Quelles sont les étapes du recouvrement amiable ?

Les étapes du recouvrement amiable

Avant de vous lancer dans des procédures judiciaires coûteuses, êtes-vous certains d’avoir mené à bien la procédure de recouvrement amiable ?  Attention. Amiable ne signifie pas « en toute amitié » (ou alors avec beaucoup d’ironie…), mais pourrait vouloir dire « avant que le tribunal ne s’en mêle ». De surcroît, un recouvrement amiable n’est pas obligatoirement effectué par le créancier lui-même. Une société de recouvrement, voire des huissiers peuvent déjà intervenir.

Comment définir le recouvrement amiable ?

Dès lors que vous constatez un défaut de paiement de la part de l’un de vos clients, vous faites le nécessaire pour le relancer. Vous l’appelez, lui adressez des mails, des courriers et vous cherchez avant tout à recouvrer les sommes dues par contrat. La facture est un contrat, signé des deux parties. A moins que vous n’ayez le loisir de posséder un service de recouvrement interne, c’est bien souvent votre service comptabilité qui devra s’acquitter de la tâche. Cette phase-là est généralement qualifiée de précontentieuse. Disons que les échanges restent encore cordiaux et que la relation client n’est pas encore détériorée. Dans l’idéal, cette phase doit être la plus courte possible ;

  • Soit parce que vous avez pu obtenir rapidement gain de cause après discussion et négociation sur des délais ;
  • Soit parce que vous avez décidé de transférer le litige à votre partenaire spécialisé ; une agence de recouvrement.

A compter de ce moment, vous déléguez votre recouvrement à un spécialiste qui saura mettre en place la procédure amiable de manière professionnelle, écrite, scénarisée, de façon à obtenir de meilleures rentabilités et de meilleurs délais sur les paiements. Certaines des actions que mettra en place l’agence peuvent ressembler à ce que vous avez déjà fait (courriers, mails, appels téléphoniques…), mais ici, l’ensemble est scénarisé. La pression monte au fur et à mesure que les messages se font plus pressants. Somme toute, le recouvrement amiable consiste à recouvre les sommes dues par vos clients quand ils sont en retard de paiement sur leurs factures. Vous pouvez le faire vous-même. Mais si l’on distingue le pré-contentieux et l’amiable, c’est bien qu’il existe une différence entre les deux ; pas forcément dans le type d’actions, mais dans le savoir-faire, dans le scénario et dans le déroulement chronologique.

Quelles actions mettre en place lors d’un recouvrement amiable ?

Quoiqu’il en soit, les actions mises en place pour un recouvrement amiable sont généralement les suivants ;

  • Appels téléphoniques ;
  • Mails, sms ;
  • Courriers ;
  • Visites au domicile ;
  • Courrier recommandé avec mise en demeure ou sommation de payer.

La procédure mise en place est étudiée en fonction e chaque client et de chaque créance. Le scénario comprend donc les différentes actions mentionnées ci-dessus. L’agence de recouvrement prend directement contact avec le débiteur et déroule le plan qui doit lui permettre de recouvrer les fonds pour votre compte. Il y a toujours une montée crescendo. Et les moyens sont souvent couplés (mails + sms + téléphone), de façon à exclure toute possibilité « d’oubli » de la part du débiteur. Ensuite, un huissier mandaté par l’agence de recouvrement peut passer au domicile du débiteur et lui rappeler ses dettes. En dernier recours de procédure amiable, le courrier recommandé avec accusé de réception de mise en demeure de payer clôture le chapitre recouvrement amiable. Si le courrier recommandé ne donne pas les suites espérées, il faudra alors demander un titre exécutoire. On entre désormais dans le recouvrement judiciaire. L’intervention de l’huissier de justice peut donc tout à fait trouver sa place dans un recouvrement amiable.

Les avantages de l’agence de recouvrement

Bien sûr, une procédure amiable peut se jouer entièrement en interne. Malheureusement, les non professionnels du recouvrement obtiennent trop souvent des résultats bien en deçà de leurs attentes. Outre la parfaite maîtrise de la procédure et des éléments juridiques d’un dossier, une agence de recouvrement possède des avantages ;

  • Elle offre un interlocuteur unique à l’entreprise, ayant une bonne connaissance du secteur d’activité et du type de clientèle ;
  • Elle assure un recouvrement amiable huissier de justice, partenaires de son agence ;
  • Elle s’engage sur la performance de ses actions ;
  • Elle se rémunère exclusivement au résultat ;
  • Elle dispose et met à disposition des outils de suivi des dossiers en temps réel…

Devant la hausse annuelle des impayés, déplorée par les entreprises, la solution la plus proactive consiste donc à éliminer au plus vite la phase de pré-contentieux pour déléguer ses opérations de recouvrement à une société de recouvrement. Un gain de quelques semaines sur un retard de paiement a un réel impact sur la trésorerie de l’entreprise. La phase de recouvrement amiable ne peut donc pas se faire n’importe comment…

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