Améliorer sa trésorerie grâce à la réactivation des pertes

La trésorerie de l’entreprise pâtit toujours des impayés s’accumulant au fil du temps. Un manque à gagner cruel puisque le service ou le produit a bien été livré dans le respect du contrat signé, alors que la contrepartie financière se fait toujours attendre. Plus encore que l’impact strictement financier sur la trésorerie, c’est parfois la justification même du travail effectué qui peut être remise en question. Tant d’efforts pour un résultat si mince, à quoi bon ? Mais avant que le découragement n’emporte votre volonté, sachez que vous avez 10 ans après l’émission d’une facture pour recouvrer les fonds impayés…

Qu’est ce que la réactivation des pertes ?

Relancer un client lorsqu’une facture reste impayée est toujours délicat. Comment trouver les formes pour ne pas froisser son client tout en lui mettant suffisamment de pression pour qu’il paye ses factures en retard ? Une entreprise qui demande du tact, du savoir-faire et une détermination sans faille. Car après tout, ces factures émises sont la source de notre survie et de celle de l’entreprise. La difficulté réside donc dans le fait de savoir se faire payer. Et peu d’entreprises peuvent se vanter de cette expertise. Si bien que, année après année, le montant des impayés grimpe et alimente la case pertes et profits sur le bilan comptable.

Passé un certain délai, il n’est pas rare que l’on abandonne les poursuites, les imaginant longues, coûteuses et énergivores pour un retour loin d’être garanti. Pourtant, la loi donne un délai de 10 ans après l’émission d’une facture pour en obtenir le paiement. C’est-à-dire qu’une facture passée en perte en 2014 peut encore se recouvrer. Relancer ses anciennes factures impayées, c’est ce que l’on appelle la réactivation des pertes. Mais bien entendu, il faut une certaine dose de savoir-faire pour se lancer une telle opération de renflouement de la trésorerie.

Comment réactiver ses pertes ?

La réactivation des pertes est souvent le résultat d’un événement propre à l’entreprise ; un changement de direction entrainant une nouvelle stratégie sur la gestion du poste client, une reprise d’entreprise, ou une prise de conscience, agissant comme une véritable révélation. Dans ce dernier cas, il y a fort à parier qu’une discussion sérieuse avec une société de recouvrement de créance soit à l’origine de la fameuse prise de conscience. C’est que ce type de manœuvre requière bien souvent l’intervention de spécialistes du recouvrement de dette. Dans les faits, vous avez toujours la possibilité de reprendre l’intégralité des impayés depuis 10 ans et de relancer vous-même vos clients ou anciens clients.

Mais dans la pratique, vous allez faire face à de nombreux obstacles ;

  • Monopolisation de votre service facturation ou de votre pôle gestion du poste client, d’où un surcroît de travail et un stress inhérent ;
  • Manque de savoir-faire en interne, notamment d’un point de vue juridique. Comment faire ? Peut-on encore procéder à un recouvrement amiable ? Ou bien faut-il directement s’attaquer au recouvrement judiciaire ?
  • Investissement de liquidités pour un retour non garanti ;
  • Probable détérioration des relations clients ;
  • Impossibilité de retrouver certains clients débiteurs ;

Faire intervenir un cabinet de recouvrement de créance

L’idéal donc, c’est de laisser les spécialistes du recouvrement de dette s’occuper de vos débiteurs. Vous y gagnerez du temps, de l’énergie, et cela vous évitera de bloquer une partie de vos services administratifs pour un résultat aléatoire. Ce non investissement en ressources, humaines et informatiques, est déjà un gain pour vous. D’autant plus qu’un cabinet de recouvrement ne facture sa prestation qu’aux résultats. Ainsi, si elle se révélait incapable de recouvre vos fonds, vous ne perdez rien. Mieux même, si malgré leur expertise, les agents de recouvrement ne parviennent à aucun résultat, il y a de fortes chances que vous n’y seriez pas parvenus non plus. Vous n’avez donc aucun regret, et l’opération ne vous a rien coûté. Rassurez-vous, ce cas là est extrêmement rare.

Lorsque vous faites appel à une société de recouvrement dans le cadre d’une réactivation des créances passées en pertes, vous confier toute la gestion de vos impayés a des agents qui maîtrisent parfaitement les techniques permettant d’obtenir gain de cause. Toutefois, ne vous attendez pas à un retour à 100 %. Certains de vos anciens clients ont disparu, sont devenus insolvables et leur caution même se sont sans doute évaporées. Pour éviter de vous retrouver dans une situation telle que celle-ci, il est donc préférable d’anticiper dès le premier contact avec un nouveau client. Prenez toutes les informations indispensables aux relances éventuelles que vous devrez effectuer plus tard. Profitez de la présence d’un cabinet de recouvrement à vos côtés pour évoquer avec lui la possibilité d’externaliser la gestion de votre poste client.

Qu’est-ce que la réactivation des pertes ?

A force de temps qui passe, il arrive malheureusement que de nombreux impayés finissent par trouver leur classement dans les pertes et profits. Pour autant, il ne faut pas considérer que cet argent est définitivement perdu. Réactiver les pertes, c’est considérer ces anciennes dettes comme un véritable gisement de trésorerie, une manne qu’on n’attend plus mais capable d’un impact positif sur le résultat de l’entreprise.

Comment faire pour réactiver ses pertes ?

Dans l’absolu, il existe trois solutions :

  • Décider de reprendre soi-même un à un tous les dossiers en contentieux 
  • Confier la gestion de ces recouvrements à un spécialiste du recouvrement de créance
  • Anticiper en assurant un suivi longitudinal et en temps réel de sa facturation.

Voire, confier directement l’intégralité de la gestion du poste client à un service externe, qui se chargera de minimiser les pertes au maximum.

Dans le principe, une facture vous est due pendant les 10 années qui suivent la date de paiement initialement inscrite au contrat. Donc, même si vous avez passé de nombreux impayés en pertes, rien ne vous interdit de les reprendre dans les années qui suivent. Ce peut être le cas après un changement de direction, une réorganisation des services administratifs ou une reprise d’entreprise par exemple. La première étape est de reprendre contact avec le client et de collecter le maximum d’information (Siret, compte bancaire, raisons sociale, etc). Dans un second temps, et après avoir refait le point sur la situation exacte du litige, il s’agit d’adapter la stratégie entre un recouvrement amiable encore éventuellement possible, ou un recouvrement judiciaire imminent. Dans de nombreux cas, les choses se compliquent à cause de l’insolvabilité du débiteur. La concentration est alors fixée sur les éventuelles cautions du débiteur.

Confier la réactivation des pertes à une agence de recouvrement

Comme on peut le constater, une réactivation des pertes demande des ressources humaines et informatiques spécialisées. En interne, la tâche est complexe, car noyée au milieu des autres tâches administratives toutes aussi importantes. De fait, la solution la plus avantageuse pour une entreprise reste la prise en charge de ses créances par un spécialiste de l’affacturage ou du recouvrement, les deux étant forcément intimement liées. Dans le cadre d’une réactivation des créances passées en perte, une agence de recouvrement ne facture qu’à la réussite. Un argument de poids. L’entreprise n’engage aucun frais et peut légitimement espérer voir sa trésorerie reprendre des couleurs dans des délais intéressants.

Mais plutôt que d’intervenir quand la situation est déjà désespérée, pourquoi ne pas confier directement la gestion du recouvrement, voire la gestion du poste clients, à une agence spécialisée dans le recouvrement ? De cette façon, les problèmes étant anticipés, les scénarii écrits et les compétences juridiques validées, les impayés diminuent drastiquement. La trésorerie de l’entreprise retrouve un flux constant et les nerfs des dirigeants et des comptables reprennent un grand bol de sérénité. Il peut exister diverses manières de travailler en relation avec un cabinet de recouvrement et/ou d’affacturage ;

  • Vous ne faites appel à eux que lorsque les montants impayées impactes gravement votre trésorerie 
  • Vous intégrez le cabinet de recouvrement à votre stratégie de gestion de la facturation, lui confiant uniquement, par exemple, les procédures judiciaires 
  • Vous travaillez de concert avec la société de recouvrement, partageant l’information et les stratégies à l’aide d’un outil informatique dédié 
  • Vous externalisez votre gestion des recouvrements, voire votre gestion de la facturation en intégralité.

Sur quelle base choisir un logiciel de recouvrement ?

Toutes les agences de recouvrement peuvent vous proposer un logiciel spécifique de recouvrement des créances. A l’heure du choix, veillez au respect de quelques critères primordiaux qui assureront l’efficacité du système et de votre cellule recouvrement :

  • Ce nouveau logiciel est au centre de votre gestion et doit obligatoirement trouver des interfaces communes avec chacun des autres logiciels de l’entreprise 
  • Il doit comprendre un agenda simple, souple et ergonomique. C’est le point central de la relance des impayés. C’est grâce à son efficacité que certaines tâches peuvent être automatisées 
  • Le logiciel doit également centraliser les contacts et les informations liées à ces contacts, comme l’historique de chacun 
  • Un scoring doit être paramétrable, de façon à ce qu’il soit le reflet de l’historique de sa relation commerciale avec l’entreprise 
  • Le logiciel doit faire apparaître la gestion des encours, vérifier si les dernières commandes peuvent être livrées à un client déjà en léger retard de paiement sur des dernières factures par exemple 
  • Le logiciel doit permettre l’analyse fine de la gestion des litiges et retards de paiement 
  • Le Dashboard doit faciliter la prise de décision rapide en affichant toutes les informations pertinentes fréquemment mises à jour 
  • Les interfaces du logiciel doivent faciliter la collaboration entre les différents services de l’entreprise, afin d’optimiser la réactivité de chacun.

Et la première des conditions, c’est que le logiciel de recouvrement dans lequel vous allez investir soit réellement adapté, dédié même, à votre entreprise prenant en compte vos spécificités ainsi que celles de votre secteur d’activité.