Quel est le coût du recouvrement ?

Quand intervient la procédure de recouvrement, qu’elle soit amiable ou judiciaire, il est toujours important d’en mesurer le coût. Car, c’est un fait, un recouvrement de dette coûte de l’argent. Que l’entreprise décide de poursuivre, seule, les payeurs indélicats, ou qu’elle fasse appel à un cabinet de recouvrement. Même dans le premier cas, le temps consacré par le service comptabilité aux diverses relances, les appels téléphoniques et autres courriers, recommandés ou non ; tout peut être chiffré. La bonne question c’est : pour quel retour ? Car le coût réel d’un recouvrement ne peut se calculer qu’en fonction des sommes recouvrées.

Recouvrement amiable ou recouvrement judiciaire ?

Les frais inhérents à un recouvrement amiable ne sont pas très élevés. Le coût est généralement estimé entre 10 et 20 €. Mais le coût réel est bien supérieur ;

  • Les temps passé à relancer les mauvais payeurs ;
  • Le stress généré par la situation ;
  • La probable dégradation des relations commerciales ;
  • La perte de souplesse de la trésorerie…

Un recouvrement contentieux, quant à lui, s’avère bien plus onéreux. Selon la procédure choisie, il existera toujours des timbres fiscaux, les frais de greffe, les frais d’huissier, voire, les frais d’avocats. Et devant la montagne de frais et la longueur effective des procédures, de nombreuses entreprises abandonnent. Surtout pour des petites sommes. L’idéal est donc d’intervenir au plus vite, avant même que les recours amiables soient épuisés. Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire n’ont aucune commune mesure en matière de frais.

Un recouvrement contentieux, quant à lui, s’avère bien plus onéreux. Selon la procédure choisie, il existera toujours des timbres fiscaux, les frais de greffe, les frais d’huissier, voire, les frais d’avocats. Et devant la montagne de frais et la longueur effective des procédures, de nombreuses entreprises abandonnent. Surtout pour des petites sommes. L’idéal est donc d’intervenir au plus vite, avant même que les recours amiables soient épuisés. Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire n’ont aucune commune mesure en matière de frais.

Le choix d’une agence de recouvrement

Faire le choix d’un cabinet de recouvrement assure quelques avantages, à commencer par le taux de recouvrement, forcément bien plus élevé que celui du service comptable de l’entreprise. Ici, les agents sont des professionnels. Ils maîtrisent tous les outils et toutes les procédures légales permettant un recouvrement rapide. Autre avantage, et non des moindres, les coûts de gestion en interne des dossiers litigieux descend drastiquement. Le service comptable peut réellement faire ce pour quoi il est compétent, et dans une ambiance bien plus sereine. Enfin, les dirigeants de l’entreprise eux-mêmes respirent mieux, et peuvent consacrer leur temps effectif à d’autres questions concernant la vie ou le développement de l’entreprise. Sans compter qu’en délégant la question du recouvrement, la relation commerciale se trouve préservée.

Calculer le coût d’un recouvrement

Pour faire simple et court, un cabinet de recouvrement émarge généralement entre 7 et 15 % de taux de commission sur les sommes recouvrées. D’aucuns au sein des entreprises jugent sans doute le prix trop élevé. Mais dans la mesure où la commission s’applique sur le résultat seul, le risque est inexistant pour l’entreprise. Il est toujours préférable de récupérer 85 % de quelque chose que 100 % de rien du tout. Ça tombe sous le sens. D’autant que le calcul du coût d’un recouvrement intègre les sommes non recouvrées. Admettons qu’une entreprise ait un encours de 20 000 € à recouvrer. Seule, elle parviendra sans doute à récupérer 5 000 €. Ce qui lui laissera un coût de 15 000 €. Avec une agence de recouvrement, on peut logiquement espérer que le résultat sera bien meilleur, même si cette dernière facture des honoraires à 15 %.

Dans les faits, une agence de recouvrement va commencer par écouter et analyser tous les dossiers, avant d’estimer le pourcentage de la somme globale recouvrable. Pour reprendre notre exemple, puisqu’elle dispose du savoir-faire, des outils et des connaissances juridiques pointues nécessaires à la réussite de sa mission, elle peut estimer qu’elle parviendra à recouvrer 14 000 € sur la globalité. Le coût du recouvrement pour l’entreprise est donc de : 20 000 (encours à recouvrer) – 14 000 (somme brute recouvrée) + (15% x 14 000 (commission)) = 8 100 €. A comparer avec les 15 000 € évoqués plus haut. Bien entendu, les chiffres employés ici sont empiriques. Mais avant toute opération de recouvrement, ce calcul est indispensable ; une fois le recouvrement effectué, quel aura été le coût global, pertes comprises. L’entreprise doit donc évaluer sa capacité à recouvrer elle-même les sommes en déshérences et la comparer avec l’offre d’un cabinet de recouvrement. Certes les coûts ne sont pas les mêmes. Mais les résultats non plus. Et mieux encore, l’action du cabinet de recouvrement peut intervenir plus tôt dans la gestion du poste client, afin d’éviter les impayés trop nombreux. Faites l’expérience, et comparez deux exercices comptables. L’un sans l’aide de spécialistes du recouvrement. L’autre avec un partenariat engagé. Les résultats sont parlants, surtout dans un contexte de crise.

Quelles sont les techniques de recouvrement les plus efficaces ?

Dans l’absolu, il n’existe que deux grands types de recouvrement ; le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire. Et plus qu’une technique particulière garantissant le succès dans l’exercice, il est plus question de management de la procédure de recouvrement, du premier constat de retard à l’ultime étape éventuelle du recouvrement contentieux.

Comment faire pour garantir un recouvrement efficace ?

Pour garantir un recouvrement efficace, il n’est pas que question de techniques particulières, mais bien d’accompagnement du dossier litigieux du début à la fin des procédures. Dans la majeure partie des cas, la procédure amiable suffit à recouvrer les fonds… Si elle est parfaitement maîtrisée. Malheureusement, c’est souvent là les dossiers se perdent. Deux faits parlent d’eux-mêmes ;

  • Près d’un quart des défaillances d’entreprises est du à des défauts de paiements ;
  • Plus le temps passe et plus la créance sera difficile à recouvrer. Le risque est multiplié par 6 au bout d’un mois de retard de paiement.

La meilleure technique pour se garantir au moins un partiel recouvrement des fonds est donc d’agir le plus tôt possible. Beaucoup d’entreprises laissent échapper du temps au début des procédures, pensant pouvoir régler le problème elles-mêmes ou étant persuadées que le temps arrangerait les choses. C’est là que se situe la plus grande erreur. La sincère bonne foi d’un débiteur ne remplit pas la trésorerie.

Les étapes pour réussir un recouvrement

Un recouvrement de créances est un processus parfois long, mais qui peut vite trouver un terme positif pour peu qu’il soit parfaitement maîtrisé et débuté au plus tôt. Sans surprise donc, la première étape d’un recouvrement, c’est l’absence de recouvrement grâce à une bonne anticipation. Soignez vos CGV et faites-y apparaître directement quelques détails importants dans le cadre d’un éventuel litige ;

  • Appliquez un délai de contestation limité ;
  • Nommez le tribunal compétent en cas de défaut de paiement ;
  • Citez le droit applicable ;
  • Ajoutez une clause relative à l’application des pénalités de retard ;
  • Inscrivez une clause de droit de propriété sur le produit objet du contrat ;
  • Et toute autre chose permettant de faciliter le recouvrement éventuel.

Plus vous serez verrouillés au niveau de vos conditions générales de ventes, plus vous éviterez de perdre du temps et de l’énergie dans le recouvrement amiable puis éventuellement judiciaire.

Outre le fait de limiter au maximum les possibilités de contestation de la facture par votre client, il est impératif que vous connaissiez bien votre client. La convention d’ouverture de compte permet justement de renseigner tous les champs relatifs à l’identité du client et à son assise financière. Recoupez ces informations avec les informations légales disponibles. Nombreux sont encore ceux qui pensent qu’ne telle entrée en matière pourrait nuire à une relation commerciale durable. Au contraire, une fois ces questions administratives passées, tout est très clair entre les deux parties et la relation ne porte plus que sur le cœur de métier.

Maintenir le dialogue et faire collaborer toute l’entreprise

Il existe des moyens simples pour prévenir d’un litige éventuel ;

  • Appeler le client pour connaître son avis sur la prestation ou sur le produit après utilisation ;
  • Lui adresser un récapitulatif des factures avant l’échéance ;
  • Vérifier avec lui que tout s’est bien déroulé, qu’aucune contrariété ne saurait venir troubler le règlement en temps et en heure des factures…

Non seulement ces techniques permettent de s’assurer du bon règlement du client, mais de surcroît, elles permettent d’anticiper les erreurs éventuelles de comptabilité, d’obtenir un feedback sur le service commercial de l’entreprise et de pérenniser la relation client.

D’autre part, il est important que tous les services de l’entreprise collaborent à la récupération de la créance. Notamment le service commercial, sur le terrain, qui peut s’enquérir des raisons d’un retard ou même se trouver exceptionnellement à collecter les fonds.

De l’importance des bons outils et du bon conseil professionnel

Pour gérer tout cela, il est nécessaire de jouir d’une organisation sans faille. Les outils informatiques prennent donc une place prépondérante dans les démarches visant à recouvrer les fonds. Un logiciel prenant en charge, partiellement ou totalement, la gestion du poste client est un plus. Ses avantages sont nombreux ;

  • Il permet la consultation en temps réel d’un dossier, depuis son ouverture de compte à sa dernière facture en cours ;
  • Il est adaptable à chaque secteur d’activité, à chaque entreprise, et à chaque niveau d’autorisation. Ainsi, le service commercial peut savoir si le client qu’il va visiter est en règle dans ses paiements, s’il a bien été livré, etc ;
  • Il permet l’automatisation des tâches et peut donc adresser les premières lances dès les premiers jours de constatation du défaut de paiement ;
  • Intuitif, il facilite la lecture des dossiers en fonction des critères et paramètres adaptables à chaque fonctionnement interne…

Mais l’outil ne peut rien de plus sans les conseils avisés d’un agent de recouvrement dédié à l’entreprise, celui capable de mettre en place les protocoles efficaces pour une solution de recouvrement efficiente. Vous l’avez compris, la meilleure technique de recouvrement n’est pas forcément l’assignation en justice, mais l’anticipation, le dialogue et l’optimisation de la gestion du poste client.

Dans quelles situations faut-il privilégier le recouvrement amiable ?

Lancer une procédure de recouvrement est une chose que personne n’aime faire. Outre la procédure en elle-même, souvent longue, énergivore et administrativement fastidieuse, ce sont ses conséquences, directes et indirectes qui sont à déplorer ; augmentation du stress, dégradation de la relation commerciale, perte de ressources humaines appelées à traiter le dossier, frais engagés… En bref, si la procédure est indispensable pour recouvrer ses fonds, il faut toujours privilégier le règlement amiable du litige.

Pourquoi privilégiez la procédure amiable ?

La procédure de recouvrement amiable est une période durant la quelle les contacts entre le créancier et le débiteur existent toujours. Il est donc toujours possible de négocier, d’obtenir un étalement de la dette, même sur une longue période et surtout de ne pas nuire aux relations commerciales existantes. Au final, quel que soit le type de contrat qui lie le créancier à son débiteur, y compris un contrat de bail, la procédure amiable permet un règlement en douceur, plus compréhensif avec un débiteur peut-être seulement dans une mauvaise passe. Toutes les sociétés de recouvrement vous le diront, rien ne remplace un dialogue franc et sincère.

D’autre part, quand on connaît les complications, à tous les niveaux, qu’engendre une procédure de recouvrement judiciaire, il est préférable d’user de toutes les ressources disponibles lors d’un recouvrement amiable. Pour deux raisons principales ;

  • D’abord, dans le but d’éviter les frais et les durées de procédure lors d’un contentieux ;
  • Enfin, de façon à être certain qu’une procédure contentieux soit bien reçue auprès des tribunaux, l’emploi de tous les recours amiables n’ayant rien donné.

Le double objectif d’une procédure amiable

En effet, si une procédure amiable a pour but premier de recouvrer les fonds qui sont dus, elle s’inscrit aussi dans le cadre d’une procédure potentiellement plus longue, incluant un contentieux. Dans ce cadre, il est préférable d’avoir parfaitement rempli toutes les obligations préalables au risque de voir sa requête rejetée auprès du tribunal d’instance et de perdre absolument tout. La procédure amiable doit donc user d’un maximum de recours et se passer dans les règles de l’art. Auprès d’un tribunal, la bonne foi du demandeur est souvent aussi importante que le contrat en lui-même.

Malgré tout, on sait que le langage hermétique juridique employé dès la procédure amiable n’est pas forcément maîtrisé de tout le monde. Et c’est peu dire. L’idéal est donc de faire appel à un cabinet de recouvrement. En effet, si une dette est toujours due pendant les 10 années après l’émission de la facture (5 ans pour les loyers), plus tôt les actions sont menées, plus vous avez de chances de recouvrer vos fonds. Et qui mieux qu’n agent de recouvrement spécialisé peut vous aider dans pareille tâche, très spécifique au demeurant ? De surcroît, si la procédure amiable devait ne pas aboutir, vous êtes malgré tout certains que la procédure a suivi les règles. Vous engagez donc la procédure judiciaire sous les meilleurs auspices.

les outils de la procédure de recouvrement amiable

‘Procédure de recouvrement amiable’ ne signifie pas pour autant que vous allez payer le café à votre débiteur tous les matins pour vous assurer de sa sympathie et espérer ainsi qu’il vous règle au plus vite. Quoique, la sympathie et l’empathie ont certainement réglé bien plus de problèmes dans le monde que la menace. Mais encore faut-il que votre débiteur dispose des mêmes sentiments à votre égard… D’autant qu’il se permet de jouer avec votre argent, synonyme parfois de votre simple survie. De fait, une procédure amiable comprend donc des outils ayant pour but d’inciter fortement votre débiteur à vous régler ce qu’il vous doit dans les plus brefs délais.

Les relances téléphoniques, postales ou e-postales sont de ces outils permettant de rappeler son débiteur à notre bon souvenir. L’avantage du recouvrement amiable, c’est qu’il peut être effectué par un tiers, mandaté par le créancier. Il faut profiter de cette possibilité au plus tôt au risque de voir justement le risque grandir. Un huissier de justice ou une société de recouvrement sont tout à fait habilités à recouvrer des fonds en votre nom. Autre outil vraiment efficace, les logiciels de relances, ou, mieux encore, les logiciels prenant en charge toute la gestion du poste client. En automatisant certaines tâches, vous vous assurez de leur effectivité sans avoir à y penser. Ce type de logiciel adossé à l’accompagnement d’un agent de recouvrement dédié peut régler bien des problèmes, et éviter à de nombreuses situations de contentieux de s’envenimer. Dans les faits, donc, la procédure de recouvrement amiable est à privilégier dans tous les cas.

Quelles sont les étapes du recouvrement amiable ?

Avant de vous lancer dans des procédures judiciaires coûteuses, êtes-vous certains d’avoir mené à bien la procédure de recouvrement amiable ?  Attention. Amiable ne signifie pas « en toute amitié » (ou alors avec beaucoup d’ironie…), mais pourrait vouloir dire « avant que le tribunal ne s’en mêle ». De surcroît, un recouvrement amiable n’est pas obligatoirement effectué par le créancier lui-même. Une société de recouvrement, voire des huissiers peuvent déjà intervenir.

Comment définir le recouvrement amiable ?

Dès lors que vous constatez un défaut de paiement de la part de l’un de vos clients, vous faites le nécessaire pour le relancer. Vous l’appelez, lui adressez des mails, des courriers et vous cherchez avant tout à recouvrer les sommes dues par contrat. La facture est un contrat, signé des deux parties. A moins que vous n’ayez le loisir de posséder un service de recouvrement interne, c’est bien souvent votre service comptabilité qui devra s’acquitter de la tâche. Cette phase-là est généralement qualifiée de précontentieuse. Disons que les échanges restent encore cordiaux et que la relation client n’est pas encore détériorée. Dans l’idéal, cette phase doit être la plus courte possible ;

  • Soit parce que vous avez pu obtenir rapidement gain de cause après discussion et négociation sur des délais ;
  • Soit parce que vous avez décidé de transférer le litige à votre partenaire spécialisé ; une agence de recouvrement.

A compter de ce moment, vous déléguez votre recouvrement à un spécialiste qui saura mettre en place la procédure amiable de manière professionnelle, écrite, scénarisée, de façon à obtenir de meilleures rentabilités et de meilleurs délais sur les paiements. Certaines des actions que mettra en place l’agence peuvent ressembler à ce que vous avez déjà fait (courriers, mails, appels téléphoniques…), mais ici, l’ensemble est scénarisé. La pression monte au fur et à mesure que les messages se font plus pressants. Somme toute, le recouvrement amiable consiste à recouvre les sommes dues par vos clients quand ils sont en retard de paiement sur leurs factures. Vous pouvez le faire vous-même. Mais si l’on distingue le pré-contentieux et l’amiable, c’est bien qu’il existe une différence entre les deux ; pas forcément dans le type d’actions, mais dans le savoir-faire, dans le scénario et dans le déroulement chronologique.

Quelles actions mettre en place lors d’un recouvrement amiable ?

Quoiqu’il en soit, les actions mises en place pour un recouvrement amiable sont généralement les suivants ;

  • Appels téléphoniques ;
  • Mails, sms ;
  • Courriers ;
  • Visites au domicile ;
  • Courrier recommandé avec mise en demeure ou sommation de payer.

La procédure mise en place est étudiée en fonction e chaque client et de chaque créance. Le scénario comprend donc les différentes actions mentionnées ci-dessus. L’agence de recouvrement prend directement contact avec le débiteur et déroule le plan qui doit lui permettre de recouvrer les fonds pour votre compte. Il y a toujours une montée crescendo. Et les moyens sont souvent couplés (mails + sms + téléphone), de façon à exclure toute possibilité « d’oubli » de la part du débiteur. Ensuite, un huissier mandaté par l’agence de recouvrement peut passer au domicile du débiteur et lui rappeler ses dettes. En dernier recours de procédure amiable, le courrier recommandé avec accusé de réception de mise en demeure de payer clôture le chapitre recouvrement amiable. Si le courrier recommandé ne donne pas les suites espérées, il faudra alors demander un titre exécutoire. On entre désormais dans le recouvrement judiciaire. L’intervention de l’huissier de justice peut donc tout à fait trouver sa place dans un recouvrement amiable.

Les avantages de l’agence de recouvrement

Bien sûr, une procédure amiable peut se jouer entièrement en interne. Malheureusement, les non professionnels du recouvrement obtiennent trop souvent des résultats bien en deçà de leurs attentes. Outre la parfaite maîtrise de la procédure et des éléments juridiques d’un dossier, une agence de recouvrement possède des avantages ;

  • Elle offre un interlocuteur unique à l’entreprise, ayant une bonne connaissance du secteur d’activité et du type de clientèle ;
  • Elle assure un recouvrement amiable huissier de justice, partenaires de son agence ;
  • Elle s’engage sur la performance de ses actions ;
  • Elle se rémunère exclusivement au résultat ;
  • Elle dispose et met à disposition des outils de suivi des dossiers en temps réel…

Devant la hausse annuelle des impayés, déplorée par les entreprises, la solution la plus proactive consiste donc à éliminer au plus vite la phase de pré-contentieux pour déléguer ses opérations de recouvrement à une société de recouvrement. Un gain de quelques semaines sur un retard de paiement a un réel impact sur la trésorerie de l’entreprise. La phase de recouvrement amiable ne peut donc pas se faire n’importe comment…

Quels sont les risques liés à un impayé ?

Quant on évoque les risques liés aux impayés, on aurait tendance à penser en premier lieu au débiteur. Ce dernier s’expose en effet à une procédure stressante qui peut lui coûter très cher au final. Mais un impayé condamne surtout le créancier, qui voit de son côté sa trésorerie gravement atteinte.

L’impayé, la spirale infernale

Le fait est que nombre d’entreprises, afin de fidéliser leur clientèle et d’assurer un volume annuel de vente, permettent le règlement différé des factures. A 30, 60, voire 90 jours. Quand tout est en ordre, la solution est effectivement la plus simple à vivre, pour toutes les parties. Pour autant, aucune entreprise n’est à l’abri d’un ou de plusieurs impayés. Et la situation peut vite s’avérer catastrophique si le client en défaut de paiement est un client grand compte de l’entreprise. D’abord, c’est la trésorerie qui souffre, puis le paiement des fournisseurs qui devient plus difficile. En recours, l’emprunt bancaire peut devenir indispensable, générant de nouvelles dettes qui, en cas de nouvel impayé deviennent fatales à l’entreprise. Sans gestion stricte du poste client, l’accumulation des impayés peut entraîner une réaction en chaîne, jusqu’au dépôt de bilan.

Et même sans aller jusque là, la mise en place d’une procédure de recouvrement coûte à l’entreprise. Quant à la relation client, n’en parlons pas ; elle risque fort de se dégrader jusqu’à la rupture. En bref, une facture impayée, quel qu’en soit le montant, doit toujours susciter l’inquiétude. Parce qu’il faudra générer du chiffre supplémentaire pour couvrir l’impayé, parce qu’elle génère du stress, parce que ses conséquences sur la trésorerie et sur les finances de l’entreprise peuvent vite devenir lourdes, tout simplement.

Se prémunir des impayés

Avant d’accorder un délai de paiement, une facilité ou une vente à crédit, il existe différents moyens pour prévenir l’impayé. C’est en cela que la gestion du poste client doit être stricte. Aucune facilité de paiement sans dossier complet (coordonnées physiques, numériques et bancaires de l’entreprise, voire enquête auprès de ses autres fournisseurs). Le tout est de trouver l’équilibre entre assurance d’être payé et confiance indispensable à la bonne tenue dans le temps des relations commerciales.

Autre élément important ; la tenue impeccable du secteur administratif de l’entreprise. Si vous devez lancer une procédure pour impayé, il est préférable que tous vos documents soient recevables juridiquement parlant. Tous les contrats doivent être parfaitement rédigés, ne laissant aucune possibilité devant le juge au débiteur de se dédire de sa dette. Les factures pro-format permettant le versement d’acompte sont bien évidemment fortement conseillées. Ainsi que la bonne tenue, à jour, du logiciel de gestion commerciale. De la livraison à la comptabilité, voire à la procédure pour défaut de paiement, c’est toute la chaîne qui doit être contrôlée.

La gestion du poste client, un savoir-faire particulier

L’idéal est donc de choisir l’accompagnement en amont de la procédure. Justement dans le but de la prévenir. Et qui mieux qu’une agence de recouvrement peut justement accompagner une entreprise en proie aux débiteurs indélicats ? En règle générale, on fait appel à un cabinet de recouvrement lorsqu’il est déjà trop tard ; pour aller chercher des sommes que l’on ne parvient pas soi-même à recouvrer. C’est pourtant en amont de la facturation qu’il faudrait y faire appel. En véritable spécialiste des questions de recouvrement, un cabinet peut mettre en place les éléments qui feront la réussite de la gestion du poste client ;

  • Renseignement sur les clients (solvabilité, registres du commerce, bureau des hypothèques, agence de renseignements commerciaux…) ;
  • Maîtrise des risques clients (limite de l’en-cours en fonction de différents paramètres, modification des CGV, sanctions pour retards, pénalités, suspension d’exécution de commande, exigence d’un acompte…) ;
  • Rédaction des documents commerciaux (devis, bons de livraison, contrats, CGV, factures…) ;
  • Rédaction des clauses commerciales (limitation du délai de réclamation, clause compromissoire, clause attributive de compétence…) Bien entendu, ces clauses doivent être intégrées au CGV ou aux contrats et approuvées par le client ;
  • Demande de garantie financière (caution bancaire, lettre d’intention, garantie à première demande, gage, nantissement…) ;
  • Utilisation de l’assurance-crédit, le cas échéant ;
  • Utilisation d’une société d’affacturage (le cabinet de recouvrement lui-même peut jouer ce rôle)

Il est entendu que pour une entreprise de petite taille, la mise en place de toutes ces procédures peut s’avérer fastidieuse. Voilà pourquoi le travail en partenariat avec une agence de recouvrement est un plus indéniable. D’autant que l’entreprise a l’assurance d’un interlocuteur unique maîtrisant parfaitement le secteur d’activité. Même en cas d’impayé, c’est aussi la garantie de conserver une bonne relation client, en déléguant la gestion de l’impayé. Enfin, la trésorerie de l’entreprise ne souffre plus de retards ou de défauts de paiement trop récurrents. Ce qui lui permet de poursuivre son développement plus sereinement.

Comment préserver la relation avec ses clients en cas de recouvrement ?

Un cas de recouvrement de créances génère souvent un cas de conscience ; comment faire pour maintenir une relation commerciale sous les meilleurs auspices tout en réclamant fermement une somme due ? Comment parvenir à faire en sorte que la relation commerciale ne soit pas affectée de l’état des relations purement financières entre l’entreprise et son client ? L’idéal serait sans doute de ne pas avoir à gérer ce type de problème…

Comment gérer le conflit inhérent au recouvrement ?

Malheureusement, lorsque l’on en est là de nos réflexions, c’est qu’il est souvent déjà trop tard. Par peur de dégrader une relation commerciale stable et profitable à l’entreprise, on hésite parfois à réclamer avec trop de véhémence une somme d’argent qui nous est due. Il est vrai qu’à moins de disposer en interne d’un service de recouvrement spécifique, personne dans l’entreprise n’est formé au recouvrement, qu’il soit amiable ou judiciaire. Dès lors, la faute de communication peut vite arriver, sous le coup du stress latent. Vanter les mérites de nos produits ou services et réclamer le paiement d’une facture à la même personne, morale ou physique, n’est pas chose aisée.

Pour ces raisons, il est toujours préférable de confier le recouvrement de créances à un cabinet de recouvrement. L’externalisation dispose de plusieurs avantages ;

  • Augmentation du taux de recouvrement ;
  • Raccourcissement des délais de paiement ;
  • Partenariat avec un interlocuteur unique maitrisant parfaitement le dossier et le secteur d’activité ;
  • Rémunération du cabinet de recouvrement au résultat ;

Mais surtout :

  • Économie dans le budget de fonctionnement de l’entreprise ;
  • Évacuation du stress inhérent à l’encours de pertes ;
  • Et maintient de la relation commerciale…

En externalisant le recouvrement, l’entreprise coupe la relation conflictuelle avec son client en retard de paiement pour ne conserver que la meilleure. C’est, de loin, la meilleure solution pour continuer de travailler sereinement.

L’idéal ? Éviter le recouvrement

Si l’objectif 0 recouvrement n’est pas franchement atteignable, surtout en période de crise, le but reste malgré tout de tendre vers le moins. Pour ce faire, il est impératif de pouvoir suivre le dossier client de la première commande jusqu’au paiement de sa facture. C’est donc l’intégralité du poste client qui nécessite souvent une reprise en mains. Il est primordial que le lien entre la gestion commerciale et la comptabilité soit permanent. Il en va de la bonne santé de la gestion poste client, et donc au final, de la trésorerie de l’entreprise.

Bien évidemment, il semble impossible de tout maîtriser. Un client peut déposer le bilan et laisser un impayé conséquent. Quelques retards de paiement peuvent parfois se présenter. Mais pas forcément de quoi lancer une procédure de recouvrement amiable à chaque fois. Certains faits interviennent en dehors de notre champ de compétence et de notre environnement maîtrisable. C’est ainsi et il faut être capable de l’accepter. Les exceptions existeront toujours. Mais elles sont peu nombreuses. Une bonne gestion du poste client interdit tous les impayés communs et classiques. Avec un suivi millimétré de la prise de commande à la relance de facturation en passant par la gestion commerciale complète et  livraison, il y a peu de risque de trouver un risque d’impayé si tous les paramètres sont réellement suivis et maîtrisés, à commencer par les enquêtes de solvabilité du client. Toutes les précautions prises en amont évitent les conflits éventuels en aval.

Externaliser le poste client ?

Sans l’externaliser complètement, il existe des solutions intermédiaires, permettant à l’entreprise de gérer sa clientèle de manière autonome, grâce à l’aide d’un logiciel complet comme SalesToCash par exemple. Un interlocuteur dédié peut intervenir au besoin. Dans l’esprit, il s’agit d’un accompagnement à distance, via l’interface des différents modules du logiciel. Entièrement paramétrables en fonction des spécificités des secteurs d’activité rencontrés, ce type de logiciels fait ses preuves au quotidien. Il permet une visualisation holistique de l’encours et de l’historique d’un client dans l’entreprise. Un Dashboard efficient permettant une réactivité plus grande, et donc, un raccourcissement conséquent des délais de paiement.

Le but de l’opération est double ; assurer la fluidité de la trésorerie, outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise ; et pérenniser et préserver la relation client. La fidélisation d’une clientèle passe aussi par la fidélité du paiement…

En quoi consiste le recouvrement locatif ?

Dans les faits, un loyer est une créance. Elle est due en échange de la mise à disposition d’un bien, mobilier ou immobilier. Si le loyer le plus connu est celui que l’on règle en échange d’un logement, il en existe de nombreuses autres possibilités, autant à titre professionnel qu’à titre privé. Dans tous les cas, un loyer non versé à la date prévue entraîne un impayé et peut engendrer une procédure de recouvrement locatif.

Les différents types de baux

La procédure de recouvrement doit être adaptée à chaque type de bail. On peut les classer en trois grandes catégories :

  • Le bail d’habitation, le plus connu ;
  • Le bail commercial ;
  • Et les autres baux

En cas d’impayé, les procédures sont assez semblables. Pour un bail d’habitation, il est prévu un commandement de payer les loyers délivré par huissier. Dans ce cas, la loi est même stricte et rigoureuse. L’article 24 du 6 juillet 1989 est sans équivoque. Dans le cadre d’un bail commercial, la procédure est la même mais ne relève pas du même code. Ici, c’est le code du commerce qui s’applique (article L-145-41). Enfin, les baux généraux sont régis par l’article 1728 du code civil. 3 types de baux relevant de trois codes différents. Voilà une des raisons qui font que la procédure de recouvrement locatif peut s’avérer très compliquée. Un argument de plus en faveur d’une agence de recouvrement, véritable spécialiste des recouvrements, quels qu’ils soient.

Quelles sont les procédures à suivre ?

Les procédures ont beau relever de codes différents, elles restent somme toute assez semblables. Un contrat de bail précise certains points ;

  • La somme à régler ;
  • La périodicité des échéances ;
  • La date exacte de paiement pour chaque période.

Dès lors que l’un de ces points n’est pas respecté, une procédure peut s’ouvrir. Dans tous les cas, la première démarche à suivre est d’adresser au locataire (ou eu preneur) une lettre recommandée valant mise en demeure de payer les loyers en question. En toute logique, à réception de cette missive, le locataire doit prendre contact avec son propriétaire bailleur et s’engager à régler la somme réclamée. Des intérêts, sortes de pénalités de retard, peuvent être comptés dès la réception de la lettre R/AR.

Dans le cadre d’un loyer d’habitation, le locataire dispose d’un délai de 2 mois pour régler l’intégralité de la somme. S’il n’obtempère pas, le contrat de bail peut se voir résilié. Mais la procédure exige le passage devant un tribunal d’instance le plus proche du lieu de résidence du locataire. Dans le cas d’un bail commercial, le locataire ne dispose que d’un seul mois pour régler la dette. Et en cas de non paiement, la demande de résiliation de bail s’effectue auprès du tribunal de grande instance le plus proche de l’immeuble. Enfin, en ce qui concerne les baux généraux, tout dépend des clauses résolutoires mentionnées dans le contrat de bail. Ici, ces conditions sont laissées libres. Le bailleur et le preneur s’entendent donc à la signature du bail sur les conditions de résiliation.

Dans tous les cas, si le locataire ou le preneur refuse de régler ou conteste le montant à régler, il faudra recourir à l’expertise d’un tribunal. L’étape suivante sera l’appel à l’huissier de justice, seul personne à même de faire exécuter le jugement. Il ne peut exister que deux options après un commandement de payer ;

  • Soit le locataire règle la dette et tout rentre dans l’ordre ;

Soit il ne paye pas et le propriétaire bailleur est libre du délai de sa procédure.

La solution Agrège sur le recouvrement locatif

La meilleure solution en cas de loyers impayés reste de faire appel à un cabinet de recouvrement. Si l’on considère le délai moyen pour recouvrer ses fonds dans un cas pareil, à savoir 200 jours, il est préférable d’épargner du temps et de l’énergie en faisant appel à de vrais spécialistes. Agrège ne se rémunère qu’en cas de réussite de l’opération. Vous ne prenez donc aucun risque financier. D’autre part, les agents de recouvrement connaissent les procédures et savent comment l’accélérer. Une façon d’économiser les coûts liés aux actes, un gain de temps précieux dans la communication avec les huissiers de justice, un gain de rentabilité et un gain de temps dans la reprise du logement. Pour finir, le cabinet met à votre disposition un interlocuteur unique maîtrisant parfaitement le dossier que vous lui confiez.

Recouvrement amiable ou contentieux : comment choisir ?

Le recouvrement amiable et le recouvrement contentieux sont deux choses différentes. Si la première méthode permet la négociation, la seconde est possible seulement après l’obtention d’un titre exécutoire. Dans les faits, la procédure de recouvrement contentieux est seulement possible après l’échec des négociations dans le cadre d’une procédure de recouvrement amiable. Il n’y a donc pas à choisir entre l’une ou l’autre.

Le recouvrement amiable

Dans les faits, une dette est quelque chose de normal. En effet, elle s’inscrit dans un échange entre une prestation de service ou l’achat d’un produit et le règlement inhérent. La dette ne devient impayée que lorsque la date d’exigibilité de la créance est dépassée. Cette échéance dépassée, le créancier doit recourir au recouvrement de créances pour obtenir le paiement en contrepartie de sa prestation. Dès la première relance par courrier recommandé avec accusé de réception, la procédure de recouvrement amiable est considérée comme lancée. Pour être valable, elle doit contenir certaines informations :

  • Les coordonnées du créancier et/ou de la société tiers chargée du recouvrement ;
  • Les éléments relatifs à la créance en elle-même (date, montant, contrepartie, détails) ;
  • La mention de l’obligation de régler la somme due accompagnée des textes de lois correspondants.

Le recouvrement amiable est un préalable à toute action judiciaire éventuelle. La durée de cette période est plus ou moins longue, en fonction de la patience du créancier envers son débiteur. Durant cette période de négociations, les relances peuvent se faire par différentes voies ; téléphone, mail, courrier postal… Mais attention à ne pas franchir un certain seuil et à ne pas harceler le débiteur, qui pourrait s’en plaindre. Des appels trop fréquents ou une présence permanente sont répréhensibles. De surcroît et par expérience, ces méthodes de pression ne facilitent pas plus le recouvrement des fonds, amenant le débiteur à se positionner finalement en victime de harcèlement. Toutefois, lorsque le retard de paiement fait suite à un problème passager du débiteur, la simple mise en place d’un échéancier, validé par les deux parties, suffit bien souvent à régler le problème. Il est toujours préférable de prendre le temps de se faire payer plutôt que de vouloir forcer le paiement et de ne rien récupérer, ou si peu par rapport aux frais engagés.

Le recouvrement judiciaire

Malgré tous les efforts consentis par le créancier et sa bonne foi affichée quant aux problèmes rencontrés par le débiteur et qui ont conduit à la situation de litige que l’on connaît, il arrive qu’aucune solution ne soit trouvée. Le créancier a donc la possibilité de recourir au recouvrement contentieux. Il lui faudra pour cela mettre en place différentes actions juridiques dans le but d’obtenir un titre exécutoire, forçant le paiement par la justice, du débiteur. Et les choses deviennent tout de suite beaucoup plus compliquées, beaucoup plus coûteuses et beaucoup plus longues dans leur gestion.

Plus long et plus compliqué parce que strictement encadré par le droit français dans le but d’éviter toute procédure abusive. Dans un recouvrement contentieux, on attaque directement les comptes bancaires et le patrimoine, mobilier et immobilier du débiteur. Il est donc normal que toutes les précautions soient prises. Les procédures établies sont longues et peuvent s’avérer coûteuses, ne serait-ce qu’en frais d’avocats. Dans l’ordre, il faut obtenir un titre exécutoire auprès de la justice. Ce titre doit être dûment signifié au débiteur par voie d’huissier. Alors, seulement à ce moment là, la procédure en contentieux débute, à charge de l’huissier, seul habilité à faire respecter un titre exécutoire. Lorsque les sommes sont modiques, il arrive donc souvent que les entreprises passent leurs créances en pertes sur le bilan. La balance frais-durée-énergie / recouvrement des fonds étant rarement positive.

De l’intérêt d’une bonne gestion du poste client pour une entreprise

De fait, on comprend mieux l’importance d’une phase de recouvrement amiable bien maîtrisé. Dans l’absolu, il est préférable que cette dernière soit longue si elle doit être profitable, même si l’intégralité des frais n’était recouvrée qu’au bout de plusieurs mois, voire plus. Un mauvais arrangement vaut toujours mieux qu’un bon procès dit l’adage. C’est souvent vrai tant les procédures de recouvrement judiciaire peuvent être longues. Mais la meilleure chose à faire, c’est encore d’anticiper, en prenant grand soin de son poste client. Il est important de pouvoir être sûr des capacités financières de son client, d’être bien renseigné sur son enseigne, ses coordonnées, ses cautions, etc, avant même de lui octroyer une facilité de paiement. De nombreuses entreprises attendent quelques années avant de concéder des différés de paiement à certains de leurs clients.

Mais que l’on soit particulier, artisan ou grande entreprise, la règle à retenir est qu’une procédure de recouvrement amiable, même longue est toujours préférable à un recouvrement contentieux. D’autant plus si cette procédure est suivie ou accompagnée par une société de recouvrement, spécialiste des procédures amiables.

Garantir la sécurité financière de votre entreprise grâce au recouvrement

Le contexte économique parfois tendu de ces dernières années a pour conséquence secondaire une activité qui tend à se développer ; la réactivation des créances passées en perte. En effet, en étant désormais capable de puiser dans ces ressources financières que l’on pensait perdues, la trésorerie de l’entreprise trouve un second souffle. Mais l’idéal n’est il pas justement d’éviter d’en arriver à ces extrémités ?

Une solution de recouvrement pour votre entreprise

Dans l’ordre logique des choses, les choses se déroulent comme suit ; vous fabriquez, vous vendez, vous livrez, vous facturez et vous êtes payés. Rien de plus simple finalement… Quand la chaîne est bien respectée. Car le problème courant rencontré aujourd’hui par les entreprises, grandes comme petites, se situe au dernier maillon de la chaîne ; le paiement. Courir après les retardataires n’est ni amusant ni constructif. Et devoir renoncer au règlement d’un débiteur est bien pire encore. Tant d’efforts et d’investissements pour un résultat négatif sur l’opération. Pour éviter cela au maximum, les retards comme les impayés, la mise en place d’un logiciel spécifiquement développé par un spécialiste du recouvrement de créance devient indispensable.

Le but est simple ; optimiser les délais de paiement, afin d’assurer le flux constant de votre trésorerie. Mais pas seulement. C’est tout le recouvrement des impayés qui est en jeu. Et pour garantir de très bons résultats, deux conditions préalables sont à remplir :

  • Agir très vite 
  • Parfaitement connaître son débiteur.

Les outils informatiques permettent une gestion plus poussée de la facturation et de tout le poste client, mais également des analyses plus fines et plus rapides, vous facilitant la prise de décision dans un délai court. Adopter une solution recouvrement complète, c’est minimiser les risques d’impayés et donc garantir la sécurité financière de l’entreprise. Beaucoup d’entreprises ont tendance à négliger légèrement le recouvrement, au contraire d’autres services. Pourtant, c’est bien à ce niveau que se joue la pérennité de l’activité et des emplois.

Le choix de l’externalisation du poste client

Le second choix qui s’offre à vous est d’externaliser tout ou partie de votre poste client. De cette façon, un opérateur externe (société d’affacturage ou cabinet de recouvrement) prend le risque en charge et vous assure un revenu constant à la mesure du rythme tenue par votre activité. La solution est souvent présentée comme coûteuse et les entreprises pensent aux cabinets de recouvrement souvent quand il est trop tard. Le choix de l’externalisation, c’est le choix de la maîtrise totale des rentrées d’argent selon un volume et un calendrier choisi. Et ce, dès la prise de contact avec le client. Les ressources mises en œuvre assurent une qualité inégalée dans le suivi des opérations, de la première facturation jusqu’à l’exécution du titre exécutoire, le cas échéant.

Avec une trésorerie fluide et une activité régulière, votre activité se porte bien. Votre banquier est heureux et vous pouvez envisager des ajustements, des améliorations, ou des investissements avec sérénité. De fait, la gestion saine du recouvrement vous permet de vous focaliser sur votre cœur de métier et de troquer le jargon administratif que vous aviez fini par adopter à contrecœur pour la créativité de vos débuts, celle qui vous avait justement permis de créer votre entreprise. Libéré des tâches ingrates et stressantes et assuré de rentrées d’argent constantes, vous pouvez à nouveau inventer et développer votre structure.

Affacturage et sérénité

Non. Ce n’est pas le titre de la prochaine bible économique, pas plus que celui de la nouvelle série de l’été. Et pourtant, les solutions d’affacturage apportent un bien être que votre trésorerie ressent forcément. Le principe est simple. Pour chaque facture éditée, vous la présentez, non pas à votre client, mais à votre partenaire gérant votre facturation. Ce dernier vous règle la facture et se charge de récupérer les fonds auprès du client. L’impact d’un tel système sur la trésorerie est forcément positif. De surcroît, vous n’aurez pas à gérer les impayés. L’affacturage et l’externalisation totale ou partielle de votre poste client vous permettent d’alléger votre bilan. Un avantage supplémentaire qui joue obligatoirement sur votre degré de bien-être financier.

Qu’est-ce que le recouvrement amiable ?

Si le recouvrement se définit par l’ensemble de mesures prises par une entreprise pour obtenir le paiement de ses factures, il existe différents paliers dans le recouvrement, au rang desquels le recouvrement amiable. En quoi consiste réellement le recouvrement amiable et en quelles circonstances est-il le bienvenu ?

Le recouvrement amiable

Première étape du recouvrement, la procédure amiable a pour but d’inciter fortement le débiteur à solder sa dette. Cette étape intervient dès lors que le délai accordé pour le paiement est dépassé. Et le but de la démarche est le paiement volontaire du débiteur, et non contraint et forcé. Le recouvrement amiable peut-être l’œuvre de l’entreprise qui détient la créance, mais aussi celle d’un huissier de justice ou d’une agence de recouvrement, selon les mandats éventuels délivrés par l’entreprise. Dans ce premier temps, il s’agit donc de laisser le bénéfice du doute au débiteur et de le relancer courtoisement par le biais de mails, d’appels téléphoniques, voire de lettres, jusqu’aux courriers recommandés avec accusé de réception. Même si à ce degré de relation épistolaire, la situation est déjà sensiblement tendue, elle fait toujours partie d’un recouvrement amiable. Pour être précis, le recouvrement amiable regroupe les actions possibles avant la décision de justice. Au-delà de cette décision, le recouvrement devient judiciaire.

Quels outils mettre en place pour un recouvrement amiable ?

Comme évoqué plus haut, le recouvrement amiable ne permet pas les mesures conservatoires, mais une procédure de recouvrement amiable peut aussi bien servir à un propriétaire pour tenter de récupérer ses loyers impayés qu’à une entreprise cherchant à régulariser sa comptabilité en enregistrant le paiement d’une facture impayée. En plus des process déjà connus (lettres, relances, …), il peut-être intéressant d’opter pour un logiciel permettant de suivre sa facturation en temps réel. Pourquoi ? Tout simplement pour éviter de manquer les relances, justement. Tous les chiffres convergent vers le même constat ; plus le temps passe et plus le risque grandit. L’automatisation de certaines tâches est un vrai plus pour le poste client. De surcroît, l’aide d’une agence de recouvrement, voire l’externalisation complète de la gestion du poste peuvent garantir de meilleurs résultats encore.

Malheureusement, de nombreuses entreprises attendent trop longtemps avant de confier leurs dossiers ‘mauvais payeurs’ aux cabinets de recouvrement. Dans l’idéal, la société de recouvrement doit intervenir dès le recouvrement amiable. Elle assure ainsi le suivi complet du client de sa fiche d’identité au sein de l’entreprises jusqu’au règlement de sa dernière facture. Au rayon des avantages, on note aussi le recentrage de votre concentration sur votre cœur de métier et la conservation de relations commerciales courtoises. Chose pas toujours évidente à maintenir lorsqu’un litige éclate sur le paiement d’une facture.

Après le recouvrement amiable

Si le conflit ne trouve pas de résolution après la période de recouvrement amiable, il existe d’autres solutions, montant crescendo jusqu’à l’action en justice. Il est possible d’obtenir une mesure conservatoire de la part du juge de l’exécution au tribunal de grande instance, ou de manière plus urgente, de procédé à une action en justice. Elle peut être de plusieurs sortes ;

  • L’action en référé. Dans le but d’obtenir un titre exécutoire permettant le règlement du conflit. Mais, même si le débiteur ne peut pas contester la dette, le titre exécutoire n’est jamais garanti.
  • L’injonction de payer. La procédure est un peu plus ‘brutale’. En effet, l’injonction de payer est obtenue sans concertation avec le débiteur. Le dossier doit être solide et contenir toutes les preuves du contrat liant les deux parties, et donc, le paiement de la facture due.
  • Le référé-provision. Une médiation est organisée par le juge du tribunal. La décision du juge est ensuite transmise au seul plaignant (le créancier. En fonction de cette décision, le créancier en informe le débiteur par voie d’huissier, abandonne les procédures, ou encore prend la décision d’assigner son débiteur au fond.
  • L’assignation au fond. Cette fois, le débiteur n’est pas invité par le juge, mais bien par le créancier, plaignant et l’ayant assigné à comparaître. La décision du juge est ‘ferme et définitive’. Elle est d’ailleurs appelée ‘assignation à toutes fins’. Quelle que soit cette décision, elle met un terme définitif au conflit.

 

Notez qu’il existe désormais une procédure judiciaire rapide de recouvrement des fonds pour les petites sommes. Pour toutes les sommes inférieures à 4 000 €, la loi Macron de 2015 permet un règlement simple par internet, pour un montant de frais n’excédant pas 40 €. Le débiteur reçoit alors un titre exécutoire. Il l’accepte et règle sa créance ou le refuse et s’expose aux poursuites devant un tribunal.