cette façon, si un protocole standardisée peut animer le fond des la gestion des impayés pour tout le territoire, c’est bien localement que les actions seront mises en application en fonction de critères locaux et de la relation commerciale locale. Pour faire simple, même si le protocole est le même à la base, il tiendra compte des spécificités régionales pour s’appliquer. On ne procèdera donc pas de la même manière dans le Rhône-Alpes qu’à la Guadeloupe ou à la Martinique.

De l’intérêt de faire appel à une société de recouvrement

Le problème avec ce type de management, c’est qu’il est très difficile à appliquer en interne. Comment une seule cellule contentieux pourrait parvenir à différencier son approche humaine et administrative selon chaque région ? Et comment songer à créer plusieurs cellules de contentieux, synonymes de surcoûts pour l’entreprise ? La solution est toute simple ; il suffit d’externaliser la gestion des impayés. Confier ce potentiel de trésorerie à des spécialistes du recouvrement de créances, capables d’intervenir aussi bien à Paris qu’à La Réunion. En externalisant, vous vous coupez de tout ce que le recouvrement compte de plus complexe, de plus fastidieux, voire de plus anxiogène pour certains salariés de l‘entreprise.

Le jeu de l’équilibre précaire à trouver entre une gestion trop lâche des impayés et des relances trop strictes confinant souvent à la maladresse, générateur de stress en prime, peut donc se transférer aux spécialistes du recouvrement. En effet, si vous êtes trop souples sur vos conditions de paiement, les impayés vont s’accumuler. Mais si vous êtes trop stricts, ce sont vos relations commerciales qui vont en pâtir. Voilà pourquoi, plus encore que la gestion des impayés, c’est la gestion totale du poste client qu’il est souvent bon d’externaliser. Et les avantages sont nombreux ;

  • Economie de ressources en interne, humaines, administratives et financières ;
  • Normalisation de la gestion du poste client ;
  • Adaptation en fonction des spécificités régionales ;
  • Rémunération de la société de recouvrement au résultat ;
  • Accompagnement personnalisé au quotidien ;
  • Dashboard intuitif et adapté au marché et à l’entreprise ;
  • Conservation d’une excellente relation commerciale…

Anticiper les impayés

L’idéal, c’est d’éviter la facture impayée. Eviter qu’un client ne prenne trop ses aises dans les délais de règlement d’une facture. Tout simplement parce que les délais de facturation ont un impact sur la trésorerie de l’entreprise. Une facture impayée entraîne forcément un manque à gagner qui peut avoir pour conséquence l’obligation d’un emprunt à court terme auprès de votre partenaire bancaire. Et qui dit crédit, dit frais bancaires. Autrement dit, un impayé entraîne bien plus de frais que ceux qui se voient de prime abord. Pour minimiser le coût d’une facture et de son paiement, il est souvent préférable de s’octroyer les services d’un factor. Ce dernier gère alors l’intégralité de la facturation, de l’émission de la facture (voire de la commande) jusqu’à son paiement. Dans ces conditions, la société d’affacturage vous garantit des revenus sûrs, des délais courts et cohérents et la satisfaction d’une trésorerie toujours à la hauteur.

Entreprises : choisir une solution nationale ou régionale pour ses impayés ?

La gestion des impayés reste un casse-tête pour la majorité des entreprises. Elle demande un investissement administratif, humain et financier important ainsi qu’une organisation spécifique entièrement dirigée vers le recouvrement. Pour une entreprise travaillant à l’échelle nationale, il est parfois compliqué de se positionner sur un règlement des litiges grâce à une centralisation nationale des impayés, ou à l’aide de solutions régionales, laissant chaque agence libre de son poste client. Et tant que l’hésitation l’emporte, le recouvrement ne se fait pas ou se fait mal.

Quelle solution pour gérer ses impayés ?

Les impayés sont de nature diverses. Il s’agit donc de savoir distinguer ce qui relève de la mauvaise foi patente du débiteur de difficultés passagères assumées par ce dernier. Car les solutions à mettre en œuvre seront différentes. De la même façon, les procédures de recouvrement sont d’ordre et de type variés :

  • Le recouvrement amiable
  • Le recouvrement judiciaire
  • Le recouvrement locatif
  • La gestion du surendettement et sa dématérialisation.

Encore une fois, selon la catégorie et la situation précise du litige, les réponses à adopter seront différentes. Ces deux exemples servent simplement à démontrer qu’un retard de paiement ou un impayé est toujours à prendre en compte individuellement. De par sa nature, il doit être traité avec des moyens adaptés de façon à optimiser la résolution du litige dans les meilleurs délais. Si, à ces paramètres, vous devez ajouter la question de la gestion nationale centralisée ou la connexion de réseaux indépendants gérant leur recouvrement régionalement, on comprend aisément que la gestion du recouvrement est un poste complexe, réclamant un champ de compétence très vaste.

faire appel à une société de recouvrement de créances

La force d’une agence de recouvrement, c’est sa maîtrise totale des outils et du cadre juridique accompagnant le recouvrement des créances. La complémentarité des savoirs et des savoir-faire leur permet un taux de résolution bien supérieur à ce qu’une cellule comptable interne peut parvenir à réaliser. De fait, il est plus avantageux de faire appel à un agent de recouvrement externe, qui servira d’interlocuteur, d’interface entre l’entreprise et le cabinet de recouvrement, que d’investir dans une cellule dédiée au sein de l’entreprise.

Mieux, l’adjonction d’un logiciel adapté et entièrement modulable et paramétrable, vous permet d’automatiser certaines tâches en vous assurant qu’elles soient bien réalisées dans les temps et avec les formes juridiques requises. Un gain en temps, en analyse et en prospective plus qu’intéressant. L’outil informatique permet de plus le suivi en temps réel de toutes les actions ainsi que de leurs impacts sur la trésorerie. Depuis la gestion du poste clients, en amont de la chaîne, jusqu’à la réception du dernier paiement après obtention d’un titre exécutoire, ces plateformes informatiques modulables facilitent grandement l’anticipation et donc la prise de décision.

gestion nationale ou gestion régionale ?

Dans le premier cas, centraliser toutes les données vous permet de mieux visualiser les données. L’aperçu holistique de la situation donne déjà le sens des directives à suivre. De surcroît, en travaillant en partenariat avec une société de recouvrement, cette dernière peut prendre en charge la mise en application des procédures judiciaires. Les titres exécutoires comme les assignations ou les injonctions sont ensuite délivrés par les huissiers de justice compétents territorialement. La force de la centralisation réside donc dans la puissance de calcul en amont et dans l’efficacité du réseau sur le terrai en aval.

Dans le second cas, il devient plus difficile d’analyser les données. Même si chaque agence régionale dispose des mêmes outils informatiques et des mêmes logiciels. Chaque agence peut avoir une logique différente sur le terrain, adaptée à sa clientèle, elle aussi différente d’une région à l’autre. Et ces éléments sont à prendre en compte. Mais le recouvrement désordonné ne donne généralement que de faibles résultats. Dans ce cadre, il devient donc intéressant de fonctionner à différents échelons de l’entreprise. Chaque agence peut être l’acteur de son recouvrement, sur les conseils avisés d’une société de recouvrement agissant à l’échelon national, pour la totalité de l’entreprise. Ainsi, les spécificités du terrain ne sont pas reniées, mais la centralisation des données permet une efficacité plus grande dans la recherche des impayés.

Centraliser les données pour faciliter l’analyse et la mise en place d’une stratégie nationale coordonnée, respectant les spécificités locales et régionales, en laissant chaque agence autonome dans l’action. Voilà, semble-t-il, le compromis idéal. Un compromis permis par les logiciels informatiques disponibles, typiquement fournis par une agence de recouvrement de créances. C’est la définition même de la solution sur-mesure.

Entreprises : comment réagir en cas d’impayés ?

Dans une entreprise, même lorsqu’elle tourne à plein régime, un seul petit grain de sable peut venir contrecarrer tous les plans financiers ; la facture impayée d’un client. Car pour pouvoir soi-même payer ses propres factures, il est impératif d’assurer des revenus fiables et constants. On ne compte malheureusement plus les entreprises en bonne santé financière qui se sont vues meurtries par de lourd impayés. Est-ce à dire qu’il faut choisir ses clients en fonction de leur surface financière ? Pas forcément. Il existe différents leviers que les entreprises peuvent actionner pour recouvrer leurs créances auprès de leurs clients.

Une véritable course contre le temps

On le sait, plus le temps passe et plus le risque d’impayé grandit. Il est donc important de réagir très vite en cas de dépassement de délai lors du paiement d’une facture. La lettre de relance est le premier pas vers le règlement de la facture. Sans réponse du débiteur, il faudra passer à l’étape suivante ; la mise en demeure en courrier recommandé avec accusé de réception. D’ailleurs, sans cette mise en demeure, les éventuelles pénalités de retard stipulées au contra ne peuvent être dues. La pression est donc une arme indispensable pour espérer recouvrer son du. Autre option, la sommation de payer, délivrée par huissier. A n’utiliser toutefois que pour les grosses factures en raison d’un coût supérieur de cette démarche par rapport au simple courrier recommandé. Ceci étant dit, l’impact du passage d’un huissier est bien plus important que la réception d’un courrier.

Si vous avez déjà du faire face à ce type de désagrément, vous savez également que la loi prévoit d’autres procédures, d’autres moyens, comme le droit de rétention ou le droit de compensation. Dans le premier cas, il vous est donc possible de suspendre les livraisons jusqu’à obtention du paiement des factures impayées. Dans le second cas, vus pouvez retenir ce que vous devez vous-même à votre débiteur jusqu’à hauteur de ce qu’il vous doit. Toutes ces procédures sont légales, mais demandent toutes du temps et de l’énergie. Si bien que la solution la plus efficace et la moins coûteuse au final reste le transfert des impayés à une société de recouvrement de créances.

Des arrangements amiables aux mesures conservatoires

L’adage le dit si bien ; il vaut souvent mieux un mauvais arrangement qu’un bon procès. D’une part un arrangement à l’amiable peut vous permettre de récupérer votre du plus vite. D’autre part, même si vous ne parvenez pas à recouvrer l’intégralité du montant impayé, vous aurez économisé les coûts de procédure. A l’arrivée, l’arrangement se révèle donc la meilleure des solutions. Encore faut-il que vous puissiez vous mettre d’accord avec votre débiteur sur les nouveaux délais du lissage de la dette. Trois conditions sont indispensables à la réussite d’une telle procédure amiable ;

  • Vous et votre débiteur devez clairement exprimer votre volonté commune d’en finir définitivement avec le conflit qui vous oppose ;
  • Vous, comme votre débiteur, devez être prêts à faire des concessions. De votre côté, vous pouvez renoncer aux pénalités de retard. Du sien, il peut renoncer à contester la marchandise livrée. Mais ceci ne sont que des exemples à adapter selon votre cas particulier ;
  • Le règlement de ce conflit ne peut porter que sur un problème précis et ne peut en aucun cas s’étendre au reste de votre relation commerciale.

Mais sachez qu’une fois que vous aurez signé ce document contractuel visant à mettre fin au litige, vous ne pourrez plus recourir à la justice.

Voilà pourquoi nombre d’entreprises préfèrent appliquer directement des mesures conservatoires, surtout lorsqu’elles constatent un risque avéré d’insolvabilité. Dans ce cas, vous avez la possibilité de saisir les biens, ou le compte bancaire, de votre débiteur à titre conservatoire, en échange du règlement des factures impayées. Toutefois, il vous faudra l’aval du juge de l’exécution ou du président du tribunal de commerce de la circonscription du débiteur. De plus, vous devrez impérativement obtenir un titre exécutoire en passant par une procédure judiciaire de recouvrement.

Les derniers recours possibles

En dernier recours, il vous reste la procédure judiciaire. Autrement dit, le procès. Mais le coût et la longueur de la procédure pourraient facilement vous refroidir. Entre les renvois, très courants, et les possibilités d’appel, une procédure peut facilement durer de 3 à 5 ans. Sans parler des coûts inhérents à chaque fois que votre avocat doit retravailler ses conclusions. De fait, il est primordial que le dossier soit très bien préparé en amont. Ne vous précipitez pas sur cette solution. Essayez au préalable les autres voies possibles. N’oubliez pas que vous disposez de 10 ans après la date de règlement initialement prévue pour intenter un procès à votre débiteur. Il est préférable de comprendre ce qui interdit le règlement de la part de votre débiteur, de vous adapter à son profil que de foncer tête baissée dans une procédure longue et coûteuse. Un peu à la manière de ce que fait une société spécialisée dans le recouvrement.

Vous pouvez vous renseigner sur les procédures de recouvrement accéléré. En cas de montant peu élevé, l’injonction de payer vous permet d’obtenir un titre exécutoire dans un délai respectable d’environ deux mois. La procédure en référé-provision peut vous faire gagner encore plus de temps, mais vous coûtera aussi plus cher puisqu’elle nécessite l’intervention d’un avocat ou d’un huissier pour la rédaction de l’acte d’assignation. Ultime recours, la mise en redressement judiciaire intentée auprès du tribunal de commerce. Voire, si le débiteur est déjà en redressement judiciaire, la tentative d’obtenir réparation auprès d’une éventuelle caution tiers.