Quelle procédure pour le recouvrement des loyers impayés ?

Le loyer est une dette comme une autre. Comme lors d’un contrat, son existence est due à une contrepartie ; ici, la mise à disposition d’un bien, mobilier ou immobilier, à titre privé ou professionnel, sur une durée fixée entre le bailleur et le preneur. De fait, tout manquement au règlement du loyer devient un impayé. Mais quelle est la procédure à suivre en cas de loyers impayés ?

La procédure à suivre dépend du type de bail

Quel qu’il soit, un bail contient toujours 3 informations identiques ;

  • Le montant des échéances à devoir ;
  • La périodicité du règlement (mensuel, trimestriel, annuel) ;
  • La date exacte des paiements.

Dès lors que l’un de ces trois points n’est pas respecté (montant inexact, périodicité non respectée, date de règlement dépassée), l’échéance due devient l’équivalent d’une facture impayée. Le propriétaire bailleur a donc tout le loisir de lancer une procédure de recouvrement locatif.

Quel que soit le type de bail, la procédure débute toujours par une lettre recommandée avec accusé de réception mettant le preneur en demeure de payer. Dès réception, le preneur se doit de contacter le bailleur afin de déterminer les termes du règlement de ce qui est pour l’instant considéré comme un retard de paiement. Petit détail à l’attention des locataires ; dès qu’ils reçoivent la lettre recommandée, les intérêts sur la dette commencent à courir. Si rien n’est réglé après ce premier avertissement, la procédure se poursuit, avec quelques aménagements suivant les types de baux.

Le bail d’habitation

Dans le cadre d’un bail d’habitation, la loi est claire ; un huissier peut délivrer un commandement de payer, avec un délai d’exécution de 2 mois. Si, dans ce délai, la somme due n’est toujours pas recouvrée, le propriétaire peut alors résilier le bail. Mais la chose ne se fait pas unilatéralement. Il faudra faire valider cette résiliation devant un tribunal d’instance.

Le bail commercial

Les choses sont relativement semblables. Seule différence notable, le locataire n’a qu’un mois pour régler les sommes dues avant que le propriétaire ne saisisse le tribunal de grande instance dans le but de faire résilier le bail.

Les autres types de baux

Moins encadrés par la loi, les autres types de baux laissent le soin aux deux parties de rédiger les clauses résolutoires. Mais dans tous les cas, si le loyer n’est pas réglé, le propriétaire devra toujours saisir le tribunal compétent pour faire valoir ses droits, à savoir la résiliation du bail et l’expulsion du locataire. Notez que les baux professionnels entrent dans cette catégorie. D’autre part, même si le bailleur venait à manquer à ses devoirs envers sont locataire (et c’est valable pour tous les types de baux), ce dernier ne peut se permettre de stopper le paiement de ses loyers sans en avoir demandé l’autorisation à un juge au préalable. Sans quoi, il pourra être poursuivi de la même façon qu’un locataire indélicat.

La chronologie de la procédure de recouvrement locatif

Dans la mesure où un bailleur dispose d’un délai de 5 ans pour obtenir le recouvrement des loyers impayés, la meilleure solution reste encore de trouver un juste compromis avec le locataire. Il se peut que des difficultés passagères ne lui permettent pas de régler l’intégralité des loyers. Une baisse momentanée et un étalage du restant du selon un échéancier élaboré en commun s’avère souvent la meilleure des solutions à court comme à moyen terme. En d’autres termes, privilégiez toujours la solution amiable. D’autant que parfois, une simple petite aide sur la gestion des comptes du locataire résout le problème.

Malgré tout, il est des cas dans lesquels le dialogue et l’échange semblent impossibles. Dans ces cas, le propriétaire peut demander une saisie à titre conservatoire sur les biens mobiliers ou immobiliers du locataire. Mais seul un huissier mandaté par le propriétaire pourra procéder à cette saisie conservatoire. Cela signifie que les biens visés ne pourront être ni vendus, ni échangés, ni déplacés sous peine de sanctions pénales. La saisie conservatoire peut également avoir lieu sur le compte bancaire du locataire, qui ne pourra jouir de la somme d’argent bloquée. Par la suite, il faudra demander au juge du tribunal d’instance (pour les sommes de moins de 10 000 €) de transformer cette saisie conservatoire en saisie vente.

Si tout cela ne résout rien, alors c’est la procédure telle que décrite plus haut qui doit être lancée. Un commandement de payer adressé par voie d’huissier assorti d’un délai de 2 mois pour régler les sommes dues ou faire appel au juge du tribunal d’instance dans le but d’étaler la dette. Si rien n’est fait dans ces deux mois, le bail est résilié et le locataire est expulsable après nouvelle requête auprès du juge du tribunal d’instance. Notez que le locataire doit être expressément averti par voie d’huissier de sa comparution pour expulsion d’un logement qu’il occupe dorénavant de façon illégale. Si l’expulsion devait être prononcée, le locataire bénéficie encore de plus de 2 mois pour se retourner.

La procédure est longue et peut s’avérer plus coûteuse que quelques mois de loyers de retard. Il est donc primordial de privilégier le dialogue permanent avec le locataire, et de mettre en place une solution de recouvrement locatif amiable. Un agent de recouvrement, spécialisé sur la question, peut intervenir sur le recouvrement amiable.

Comment préserver la relation avec ses clients en cas de recouvrement ?

Un cas de recouvrement de créances génère souvent un cas de conscience ; comment faire pour maintenir une relation commerciale sous les meilleurs auspices tout en réclamant fermement une somme due ? Comment parvenir à faire en sorte que la relation commerciale ne soit pas affectée de l’état des relations purement financières entre l’entreprise et son client ? L’idéal serait sans doute de ne pas avoir à gérer ce type de problème…

Comment gérer le conflit inhérent au recouvrement ?

Malheureusement, lorsque l’on en est là de nos réflexions, c’est qu’il est souvent déjà trop tard. Par peur de dégrader une relation commerciale stable et profitable à l’entreprise, on hésite parfois à réclamer avec trop de véhémence une somme d’argent qui nous est due. Il est vrai qu’à moins de disposer en interne d’un service de recouvrement spécifique, personne dans l’entreprise n’est formé au recouvrement, qu’il soit amiable ou judiciaire. Dès lors, la faute de communication peut vite arriver, sous le coup du stress latent. Vanter les mérites de nos produits ou services et réclamer le paiement d’une facture à la même personne, morale ou physique, n’est pas chose aisée.

Pour ces raisons, il est toujours préférable de confier le recouvrement de créances à un cabinet de recouvrement. L’externalisation dispose de plusieurs avantages ;

  • Augmentation du taux de recouvrement ;
  • Raccourcissement des délais de paiement ;
  • Partenariat avec un interlocuteur unique maitrisant parfaitement le dossier et le secteur d’activité ;
  • Rémunération du cabinet de recouvrement au résultat ;

Mais surtout :

  • Économie dans le budget de fonctionnement de l’entreprise ;
  • Évacuation du stress inhérent à l’encours de pertes ;
  • Et maintient de la relation commerciale…

En externalisant le recouvrement, l’entreprise coupe la relation conflictuelle avec son client en retard de paiement pour ne conserver que la meilleure. C’est, de loin, la meilleure solution pour continuer de travailler sereinement.

L’idéal ? Éviter le recouvrement

Si l’objectif 0 recouvrement n’est pas franchement atteignable, surtout en période de crise, le but reste malgré tout de tendre vers le moins. Pour ce faire, il est impératif de pouvoir suivre le dossier client de la première commande jusqu’au paiement de sa facture. C’est donc l’intégralité du poste client qui nécessite souvent une reprise en mains. Il est primordial que le lien entre la gestion commerciale et la comptabilité soit permanent. Il en va de la bonne santé de la gestion poste client, et donc au final, de la trésorerie de l’entreprise.

Bien évidemment, il semble impossible de tout maîtriser. Un client peut déposer le bilan et laisser un impayé conséquent. Quelques retards de paiement peuvent parfois se présenter. Mais pas forcément de quoi lancer une procédure de recouvrement amiable à chaque fois. Certains faits interviennent en dehors de notre champ de compétence et de notre environnement maîtrisable. C’est ainsi et il faut être capable de l’accepter. Les exceptions existeront toujours. Mais elles sont peu nombreuses. Une bonne gestion du poste client interdit tous les impayés communs et classiques. Avec un suivi millimétré de la prise de commande à la relance de facturation en passant par la gestion commerciale complète et  livraison, il y a peu de risque de trouver un risque d’impayé si tous les paramètres sont réellement suivis et maîtrisés, à commencer par les enquêtes de solvabilité du client. Toutes les précautions prises en amont évitent les conflits éventuels en aval.

Externaliser le poste client ?

Sans l’externaliser complètement, il existe des solutions intermédiaires, permettant à l’entreprise de gérer sa clientèle de manière autonome, grâce à l’aide d’un logiciel complet comme SalesToCash par exemple. Un interlocuteur dédié peut intervenir au besoin. Dans l’esprit, il s’agit d’un accompagnement à distance, via l’interface des différents modules du logiciel. Entièrement paramétrables en fonction des spécificités des secteurs d’activité rencontrés, ce type de logiciels fait ses preuves au quotidien. Il permet une visualisation holistique de l’encours et de l’historique d’un client dans l’entreprise. Un Dashboard efficient permettant une réactivité plus grande, et donc, un raccourcissement conséquent des délais de paiement.

Le but de l’opération est double ; assurer la fluidité de la trésorerie, outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise ; et pérenniser et préserver la relation client. La fidélisation d’une clientèle passe aussi par la fidélité du paiement…

En quoi consiste le recouvrement locatif ?

Dans les faits, un loyer est une créance. Elle est due en échange de la mise à disposition d’un bien, mobilier ou immobilier. Si le loyer le plus connu est celui que l’on règle en échange d’un logement, il en existe de nombreuses autres possibilités, autant à titre professionnel qu’à titre privé. Dans tous les cas, un loyer non versé à la date prévue entraîne un impayé et peut engendrer une procédure de recouvrement locatif.

Les différents types de baux

La procédure de recouvrement doit être adaptée à chaque type de bail. On peut les classer en trois grandes catégories :

  • Le bail d’habitation, le plus connu ;
  • Le bail commercial ;
  • Et les autres baux

En cas d’impayé, les procédures sont assez semblables. Pour un bail d’habitation, il est prévu un commandement de payer les loyers délivré par huissier. Dans ce cas, la loi est même stricte et rigoureuse. L’article 24 du 6 juillet 1989 est sans équivoque. Dans le cadre d’un bail commercial, la procédure est la même mais ne relève pas du même code. Ici, c’est le code du commerce qui s’applique (article L-145-41). Enfin, les baux généraux sont régis par l’article 1728 du code civil. 3 types de baux relevant de trois codes différents. Voilà une des raisons qui font que la procédure de recouvrement locatif peut s’avérer très compliquée. Un argument de plus en faveur d’une agence de recouvrement, véritable spécialiste des recouvrements, quels qu’ils soient.

Quelles sont les procédures à suivre ?

Les procédures ont beau relever de codes différents, elles restent somme toute assez semblables. Un contrat de bail précise certains points ;

  • La somme à régler ;
  • La périodicité des échéances ;
  • La date exacte de paiement pour chaque période.

Dès lors que l’un de ces points n’est pas respecté, une procédure peut s’ouvrir. Dans tous les cas, la première démarche à suivre est d’adresser au locataire (ou eu preneur) une lettre recommandée valant mise en demeure de payer les loyers en question. En toute logique, à réception de cette missive, le locataire doit prendre contact avec son propriétaire bailleur et s’engager à régler la somme réclamée. Des intérêts, sortes de pénalités de retard, peuvent être comptés dès la réception de la lettre R/AR.

Dans le cadre d’un loyer d’habitation, le locataire dispose d’un délai de 2 mois pour régler l’intégralité de la somme. S’il n’obtempère pas, le contrat de bail peut se voir résilié. Mais la procédure exige le passage devant un tribunal d’instance le plus proche du lieu de résidence du locataire. Dans le cas d’un bail commercial, le locataire ne dispose que d’un seul mois pour régler la dette. Et en cas de non paiement, la demande de résiliation de bail s’effectue auprès du tribunal de grande instance le plus proche de l’immeuble. Enfin, en ce qui concerne les baux généraux, tout dépend des clauses résolutoires mentionnées dans le contrat de bail. Ici, ces conditions sont laissées libres. Le bailleur et le preneur s’entendent donc à la signature du bail sur les conditions de résiliation.

Dans tous les cas, si le locataire ou le preneur refuse de régler ou conteste le montant à régler, il faudra recourir à l’expertise d’un tribunal. L’étape suivante sera l’appel à l’huissier de justice, seul personne à même de faire exécuter le jugement. Il ne peut exister que deux options après un commandement de payer ;

  • Soit le locataire règle la dette et tout rentre dans l’ordre ;

Soit il ne paye pas et le propriétaire bailleur est libre du délai de sa procédure.

La solution Agrège sur le recouvrement locatif

La meilleure solution en cas de loyers impayés reste de faire appel à un cabinet de recouvrement. Si l’on considère le délai moyen pour recouvrer ses fonds dans un cas pareil, à savoir 200 jours, il est préférable d’épargner du temps et de l’énergie en faisant appel à de vrais spécialistes. Agrège ne se rémunère qu’en cas de réussite de l’opération. Vous ne prenez donc aucun risque financier. D’autre part, les agents de recouvrement connaissent les procédures et savent comment l’accélérer. Une façon d’économiser les coûts liés aux actes, un gain de temps précieux dans la communication avec les huissiers de justice, un gain de rentabilité et un gain de temps dans la reprise du logement. Pour finir, le cabinet met à votre disposition un interlocuteur unique maîtrisant parfaitement le dossier que vous lui confiez.

Recouvrement amiable ou contentieux : comment choisir ?

Le recouvrement amiable et le recouvrement contentieux sont deux choses différentes. Si la première méthode permet la négociation, la seconde est possible seulement après l’obtention d’un titre exécutoire. Dans les faits, la procédure de recouvrement contentieux est seulement possible après l’échec des négociations dans le cadre d’une procédure de recouvrement amiable. Il n’y a donc pas à choisir entre l’une ou l’autre.

Le recouvrement amiable

Dans les faits, une dette est quelque chose de normal. En effet, elle s’inscrit dans un échange entre une prestation de service ou l’achat d’un produit et le règlement inhérent. La dette ne devient impayée que lorsque la date d’exigibilité de la créance est dépassée. Cette échéance dépassée, le créancier doit recourir au recouvrement de créances pour obtenir le paiement en contrepartie de sa prestation. Dès la première relance par courrier recommandé avec accusé de réception, la procédure de recouvrement amiable est considérée comme lancée. Pour être valable, elle doit contenir certaines informations :

  • Les coordonnées du créancier et/ou de la société tiers chargée du recouvrement ;
  • Les éléments relatifs à la créance en elle-même (date, montant, contrepartie, détails) ;
  • La mention de l’obligation de régler la somme due accompagnée des textes de lois correspondants.

Le recouvrement amiable est un préalable à toute action judiciaire éventuelle. La durée de cette période est plus ou moins longue, en fonction de la patience du créancier envers son débiteur. Durant cette période de négociations, les relances peuvent se faire par différentes voies ; téléphone, mail, courrier postal… Mais attention à ne pas franchir un certain seuil et à ne pas harceler le débiteur, qui pourrait s’en plaindre. Des appels trop fréquents ou une présence permanente sont répréhensibles. De surcroît et par expérience, ces méthodes de pression ne facilitent pas plus le recouvrement des fonds, amenant le débiteur à se positionner finalement en victime de harcèlement. Toutefois, lorsque le retard de paiement fait suite à un problème passager du débiteur, la simple mise en place d’un échéancier, validé par les deux parties, suffit bien souvent à régler le problème. Il est toujours préférable de prendre le temps de se faire payer plutôt que de vouloir forcer le paiement et de ne rien récupérer, ou si peu par rapport aux frais engagés.

Le recouvrement judiciaire

Malgré tous les efforts consentis par le créancier et sa bonne foi affichée quant aux problèmes rencontrés par le débiteur et qui ont conduit à la situation de litige que l’on connaît, il arrive qu’aucune solution ne soit trouvée. Le créancier a donc la possibilité de recourir au recouvrement contentieux. Il lui faudra pour cela mettre en place différentes actions juridiques dans le but d’obtenir un titre exécutoire, forçant le paiement par la justice, du débiteur. Et les choses deviennent tout de suite beaucoup plus compliquées, beaucoup plus coûteuses et beaucoup plus longues dans leur gestion.

Plus long et plus compliqué parce que strictement encadré par le droit français dans le but d’éviter toute procédure abusive. Dans un recouvrement contentieux, on attaque directement les comptes bancaires et le patrimoine, mobilier et immobilier du débiteur. Il est donc normal que toutes les précautions soient prises. Les procédures établies sont longues et peuvent s’avérer coûteuses, ne serait-ce qu’en frais d’avocats. Dans l’ordre, il faut obtenir un titre exécutoire auprès de la justice. Ce titre doit être dûment signifié au débiteur par voie d’huissier. Alors, seulement à ce moment là, la procédure en contentieux débute, à charge de l’huissier, seul habilité à faire respecter un titre exécutoire. Lorsque les sommes sont modiques, il arrive donc souvent que les entreprises passent leurs créances en pertes sur le bilan. La balance frais-durée-énergie / recouvrement des fonds étant rarement positive.

De l’intérêt d’une bonne gestion du poste client pour une entreprise

De fait, on comprend mieux l’importance d’une phase de recouvrement amiable bien maîtrisé. Dans l’absolu, il est préférable que cette dernière soit longue si elle doit être profitable, même si l’intégralité des frais n’était recouvrée qu’au bout de plusieurs mois, voire plus. Un mauvais arrangement vaut toujours mieux qu’un bon procès dit l’adage. C’est souvent vrai tant les procédures de recouvrement judiciaire peuvent être longues. Mais la meilleure chose à faire, c’est encore d’anticiper, en prenant grand soin de son poste client. Il est important de pouvoir être sûr des capacités financières de son client, d’être bien renseigné sur son enseigne, ses coordonnées, ses cautions, etc, avant même de lui octroyer une facilité de paiement. De nombreuses entreprises attendent quelques années avant de concéder des différés de paiement à certains de leurs clients.

Mais que l’on soit particulier, artisan ou grande entreprise, la règle à retenir est qu’une procédure de recouvrement amiable, même longue est toujours préférable à un recouvrement contentieux. D’autant plus si cette procédure est suivie ou accompagnée par une société de recouvrement, spécialiste des procédures amiables.

Gestion du poste clients : la nécessité d’une procédure personnalisée

Chaque client est différent, et nécessite une approche particulière. Une entreprise doit à la finesse de ses commerciaux le fait que des clients de types totalement différents intègrent pourtant un même protocole pour l’achat d’un service ou produit émanant du savoir-faire de l’entreprise. Cette adaptation est primordiale et tout le monde semble en accord sur ce point. De la même façon, chaque marché et chaque entreprise sont différentes. La gestion du poste client nécessite donc une approche personnalisée, à chaque fois.

En quoi consiste la gestion d’un poste client ?

La gestion du poste client, c’est la prise en mains d’un dossier client de son premier contact avec l’entreprise à sa dernière facture en cours. En somme, la relation commerciale avec un client est directement intégrée dans la gestion du poste client. Si l’on résumait les différents éléments de gestion du poste, on le noterait sans doute ainsi ;

  • Ouverture et gestion des comptes client, avec toutes les informations indispensables sur l’entreprise (Siren, nom commercial, ancienneté, encours finançable, N°TVA, RCS, etc.) ;
  • Relance et gestion des contentieux éventuels ;
  • Suivi comptable des encaissements ;
  • Suivi des garanties et établissement et suivi des risques clients. Veiller à ce que les encours finançables ne soient jamais dépassés pour un client, vérifier les garanties de paiement, voire les situations bancaires des clients.

Dans les faits, donc, une gestion saine et stricte du poste client est primordiale à la bonne santé financière de l’entreprise. Mais si les éléments de gestion restent les mêmes d’une entreprise à l’autre, la mise en place, les protocoles de suivi et les procédures d’accompagnement diffèrent forcément en fonction du marché, de la taille, de la position et de la clientèle de l’entreprise.

Comment gérer son poste client ?

A ce jour, il existe trois possibilités ;

  • La gestion poste client en interne, valable pour des entreprises de très grandes tailles capables de financer un service complet dédié à la question ;
  • La délégation partielle du poste client, où une société spécialisée peut venir offrir une solution de recouvrement lors d’impayés par exemple ;
  • L’externalisation complète du poste client vers une société d’affacturage, ou factor, capable de prendre en charge la totalité de la chaîne de décision et de suivi et garantissant par là-même un revenu pérenne à l’entreprise.

La qualité de l’expertise, le savoir-faire et l’écoute des agents de recouvrement sont autant d’atouts qui permettent d’anticiper les comportements des clients de l’entreprise, et de mettre en place les procédures visant à éviter les impayés. Recouvrement de créances, amiables ou judiciaires, et affacturage sont deux spécialités très proches. Au final, l’un comme l’autre interviennent sur la chaîne de la gestion du poste clients. L’un en amont en dans le suivi total, l’autre uniquement en aval.

Pourquoi opter pour l’affacturage ?

L’affacturage peut être une solution de gestion du poste client. Une solution saine et efficace. Elle peut être totalement externalisée ou partiellement déléguée. Une société d’affacturage peut se contenter d’intervenir sur un seul ou quelques maillons de la chaîne. Là où une société de recouvrement s’occupe principalement des impayés, la société d’affacturage peut justement laisser cette part à l’entreprise qui la mandate pour la gestion globale du poste client. Tout dépend des besoins réels de l’entreprise. Mais une société d’affacturage réellement complète, c’est une entreprise capable d’intervenir aussi sur les impayés, une entreprise aussi compétente en, matière comptable qu’en matière judiciaire, pour ne prendre que ces deux aspects de la gestion du poste client.

De fait, une telle société est en capacité à proposer des services en fonctions des besoins réels de l’entreprise puisqu’elle peut intervenir partout et qu’elle peut tout gérer de A à Z. L’affacturage devient alors une sécurité pour l’entreprise, certaine ;

  • D’améliorer sa trésorerie ;
  • De réduire ses délais de paiement ;
  • De réduire les risques clients ;
  • De conserver une relation commerciale de qualité ;
  • De pouvoir piloter son activité à l’aide d’indicateurs justement mis en place par la société d’affacturage.

L’informatique à l’aide de la facturation

De la vente au paiement, un logiciel entièrement paramétrable selon les kpi’s pertinents pour l’entreprise et le marché qu’elle occupe est mis en place. Ceci assurant une vue holistique sur tous les comptes clients, leurs encours de facturation, leur santé financière, etc. Tous les indicateurs sont mis à jour en temps réel, assurant un suivi de toutes les données. Pour l’expert comptable et le banquier, certaines informations sont même possibles à partager en direct. Tout est simplifié, plus fluide, et forcément plus rassurant. De surcroît, un agent de recouvrement spécialisé sur le secteur d’activité de l’entreprise lui est entièrement dédié, permettant l’intervention à chaque étape le cas échéant. Il ne reste plus qu’à déterminer le champ d’intervention de la société d’affacturage, selon les besoins de l’entreprise, et à mettre en place la procédure personnalisée qui découle de ce choix.

La gestion des impayés dans les DOM-TOM

La gestion des impayés, c’est la tâche par excellence qu’aucune entreprise n’aime à exécuter. Véritable casse-tête, elle peut même être source de désaccords profonds entre différents services. Elle demande l’investissement de ressources humaines, financières, administratives et se révèle énergivore, chronophage et même stressante. En bref, personne ne veut s’en occuper. Sans doute parce qu’au sein d’un entreprise, personne ne sait s’en occuper. Et la situation est encore plus complexe lorsqu’il s’agit d’une entreprise active sur tout le territoire national, outre-mer compris.

Gérer les impayés en région ?

Lorsque l’on doit gérer les impayés d’un groupe propriétaire de plusieurs agences ou bureaux en région, une autre question se pose ;

  • Doit-on gérer les impayés de façon centralisée, avec un protocole exactement identique pour toutes les régions et un service contentieux unique ?
  • Ou bien faut-il préférer une gestion régionalisée des litiges, en laissant chaque bureau libre des ses mouvements quant à la gestion de ses impayés ?

Tout est question de stratégie. Et de cohérence avec les modèles commerciaux et marketing déjà en place. Une seule chose est sûre ; quelle que soit la décision, elle doit être prise et appliquée. Car qui hésite ne fait rien. Et pendant ce temps là, les impayés s’accumulent.

Une autre solution, sans doute plus efficace, serait de mixer la volonté centralisatrice de l’entreprise avec les paramètres régionaux, les spécificités locales. Autrement dit, la mise en place d’un protocole national à application locale paramétrée. Seuls les grands cabinets de recouvrement nationaux sont en mesure d’apporter une telle solution de recouvrement / + localisation. De cette façon, si un protocole standardisée peut animer le fond des la gestion des impayés pour tout le territoire, c’est bien localement que les actions seront mises en application en fonction de critères locaux et de la relation commerciale locale. Pour faire simple, même si le protocole est le même à la base, il tiendra compte des spécificités régionales pour s’appliquer. On ne procèdera donc pas de la même manière dans le Rhône-Alpes qu’à la Guadeloupe ou à la Martinique.

De l’intérêt de faire appel à une société de recouvrement

Le problème avec ce type de management, c’est qu’il est très difficile à appliquer en interne. Comment une seule cellule contentieux pourrait parvenir à différencier son approche humaine et administrative selon chaque région ? Et comment songer à créer plusieurs cellules de contentieux, synonymes de surcoûts pour l’entreprise ? La solution est toute simple ; il suffit d’externaliser la gestion des impayés. Confier ce potentiel de trésorerie à des spécialistes du recouvrement de créances, capables d’intervenir aussi bien à Paris qu’à La Réunion. En externalisant, vous vous coupez de tout ce que le recouvrement compte de plus complexe, de plus fastidieux, voire de plus anxiogène pour certains salariés de l‘entreprise.

Le jeu de l’équilibre précaire à trouver entre une gestion trop lâche des impayés et des relances trop strictes confinant souvent à la maladresse, générateur de stress en prime, peut donc se transférer aux spécialistes du recouvrement. En effet, si vous êtes trop souples sur vos conditions de paiement, les impayés vont s’accumuler. Mais si vous êtes trop stricts, ce sont vos relations commerciales qui vont en pâtir. Voilà pourquoi, plus encore que la gestion des impayés, c’est la gestion totale du poste client qu’il est souvent bon d’externaliser. Et les avantages sont nombreux ;

  • Economie de ressources en interne, humaines, administratives et financières ;
  • Normalisation de la gestion du poste client ;
  • Adaptation en fonction des spécificités régionales ;
  • Rémunération de la société de recouvrement au résultat ;
  • Accompagnement personnalisé au quotidien ;
  • Dashboard intuitif et adapté au marché et à l’entreprise ;
  • Conservation d’une excellente relation commerciale…

Anticiper les impayés

L’idéal, c’est d’éviter la facture impayée. Eviter qu’un client ne prenne trop ses aises dans les délais de règlement d’une facture. Tout simplement parce que les délais de facturation ont un impact sur la trésorerie de l’entreprise. Une facture impayée entraîne forcément un manque à gagner qui peut avoir pour conséquence l’obligation d’un emprunt à court terme auprès de votre partenaire bancaire. Et qui dit crédit, dit frais bancaires. Autrement dit, un impayé entraîne bien plus de frais que ceux qui se voient de prime abord. Pour minimiser le coût d’une facture et de son paiement, il est souvent préférable de s’octroyer les services d’un factor. Ce dernier gère alors l’intégralité de la facturation, de l’émission de la facture (voire de la commande) jusqu’à son paiement. Dans ces conditions, la société d’affacturage vous garantit des revenus sûrs, des délais courts et cohérents et la satisfaction d’une trésorerie toujours à la hauteur.

Améliorer sa trésorerie grâce à la réactivation des pertes

La trésorerie de l’entreprise pâtit toujours des impayés s’accumulant au fil du temps. Un manque à gagner cruel puisque le service ou le produit a bien été livré dans le respect du contrat signé, alors que la contrepartie financière se fait toujours attendre. Plus encore que l’impact strictement financier sur la trésorerie, c’est parfois la justification même du travail effectué qui peut être remise en question. Tant d’efforts pour un résultat si mince, à quoi bon ? Mais avant que le découragement n’emporte votre volonté, sachez que vous avez 10 ans après l’émission d’une facture pour recouvrer les fonds impayés…

Qu’est ce que la réactivation des pertes ?

Relancer un client lorsqu’une facture reste impayée est toujours délicat. Comment trouver les formes pour ne pas froisser son client tout en lui mettant suffisamment de pression pour qu’il paye ses factures en retard ? Une entreprise qui demande du tact, du savoir-faire et une détermination sans faille. Car après tout, ces factures émises sont la source de notre survie et de celle de l’entreprise. La difficulté réside donc dans le fait de savoir se faire payer. Et peu d’entreprises peuvent se vanter de cette expertise. Si bien que, année après année, le montant des impayés grimpe et alimente la case pertes et profits sur le bilan comptable.

Passé un certain délai, il n’est pas rare que l’on abandonne les poursuites, les imaginant longues, coûteuses et énergivores pour un retour loin d’être garanti. Pourtant, la loi donne un délai de 10 ans après l’émission d’une facture pour en obtenir le paiement. C’est-à-dire qu’une facture passée en perte en 2014 peut encore se recouvrer. Relancer ses anciennes factures impayées, c’est ce que l’on appelle la réactivation des pertes. Mais bien entendu, il faut une certaine dose de savoir-faire pour se lancer une telle opération de renflouement de la trésorerie.

Comment réactiver ses pertes ?

La réactivation des pertes est souvent le résultat d’un événement propre à l’entreprise ; un changement de direction entrainant une nouvelle stratégie sur la gestion du poste client, une reprise d’entreprise, ou une prise de conscience, agissant comme une véritable révélation. Dans ce dernier cas, il y a fort à parier qu’une discussion sérieuse avec une société de recouvrement de créance soit à l’origine de la fameuse prise de conscience. C’est que ce type de manœuvre requière bien souvent l’intervention de spécialistes du recouvrement de dette. Dans les faits, vous avez toujours la possibilité de reprendre l’intégralité des impayés depuis 10 ans et de relancer vous-même vos clients ou anciens clients.

Mais dans la pratique, vous allez faire face à de nombreux obstacles ;

  • Monopolisation de votre service facturation ou de votre pôle gestion du poste client, d’où un surcroît de travail et un stress inhérent ;
  • Manque de savoir-faire en interne, notamment d’un point de vue juridique. Comment faire ? Peut-on encore procéder à un recouvrement amiable ? Ou bien faut-il directement s’attaquer au recouvrement judiciaire ?
  • Investissement de liquidités pour un retour non garanti ;
  • Probable détérioration des relations clients ;
  • Impossibilité de retrouver certains clients débiteurs ;

Faire intervenir un cabinet de recouvrement de créance

L’idéal donc, c’est de laisser les spécialistes du recouvrement de dette s’occuper de vos débiteurs. Vous y gagnerez du temps, de l’énergie, et cela vous évitera de bloquer une partie de vos services administratifs pour un résultat aléatoire. Ce non investissement en ressources, humaines et informatiques, est déjà un gain pour vous. D’autant plus qu’un cabinet de recouvrement ne facture sa prestation qu’aux résultats. Ainsi, si elle se révélait incapable de recouvre vos fonds, vous ne perdez rien. Mieux même, si malgré leur expertise, les agents de recouvrement ne parviennent à aucun résultat, il y a de fortes chances que vous n’y seriez pas parvenus non plus. Vous n’avez donc aucun regret, et l’opération ne vous a rien coûté. Rassurez-vous, ce cas là est extrêmement rare.

Lorsque vous faites appel à une société de recouvrement dans le cadre d’une réactivation des créances passées en pertes, vous confier toute la gestion de vos impayés a des agents qui maîtrisent parfaitement les techniques permettant d’obtenir gain de cause. Toutefois, ne vous attendez pas à un retour à 100 %. Certains de vos anciens clients ont disparu, sont devenus insolvables et leur caution même se sont sans doute évaporées. Pour éviter de vous retrouver dans une situation telle que celle-ci, il est donc préférable d’anticiper dès le premier contact avec un nouveau client. Prenez toutes les informations indispensables aux relances éventuelles que vous devrez effectuer plus tard. Profitez de la présence d’un cabinet de recouvrement à vos côtés pour évoquer avec lui la possibilité d’externaliser la gestion de votre poste client.

Garantir la sécurité financière de votre entreprise grâce au recouvrement

Le contexte économique parfois tendu de ces dernières années a pour conséquence secondaire une activité qui tend à se développer ; la réactivation des créances passées en perte. En effet, en étant désormais capable de puiser dans ces ressources financières que l’on pensait perdues, la trésorerie de l’entreprise trouve un second souffle. Mais l’idéal n’est il pas justement d’éviter d’en arriver à ces extrémités ?

Une solution de recouvrement pour votre entreprise

Dans l’ordre logique des choses, les choses se déroulent comme suit ; vous fabriquez, vous vendez, vous livrez, vous facturez et vous êtes payés. Rien de plus simple finalement… Quand la chaîne est bien respectée. Car le problème courant rencontré aujourd’hui par les entreprises, grandes comme petites, se situe au dernier maillon de la chaîne ; le paiement. Courir après les retardataires n’est ni amusant ni constructif. Et devoir renoncer au règlement d’un débiteur est bien pire encore. Tant d’efforts et d’investissements pour un résultat négatif sur l’opération. Pour éviter cela au maximum, les retards comme les impayés, la mise en place d’un logiciel spécifiquement développé par un spécialiste du recouvrement de créance devient indispensable.

Le but est simple ; optimiser les délais de paiement, afin d’assurer le flux constant de votre trésorerie. Mais pas seulement. C’est tout le recouvrement des impayés qui est en jeu. Et pour garantir de très bons résultats, deux conditions préalables sont à remplir :

  • Agir très vite 
  • Parfaitement connaître son débiteur.

Les outils informatiques permettent une gestion plus poussée de la facturation et de tout le poste client, mais également des analyses plus fines et plus rapides, vous facilitant la prise de décision dans un délai court. Adopter une solution recouvrement complète, c’est minimiser les risques d’impayés et donc garantir la sécurité financière de l’entreprise. Beaucoup d’entreprises ont tendance à négliger légèrement le recouvrement, au contraire d’autres services. Pourtant, c’est bien à ce niveau que se joue la pérennité de l’activité et des emplois.

Le choix de l’externalisation du poste client

Le second choix qui s’offre à vous est d’externaliser tout ou partie de votre poste client. De cette façon, un opérateur externe (société d’affacturage ou cabinet de recouvrement) prend le risque en charge et vous assure un revenu constant à la mesure du rythme tenue par votre activité. La solution est souvent présentée comme coûteuse et les entreprises pensent aux cabinets de recouvrement souvent quand il est trop tard. Le choix de l’externalisation, c’est le choix de la maîtrise totale des rentrées d’argent selon un volume et un calendrier choisi. Et ce, dès la prise de contact avec le client. Les ressources mises en œuvre assurent une qualité inégalée dans le suivi des opérations, de la première facturation jusqu’à l’exécution du titre exécutoire, le cas échéant.

Avec une trésorerie fluide et une activité régulière, votre activité se porte bien. Votre banquier est heureux et vous pouvez envisager des ajustements, des améliorations, ou des investissements avec sérénité. De fait, la gestion saine du recouvrement vous permet de vous focaliser sur votre cœur de métier et de troquer le jargon administratif que vous aviez fini par adopter à contrecœur pour la créativité de vos débuts, celle qui vous avait justement permis de créer votre entreprise. Libéré des tâches ingrates et stressantes et assuré de rentrées d’argent constantes, vous pouvez à nouveau inventer et développer votre structure.

Affacturage et sérénité

Non. Ce n’est pas le titre de la prochaine bible économique, pas plus que celui de la nouvelle série de l’été. Et pourtant, les solutions d’affacturage apportent un bien être que votre trésorerie ressent forcément. Le principe est simple. Pour chaque facture éditée, vous la présentez, non pas à votre client, mais à votre partenaire gérant votre facturation. Ce dernier vous règle la facture et se charge de récupérer les fonds auprès du client. L’impact d’un tel système sur la trésorerie est forcément positif. De surcroît, vous n’aurez pas à gérer les impayés. L’affacturage et l’externalisation totale ou partielle de votre poste client vous permettent d’alléger votre bilan. Un avantage supplémentaire qui joue obligatoirement sur votre degré de bien-être financier.

Qu’est-ce que la réactivation des pertes ?

A force de temps qui passe, il arrive malheureusement que de nombreux impayés finissent par trouver leur classement dans les pertes et profits. Pour autant, il ne faut pas considérer que cet argent est définitivement perdu. Réactiver les pertes, c’est considérer ces anciennes dettes comme un véritable gisement de trésorerie, une manne qu’on n’attend plus mais capable d’un impact positif sur le résultat de l’entreprise.

Comment faire pour réactiver ses pertes ?

Dans l’absolu, il existe trois solutions :

  • Décider de reprendre soi-même un à un tous les dossiers en contentieux 
  • Confier la gestion de ces recouvrements à un spécialiste du recouvrement de créance
  • Anticiper en assurant un suivi longitudinal et en temps réel de sa facturation.

Voire, confier directement l’intégralité de la gestion du poste client à un service externe, qui se chargera de minimiser les pertes au maximum.

Dans le principe, une facture vous est due pendant les 10 années qui suivent la date de paiement initialement inscrite au contrat. Donc, même si vous avez passé de nombreux impayés en pertes, rien ne vous interdit de les reprendre dans les années qui suivent. Ce peut être le cas après un changement de direction, une réorganisation des services administratifs ou une reprise d’entreprise par exemple. La première étape est de reprendre contact avec le client et de collecter le maximum d’information (Siret, compte bancaire, raisons sociale, etc). Dans un second temps, et après avoir refait le point sur la situation exacte du litige, il s’agit d’adapter la stratégie entre un recouvrement amiable encore éventuellement possible, ou un recouvrement judiciaire imminent. Dans de nombreux cas, les choses se compliquent à cause de l’insolvabilité du débiteur. La concentration est alors fixée sur les éventuelles cautions du débiteur.

Confier la réactivation des pertes à une agence de recouvrement

Comme on peut le constater, une réactivation des pertes demande des ressources humaines et informatiques spécialisées. En interne, la tâche est complexe, car noyée au milieu des autres tâches administratives toutes aussi importantes. De fait, la solution la plus avantageuse pour une entreprise reste la prise en charge de ses créances par un spécialiste de l’affacturage ou du recouvrement, les deux étant forcément intimement liées. Dans le cadre d’une réactivation des créances passées en perte, une agence de recouvrement ne facture qu’à la réussite. Un argument de poids. L’entreprise n’engage aucun frais et peut légitimement espérer voir sa trésorerie reprendre des couleurs dans des délais intéressants.

Mais plutôt que d’intervenir quand la situation est déjà désespérée, pourquoi ne pas confier directement la gestion du recouvrement, voire la gestion du poste clients, à une agence spécialisée dans le recouvrement ? De cette façon, les problèmes étant anticipés, les scénarii écrits et les compétences juridiques validées, les impayés diminuent drastiquement. La trésorerie de l’entreprise retrouve un flux constant et les nerfs des dirigeants et des comptables reprennent un grand bol de sérénité. Il peut exister diverses manières de travailler en relation avec un cabinet de recouvrement et/ou d’affacturage ;

  • Vous ne faites appel à eux que lorsque les montants impayées impactes gravement votre trésorerie 
  • Vous intégrez le cabinet de recouvrement à votre stratégie de gestion de la facturation, lui confiant uniquement, par exemple, les procédures judiciaires 
  • Vous travaillez de concert avec la société de recouvrement, partageant l’information et les stratégies à l’aide d’un outil informatique dédié 
  • Vous externalisez votre gestion des recouvrements, voire votre gestion de la facturation en intégralité.

Sur quelle base choisir un logiciel de recouvrement ?

Toutes les agences de recouvrement peuvent vous proposer un logiciel spécifique de recouvrement des créances. A l’heure du choix, veillez au respect de quelques critères primordiaux qui assureront l’efficacité du système et de votre cellule recouvrement :

  • Ce nouveau logiciel est au centre de votre gestion et doit obligatoirement trouver des interfaces communes avec chacun des autres logiciels de l’entreprise 
  • Il doit comprendre un agenda simple, souple et ergonomique. C’est le point central de la relance des impayés. C’est grâce à son efficacité que certaines tâches peuvent être automatisées 
  • Le logiciel doit également centraliser les contacts et les informations liées à ces contacts, comme l’historique de chacun 
  • Un scoring doit être paramétrable, de façon à ce qu’il soit le reflet de l’historique de sa relation commerciale avec l’entreprise 
  • Le logiciel doit faire apparaître la gestion des encours, vérifier si les dernières commandes peuvent être livrées à un client déjà en léger retard de paiement sur des dernières factures par exemple 
  • Le logiciel doit permettre l’analyse fine de la gestion des litiges et retards de paiement 
  • Le Dashboard doit faciliter la prise de décision rapide en affichant toutes les informations pertinentes fréquemment mises à jour 
  • Les interfaces du logiciel doivent faciliter la collaboration entre les différents services de l’entreprise, afin d’optimiser la réactivité de chacun.

Et la première des conditions, c’est que le logiciel de recouvrement dans lequel vous allez investir soit réellement adapté, dédié même, à votre entreprise prenant en compte vos spécificités ainsi que celles de votre secteur d’activité.

Entreprises : choisir une solution nationale ou régionale pour ses impayés ?

La gestion des impayés reste un casse-tête pour la majorité des entreprises. Elle demande un investissement administratif, humain et financier important ainsi qu’une organisation spécifique entièrement dirigée vers le recouvrement. Pour une entreprise travaillant à l’échelle nationale, il est parfois compliqué de se positionner sur un règlement des litiges grâce à une centralisation nationale des impayés, ou à l’aide de solutions régionales, laissant chaque agence libre de son poste client. Et tant que l’hésitation l’emporte, le recouvrement ne se fait pas ou se fait mal.

Quelle solution pour gérer ses impayés ?

Les impayés sont de nature diverses. Il s’agit donc de savoir distinguer ce qui relève de la mauvaise foi patente du débiteur de difficultés passagères assumées par ce dernier. Car les solutions à mettre en œuvre seront différentes. De la même façon, les procédures de recouvrement sont d’ordre et de type variés :

  • Le recouvrement amiable
  • Le recouvrement judiciaire
  • Le recouvrement locatif
  • La gestion du surendettement et sa dématérialisation.

Encore une fois, selon la catégorie et la situation précise du litige, les réponses à adopter seront différentes. Ces deux exemples servent simplement à démontrer qu’un retard de paiement ou un impayé est toujours à prendre en compte individuellement. De par sa nature, il doit être traité avec des moyens adaptés de façon à optimiser la résolution du litige dans les meilleurs délais. Si, à ces paramètres, vous devez ajouter la question de la gestion nationale centralisée ou la connexion de réseaux indépendants gérant leur recouvrement régionalement, on comprend aisément que la gestion du recouvrement est un poste complexe, réclamant un champ de compétence très vaste.

faire appel à une société de recouvrement de créances

La force d’une agence de recouvrement, c’est sa maîtrise totale des outils et du cadre juridique accompagnant le recouvrement des créances. La complémentarité des savoirs et des savoir-faire leur permet un taux de résolution bien supérieur à ce qu’une cellule comptable interne peut parvenir à réaliser. De fait, il est plus avantageux de faire appel à un agent de recouvrement externe, qui servira d’interlocuteur, d’interface entre l’entreprise et le cabinet de recouvrement, que d’investir dans une cellule dédiée au sein de l’entreprise.

Mieux, l’adjonction d’un logiciel adapté et entièrement modulable et paramétrable, vous permet d’automatiser certaines tâches en vous assurant qu’elles soient bien réalisées dans les temps et avec les formes juridiques requises. Un gain en temps, en analyse et en prospective plus qu’intéressant. L’outil informatique permet de plus le suivi en temps réel de toutes les actions ainsi que de leurs impacts sur la trésorerie. Depuis la gestion du poste clients, en amont de la chaîne, jusqu’à la réception du dernier paiement après obtention d’un titre exécutoire, ces plateformes informatiques modulables facilitent grandement l’anticipation et donc la prise de décision.

gestion nationale ou gestion régionale ?

Dans le premier cas, centraliser toutes les données vous permet de mieux visualiser les données. L’aperçu holistique de la situation donne déjà le sens des directives à suivre. De surcroît, en travaillant en partenariat avec une société de recouvrement, cette dernière peut prendre en charge la mise en application des procédures judiciaires. Les titres exécutoires comme les assignations ou les injonctions sont ensuite délivrés par les huissiers de justice compétents territorialement. La force de la centralisation réside donc dans la puissance de calcul en amont et dans l’efficacité du réseau sur le terrai en aval.

Dans le second cas, il devient plus difficile d’analyser les données. Même si chaque agence régionale dispose des mêmes outils informatiques et des mêmes logiciels. Chaque agence peut avoir une logique différente sur le terrain, adaptée à sa clientèle, elle aussi différente d’une région à l’autre. Et ces éléments sont à prendre en compte. Mais le recouvrement désordonné ne donne généralement que de faibles résultats. Dans ce cadre, il devient donc intéressant de fonctionner à différents échelons de l’entreprise. Chaque agence peut être l’acteur de son recouvrement, sur les conseils avisés d’une société de recouvrement agissant à l’échelon national, pour la totalité de l’entreprise. Ainsi, les spécificités du terrain ne sont pas reniées, mais la centralisation des données permet une efficacité plus grande dans la recherche des impayés.

Centraliser les données pour faciliter l’analyse et la mise en place d’une stratégie nationale coordonnée, respectant les spécificités locales et régionales, en laissant chaque agence autonome dans l’action. Voilà, semble-t-il, le compromis idéal. Un compromis permis par les logiciels informatiques disponibles, typiquement fournis par une agence de recouvrement de créances. C’est la définition même de la solution sur-mesure.