L’importance de la traçabilité en recouvrement

L'importance de la traçabilité en recouvrement

S’il est une traçabilité qui se doit d’être scrupuleusement respectée, c’est bien celle permettant de faire vivre sereinement son entreprise. De la première commande aux injonctions pour retards de paiements, la fiche client doit être parfaitement renseignée. Plus que cela encore, ce sont toutes les opérations effectuées qui doivent être suivies à la trace. Notamment en cas de procédure de recouvrement.

Pourquoi une telle traçabilité ?

La traçabilité, c’est l’historique de tous les échanges, de toutes les interactions entre votre entreprise et votre client ;

  • Celle qui vous permet de proposer tout de suite le produit ou le service cohérent en fonction des demandes passées ;
  • Celle capable d’anticiper les prochains volumes et les prochaines échéances de commande de votre client ;
  • Celle suivant les règlements du client, du mode du paiement aux délais habituels ;

Conserver une trace de toutes ces interactions est primordial. Et plus encore dans le cadre d’une procédure de recouvrement. Car non seulement vous savez exactement où vous en êtes dans votre procédure, mais tous ces éléments, échanges mails, téléphoniques ou courriers, peuvent servir en cas de procédure judiciaire. Tous les éléments que vous rassembler, depuis la première commande, depuis la constitution de la  fiche, sont autant d’atouts qui vous permettront sans aucun doute de recouvrer les sommes dues par votre client dans un délai plus bref. 

Mais le tout n’est pas de collecter toutes ces données sans savoir qu’en faire. C’est pourquoi la mise en place d’un logiciel modulaire et adaptable à votre fonctionnement et à votre secteur d’activité est primordial ; pour optimiser au maximum la gestion du poste client. Un cabinet de recouvrement de créances ou une société d’affacturage peuvent facilement vous les installer et vous accompagner. Vous y gagnerez en réactivité le jour d’un incident de paiement. Et chacun sait que plus le temps file, plus les factures sont difficiles à faire payer.

Structure interne ou externalisée ?

Selon que vous soyez adepte ou non de l’affacturage, voire de l’assurance-crédit, vous pouvez choisir l’externalisation plus ou moins complète de la gestion de votre poste client. L’avantage, c’est que vous externalisez aussi les coûts relatifs à cette gestion, pour ne conserver que la stricte relation commerciale. Une façon d’industrialiser le processus de recouvrement tout en étant certain de trouver un modèle adapté à chaque cas, toujours particulier.

Une autre façon de fonctionner peut être le partenariat. La plateforme informatique est installée et vous en assurez la gestion au quotidien, avec le conseil et l’accompagnement d’un interlocuteur unique capable d’orienter les actions le cas échéant. Le Dashboard bien paramétré doit vous permettre une vision holistique de votre relation avec un client donné. Où en sont ses commandes ? Et ses paiements ? Quelle décision prendre pour accélérer les processus ? Quel impact sur les autres fonctions, sur le comportement général du client ? En suivant toutes les interactions en temps réel, vous pouvez non seulement mesure l’impact de vos actions, mais également leur pertinence réelle et ainsi les adapter. Mieux encore, vos propres compétences sont analysées. De cette façon, vous savez si votre personnel a besoin d’une formation spécifique. La traçabilité est aujourd’hui grandement facilitée par les plateformes informatiques complexes, pourtant très simples à manier au quotidien.

Recouvrer ses créances en ligne ?

Certaines plateformes permettent de suivre l’état des procédures de recouvrement en temps réel. Il vous suffit de transmettre vos dossiers impayés à votre agence de recouvrement. Elle se charge ensuite de vous installer l’interface nécessaire et de créer votre espace complètement privé. La nouveauté par rapport aux systèmes passés, c’est que vous n’êtes pas simplement spectateurs. Au sein même de votre espace, vous pouvez donner vos directives, éditer vos notes, créer vos reporting, en plus de suivre l’état de performance et de consulter les états des procédures de recouvrement. Tout est noté, analysé, interactif, facilement visible, intuitif, modulable… En bref, vous vous assurez de ne jamais perdre l’argent que vous doit votre client des yeux. Vous savez où vous en êtes à chaque instant. Ce qui peut aussi détendre vos relations avec votre banque. Ces dernières ont toujours  tendance à se crisper un peu lorsque la trésorerie perd en fluidité à cause d’impayés. D’ailleurs, rien ne vous interdit de laisser un accès direct, mais limité, à votre conseiller bancaire. De cette façon, il visualise lui-même et directement l’état d’avancement des différentes procédures. Si même votre banquier est rassurée, alors…

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